企业行政管理岗位分类及工作任务

2023-08-28 理论教育版权反馈

【摘要】：企业行政管理使企业参与社会化大生产及市场的客观要求。具体而言，企业行政管理是通过以下方式发挥作用的：计划工作。企业行政管理中采取的具体措施，调动和协调各级行政管理人员按要求完成各项工作。2．企业行政管理的主要职能企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。图2-2企业行政管理组织结构3．企业行政部职责与任务行政部工作目标。

1．企业行政管理的概念和定义

企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。企业行政管理既非一般的政府行政管理，也非企业管理，其涵义是指：企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。

企业行政管理使企业参与社会化大生产及市场的客观要求。在现代经济生活中，随着社会生产力的发展，生产分工日趋专业化，这就要求一个生产流程中各个环节最大可能协调一致。因此要有效的组织企业生产经营，就必须有一定强制力的权威与服从机制——即行政管理。企业内以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段，把企业各环节各部门联合成一个健康有序的有机体，并通过各种行政管理手段有效的组织企业生产经营活动，是保证企业生存发展目标顺利实现的重要保障。具体而言，企业行政管理是通过以下方式发挥作用的：

（1）计划工作。既确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性，这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。

（2）组织工作。企业的各级行政管理人员必须明确工作内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理管道畅通无阻。

（3）指挥工作。企业行政管理中采取的具体措施，调动和协调各级行政管理人员按要求完成各项工作。

（4）控制工作。对指挥工作的各项措施进行监督、控制与调整，包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。

2．企业行政管理的主要职能

企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。归纳起来，企业行政管理的主要职能与作用主要体现在四个方面：

（1）明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管、采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视具体情况而定。作为行政部门就要按岗位职责明确分工，保证每项工作有人抓。

（2）加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是充分领悟上级领导的意图，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好地传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这需要较强的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要较强的适应能力和自我控制能力。

（3）注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家相关政策法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。

（4）培育传播企业文化。在企业中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用企业文化去吸引、感化人。也就是我们通常所说的人文管理。公司“诚信、友善、宽容”的企业文化很具特色，很有代表性，非常符合企业的特点。通过企业文化的建设不断促进企业的快速发展。企业文化的建设包括：

①组织结构清晰，战略导向明确。分工明确，这是企业发展的基础。企业不仅应该有近期目标，更要有远期规划。行政管理人员应该协助企业管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标，从而形成一个完善的团结的团队。

②建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果，使任何人员能上能下。

③注重企业形象建设。包括物质形象和精神形象。物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等。精神形象包括员工精神面貌、企业风格、人文环境等。让工作“生活化”。

④重视人才，用企业的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。企业在给员工发展空间的同时，注重提供给员工再学习机会。可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对公司有认同感和归属感。

（5）踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了，既定目标有了，关键就是要做好。要做好执行需要注意以下几方面。

①什么事情该做，该怎么做。

②如何更好更快完成该做的事情。

③清除所有障碍。

④形成企业执行的制度和文化，让执行影响到每个员工。

企业行政部的直接上级是企业高层管理人员，属于受董事长、总经理、直接领导的部门，行政部一般又下设人力资源部、办公室、后勤保障部、工会等部门，其组织结构如图2-2所示。

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图2-2　企业行政管理组织结构

3．企业行政部职责与任务

（1）行政部工作目标。

行政部的总体目标是：负责公司整体行政运作和管理；负责公司对外公共关系的维护；负责后勤管理以及公司安全保卫工作；维护企业形象、创造良好的办公环境。

具体目标如下：积极配合企业决策管理，起到良好的支持和辅助作用；协调沟通企业各部门之间的工作，起到良好的枢纽作用；做好企业内外信息的收集和处理工作，起到良好的参谋作用；为企业营造最佳工作环境，起到良好的管理作用；树立企业的良好形象。

