创建、打开、保存、修改默认选项、打开对话框和文档信息视图

2023-11-01 理论教育版权反馈

【摘要】：Word中的操作对象是文档，文档的创建、打开和保存是最基本的操作。图3-11使用模板创建新文档模板是Word文件的样式基础，所有的Word文件都是基于模板创建的，新建的空白文档是以Normal.dotm模板为基础的。Word对经过长时间编辑但没有进行存盘的文档，在间隔固定时间后会执行自动保存操作，以避免意外发生时的数据损失。图3-14修改保存的默认选项3.文档的打开单击“文件”→“打开”→“浏览”，可弹出“打开”对话框，如图3-15所示。图3-16文档信息视图

Word中的操作对象是文档，文档的创建、打开和保存是最基本的操作。

1.文档的创建

（1）创建空白文档。

在启动Word时的开始屏幕上选择“空白文档”，或在Word工作环境下，单击“文件”→“新建”→“空白文档”命令，或使用组合快捷键【Ctrl+N】，可以创建一个空白文档。

（2）使用模板创建新文档。

此外，Word还提供了许多文档模板。基于模板创建新文档可省略许多格式设置等重复操作。Office本身也提供了许多格式的模板，除了在安装系统时直接装入在本地的部分常用文档模板外，在Office的官网上提供了更多的模板等。

选择菜单命令“文件”→“新建”命令，打开“新建”窗口时，可选择下方提供的模板，如图3-11所示。模板的类型包括报告、简历、信函等常用格式。

图3-11　使用模板创建新文档

模板是Word文件的样式基础，所有的Word文件都是基于模板创建的，新建的空白文档是以Normal.dotm模板为基础的。因此，对于经常使用且模式固定的文档，可通过创建模板完成批量创建文档的工作。

普通文档的扩展名是DOCX，模板文件是DOTM。模板文件有两类：一类是Office自带的，一类是用户自己创建的。Office自带的模板文件在新建文件时可直接调用，用户自己创建模板保存时系统会自动放置在默认文件夹，用户也可通过“文件”→“选项”的“保存”中，重新定义模板文件的默认保存地址。

创建模板与编辑一个普通文档类似，只是在保存文件时，在“另存为”对话框的“保存类型”中选择“启用宏的Word模板（*.dotm）”，文档的保存路径将自动定位到模板的存放路径，直接输入文档名即可。这样创建的模板会自动保存在Office定义的位置，当新建文档时，可直接选取并应用。如不需要将模板保存在默认位置，可在“另存为”对话框的保存位置中重新定义保存地址。这样保存的模板文件在应用时，需指定保存地址。

2.文档的保存

保存新文档时，使用菜单“文件”→“保存”命令，在窗口右侧进行保存设置，如图3-12所示。这里可以选择文件保存位置，单击“浏览”命令可以弹出“另存为”对话框，如图3-13所示，需要输入文件名并指定文件位置、类型等属性。对已保存过的文档则将不再出现“另存为”对话框。

图3-12　修改保存的默认选项

图3-13　修改保存的默认选项

最便捷的保存文档的方法是使用【Ctrl+S】组合键，还可以单击窗口左上角快速启动栏中的“保存”按钮直接保存。

通过另存为功能可进行文件格式的转换。例如，要将Word文档保存成为PDF文件时，在“另存为”对话框的“保存类型”中选择“PDF”即可。(www.chuimin.cn)

Word对经过长时间编辑但没有进行存盘的文档，在间隔固定时间后会执行自动保存操作，以避免意外发生时的数据损失。自动保存的间隔时间可在“文件”→“选项”→“保存”中进行设置。

在单击“文件”→“选项”→“保存”所打开的对话框中，可以对Word文档的保存属性进行设置，如设置“保存自动恢复信息时间间隔”为15分钟，即自动保存间隔为15分钟。单击“默认本地文件位置”后的“浏览”按钮，选择文档默认的保存路径，如图3-14所示。

图3-14　修改保存的默认选项

3.文档的打开

单击“文件”→“打开”→“浏览”，可弹出“打开”对话框，如图3-15所示。“打开”对话框提供了多种打开文件的方式，指定文档所在位置，找到相应文件双击即可打开已经保存的文件。也可以使用【Ctrl+N】组合键。

图3-15　“打开”对话框

打开文档的方式有：

（1）以只读方式打开：文档将只能阅读，不可编辑，如进行了编辑，保存时会弹出“另存为”对话框。

（2）以副本方式打开：将为指定文件生成一个副本文件。

（3）在受保护的视图中打开：此状态下，Word的多数编辑功能将被禁止，只能阅读。

注意　在“打开”对话框中选择文件时，按下【Ctrl】或【Shift】键，可同时选中打开多个文件。

4.文档的关闭

单击“文件”→“关闭”命令，或按【Alt+F4】组合键，即可关闭不再编辑的文档，以减少对计算机内存的占用。如果是有改动未存盘的文件，Word会提示先保存再关闭。

5.查看文件的基本信息

当文件创建并保存后忘记了保存位置时，可打开任意Word文档，通过“文件”→“最近所用文件”找到之前打开的文件。如果要为当前文档设置打开密码，修改保护、检查问题、设置文档属性（作者、标题、主题、机密等），则选择“文件”→“信息”命令，如图3-16所示。

图3-16　文档信息视图

创建、打开、保存、修改默认选项、打开对话框和文档信息视图

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