档案管理与服务方法分享

2023-10-17 理论教育版权反馈

【摘要】：目前我国档案馆的基本职责是集中统一地管理党和国家需要长期保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。对收集来的档案分门别类组成有序体系，为档案整理。图5.1“档案信息管理”系统用户界面我国档案的保密和控制使用的范围过宽，档案馆把大量的时间、人力、物力用于档案的实体整理上，而对档案的内容挖掘和开发却不够重视。

档案是人类历史最重要的载体之一，《中华人民共和国档案法》^[4]定义档案为“过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案定义为：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”除以上两种定义外，国内外关于档案的定义有上百种之多。

档案一般来源于由文字、图表、声音、图像、视频等形式形成的各种材料。档案的载体多种多样，有甲骨、金石、帛、皮、纸、磁性材料等。档案继承了文件的原始性以及记录性，是再现历史真实面貌的原始文献，历来受到各国的重视，如《中华人民共和国档案法》规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。

收集、保管档案的机构为档案馆，目前我国有4 000个左右各级各类档案馆，包括国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、文化事业单位档案馆、科技事业单位档案馆等。目前我国档案馆的基本职责是集中统一地管理党和国家需要长期保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案馆保存的过程称为归档。归档是国家规定的一项制度，叫“归档制度”，包括归档时间、归档范围、归档案卷的质量要求等内容^[5]。

归档范围内的材料可分为多个类别，如高校归档的材料有党群类，主要包括党群部门在工作中形成的文件材料；行政类主要包括行政职能部门（教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料；教学类主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料；科学研究类主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料；产品生产与科技开发类主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料；基本建设类主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料；仪器设备类主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材料；外事类主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料；出版类主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料；财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料；人事档案类主要指通过人事部门（含组织、干部、劳资等其他管理部门）收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。

档案管理指档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。对收集来的档案分门别类组成有序体系，为档案整理。基本整理方法有以案卷为单位整理或以件为单位整理。档案编目是指以《档案著录规则》、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》等标准对档案进行著录、标引和组织、制作目录。

目前，档案的生成方式如文件的起草、签发、催办、归档等过程在计算机和网络中进行，档案形态是电子文件，利用方式与纸质载体档案的利用方式不同。档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。(www.chuimin.cn)

档案馆服务指为社会公众提供组织化档案信息资源，满足社会公众的利用需求的服务。依据《中华人民共和国档案法》，公众可直接到档案馆或通过档案馆提供的信息网络平台利用已经开放的档案信息资源。图5.1为华中师范大学档案馆“档案信息管理”系统用户界面。

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图5.1　“档案信息管理”系统用户界面

我国档案的保密和控制使用的范围过宽，档案馆把大量的时间、人力、物力用于档案的实体整理上，而对档案的内容挖掘和开发却不够重视。同时，许多档案馆在以往的馆藏建设过程中没有坚持“用户需求导向原则”，所以馆藏档案的信息内容很难满足社会公众的需要。

档案服务的内容有文件材料立卷与档案整理服务，档案价值鉴定与评估服务，档案修裱、缩微、复制等技术服务，档案寄存与保管服务，档案编研服务，档案咨询服务，档案数字化服务，档案用品与装具服务，其他档案服务等。

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