（2）主要职能。

负责安排正/副总经理工作日程、计划及出差行程，并准备相关事项；

负责上传各部门（分子公司）的呈报文件；下达公司以及正/副总经理审批、签批、签发的文件并对文件的执行情况进行跟进；

组织安排总经理办公会议和公司各种例会并做好秘书工作；

负责公司印鉴和用印管理；

负责公司日常运作信息的收集和整理，并向相关领导汇报；

负责公司对外接待、公共关系和公司发言人工作，以保证公司良好的运行环境和对外形象；

负责公司网站的建设以及组稿、编辑、维护等工作；

负责制订、报批、确认公司文件以及除财务部门外文件的打印、复印管理；

负责公司管理制度的拟订、审核、发布、贯彻、实施、监督；

负责公司办公用品的计划、采购、保管和发放；

负责公司物业和办公设施设备管理（网络系统）；

管理公司文件档案（人事档案除外），并对其安全、保密性负责；

负责对公司各项规章制度、公司级会议纪要、工作纪律的执行情况进行行政监察；

负责公司办公行为及礼仪的规范管理；

负责公司安全保卫和消防工作；

负责公司各种证照的审检和各种报纸杂志的订阅。

（3）其他职能。负责制订本部门发展规划和年度工作计划，并组织实施；

负责制订本部门各类业务管理制度、流程，并组织贯彻、实施；

负责本部门员工的培训工作；

负责本部门员工的考核工作；

负责完成上级安排的其他工作。

4．行政管理具体岗位及工作任务

（1）行政总监主要职责。

直接上级：董事长、总经理

主要职责：

制定规章制度——组织并制定人力资源管理和办公、行政管理的有关规章制度，并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督和指导。

计划管理——根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的目标、计划和措施，保证企业业务活动正常进行。

人力资源——依据企业有关人力资源开发与管理的总体要求，上级领导和组织人力资源管理的制度设计、人员管理、薪酬、培训计划及落实、考核等，使企业达到对内具有凝聚力、对外具有竞争力的目标。

（2）人力资源经理主要职责。

直接上级：行政总监

主要职责：人力资源发展规划与策略的制订；组织结构设置；组织规程制定；各部门管理职能划分；各级别员工工作职责描述；员工招聘；各级别培训策划实施与评测；各部门及员工工作考评；人事手册制定；人力资源各种程序制定；企业文化策划与实施；建立晋升、降格、酬薪、奖惩等激励机制；建立民主管理及沟通机制。

（3）办公室主任主要职责。

直接上级：行政总监

主要职责：

制定行政制度：制定企业各项行政管理制度并报上级领导审批后严格执行，对行政管理工作进行检查与监督。

对外联络：协调与政府有关主管部门的关系，如工商局等，协调与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关各企业的关系，并代表本企业出席各种会议。

对内协调：安排每月、每周总裁办公会议及其他各种会议、协调总裁和企业各部门的工作，上传下达，协助企业发展部组织重大活动。

行政经费控制：按照企业年度经费预算，严格控制各项行政经费支出，并确认费用分摊范围，按月分摊各项费用，包括电话费、办公用品费和房租等。

文书档案管理：制定企业的文件管理制度，并根据管理制度制定年度文件编码，对文件进行登记和管理，并保管文件及档案。

财产物资管理：制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度，并依据各部门提供的所需行政财产物资的申请表，统一协调、购买；对企业行政财产物资进行登记造册，定期进行盘点，并负责行政财产物资的维修和保养。

车辆管理：制定企业的车辆使用制度，对车辆进行调度，建立企业车辆和驾驶员档案，并负责车辆的维护、保养以及驾驶员的日常管理工作；控制交通费用。

后勤保障工作：根据企业年度工作计划，合理安排企业的后勤保障工作，包括集体宿舍、工作餐、办公环境、通信、卫生、员工生活等后勤保障工作，确保企业整体工作正常有序地进行。

（4）行政助理的工作职责。

直接上级：行政总监

主要职责：行政助理主要是协助行政经理开展工作。行政助理的工作内容以公司运营保障为主，工作内容较多元化，但较基础。主要包括：

协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；

协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；

各项规章制度监督与执行；

参与公司绩效管理、考勤等工作；

奖惩办法的执行；

协助行政部经理进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；

会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作；

负责公司快件及传真的收发及传递；

参与公司行政、采购事务管理；

负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；

做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；

对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；

协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等；协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作。

（5）人力资源专员、行政秘书工作职责。

直接上级：人力资源经理

主要职责：

办理社会保险；

办理商业保险；

出现意外事故报销办理；

社保医疗费用的办理；

社会保险月报表填写、上报；

社会保险每月上缴费用的核算，并制表打印；

医疗手册、医疗存折的发放；

员工各项保险政策的答复；员工暂住证的办理；

培训协议的拟定；

其他协议的拟定；

人事制度的拟定；

员工奠仪、贺仪的申请；

员工福利费用申请；

员工体检组织；

公司通讯录的制作；

特殊员工的慰问工作；

员工活动现金的管理（支付）；

正负激励制度现金的管理（支付）；

员工之间的协调与沟通；

与部门主管沟通了解员工的情况。

企业行政管理岗位分类及工作任务

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