高校学生管理工作创新与研究

2023-08-24 理论教育版权反馈

【摘要】：每个人的时间都是有限的，时间统筹就是要“多管齐下”，合理地统筹每一分钟每一件事，让我们在有限的时间里能够做更多的事，让时间变得更有效率。简单地说，时间统筹就是在同一时间段里，尽可能安排多项工作同时进行，而不是逐一而为。时间统筹并不意味着分散精力，它是一种更加合理安排工作进程的数学方法。这样，一天时间完成项目申报书就绰绰有余了，这就是时间统筹的魅力！由此可见，时间统筹能够有效地减少那些无谓的时间消耗

要采取行动，首先需要知道如何行动，即需要明确什么时间该做什么。那么在一天24小时有限的时间里，我们应采取哪些策略才能更加合理地统筹时间和任务，从而最高效率地达成目标呢？

（一）整理分类，抓住条理

经常听到身边不少同学抱怨说：“我实在太忙了，既要上课，按时完成作业，又要参加社团活动，准备各类比赛，同时作为学生干部，我还要协助老师完成许多事务性工作，我每天早出晚归的，为什么还是感觉时间不够用呢？”每天那么多的事情、那么少的时间，让很多人不得不发出“时间永远不够用，事情永远做不完”的感叹，那么，怎么才能把事情做完呢？这就需要我们在执行之前，将待做的事情进行分类整理，以便于我们抓住条理、有条不紊地完成它们。

我们可能都有这种体验，某件我们一再提醒自己不要忘了完成的事情，却在某个应该完成的时间或地点被彻底遗忘，因此，我们首先需要尽可能地搜索、收集信息，例如什么时候完成作业，什么时候参加社团活动，什么时候开会等等，将这些信息从脑海中拿出来，或是存储在电脑、手机中，或是记录在纸上。这样一方面可以将大脑从存储信息的工作中解脱出来，让它可以专心思考，另一方面可以方便我们随时随地查看。

信息收集完成之后，就需要对信息进行整理分类了，否则杂乱无章的一堆信息在使用的时候同样存在找不到的风险。在整理信息时，我们首先需要根据前面介绍过的“四象限”时间管理理论、80/20法则以及ABC工作优先法则等方法对收集的信息进行分析、辨别和分类，从而将待完成的工作分为A、B、C、D四类。分类完成之后，我们还需要将每一件事情适合完成的时间、地点标注进去。这样，每件事情的重要程度、完成次序就一目了然，在适当的时间和地点，我们就可以找出相应需要完成的任务了。

完成了分类整理后，如果还想让任务更加条理化，下一步就需要排定工作清单。排定工作清单可以从不同的角度来进行：

1.从时间的角度

比如有两个小时的空闲时间，那么就从上一步分类整理之后的“收集箱”里找出哪些事情是需要这么长时间完成的，把它安排在相应的时间。再比如午休有一个小时，吃饭用了半个小时，剩下的半个小时可以查看“收集箱”，还能安排什么工作呢？温习上午的功课？或是预习下午的功课？

2.从地点的角度

很多事情都需要在特定的地点才能完成，所以为了节省时间、提高效率，要尽可能将完成地点相近的事情安排在一起。比如我们要到超市购买日用品，那么就可以看看待办的事情里有没有在超市附近能够完成的，例如到超市附近的银行取钱，或是到超市附近的快递中心取快递等等。

3.从事项本身的角度

如前文所述，根据事情重要、紧急的程度，可以将待办事项划分为几类，从事项本身的角度，当A类既重要又紧急的事情出现时，其他所有的因素和事项的安排都要以完成此A类事项为先。比如下午要参加团日活动答辩，那么就需要复印资料、做PPT、准备服装等等，日程安排就需要紧紧围绕答辩来进行，其他工作都需要暂时延后安排。

值得一提的是，在此过程中必须注意一个原则，即“两分钟原则”：如果完成一件事情所需的时间不超过两分钟，那么不管它是哪个分类的事情，都马上去完成它。这是因为，从我们思考一件事情是否需要处理到正式作出决定，这一过程所耗费的时间差不多就是两分钟。因此在遇到突发状况时，不妨花一秒钟去做个评估，如果两分钟之内能解决的，不要犹豫，马上解决，如果两分钟之内解决不了的，暂时停顿放一下。一秒钟之后，要么解决突发状况，要么立即回到正在做的事情中，两分钟解决问题之后，同样如此。

此外，在实际生活中你会发现，有些事情是需要委托他人协助完成的，有些事情暂时只能处理到一定程度，还有些事情在短时间内无法确定完成日期，因此清单还需要进一步补充，即等待处理清单、下一步行动清单、将来处理清单等等。

最后，还需要注意的是，每天处在不停变化的生活当中，接收的信息、需要完成的任务都是在不断变化的，所以还需定时回顾，把“收集箱”里已完成的任务删掉，新的工作加进去，再重新排定工作清单。

如此安排后，到了执行的环节，之前花费在分类整理上的时间并没有浪费，一切都变得井然有序、快速便捷，时间就这样被高效地利用起来了。

（二）“多管齐下”，统筹分配时间

一天24个小时，不多也不少，每个人都一样，但是实际利用起来，却有着天壤之别。有的人做出了巨大的成绩，有的人却碌碌无为，一事无成。很多人想不明白，为什么有些人可以将一天24小时变成48小时，其实很简单，他们只是懂得统筹利用时间而已。

每个人的时间都是有限的，时间统筹就是要“多管齐下”，合理地统筹每一分钟每一件事，让我们在有限的时间里能够做更多的事，让时间变得更有效率。简单地说，时间统筹就是在同一时间段里，尽可能安排多项工作同时进行，而不是逐一而为。时间统筹并不意味着分散精力，它是一种更加合理安排工作进程的数学方法。如中学教材中的统筹方法：我们想泡壶茶来喝，茶叶是现成的，但是开水没有，水壶、茶壶、茶杯都还没洗，怎么办？最节省时间的做法是洗好水壶开始烧水，在等待水开的同时洗茶壶、洗茶杯、准备好茶叶，水烧开了泡茶喝。这就是统筹思维，用一种极理性的态度对待自己的时间。

当然，泡茶喝只是小事，却可以引申出其他学习方法。例如，要求用一天时间来完成暑期社会实践项目申报书，其中查阅相关文献资料需要两小时，找三个队友确定调研路线、安排日程需要两小时，三个队友各需提前准备一小时，找另外两个队友制定调查问卷和访谈提纲各需三个小时，草拟申报书需四个小时，如果这些事情逐一完成的话，共需2+2+1+1+3+3+4=16个小时，一天的时间，除非通宵熬夜是不可能完成的，但是如果运用统筹的思维，就可以找到一个“多管齐下”的办法：早上八点钟通知两个队友制定调查问卷和访谈提纲，同时通知其他了解情况的三个队友做好准备；八点至十点钟查阅相关资料；十点钟开始向三个队友了解情况、确定调研路线；十二点钟之前所有准备工作就绪，对两个队友制定的调查问卷和访谈提纲进行审查、调整；十二点至一点钟午休；下午一点至四点起草项目申报书。这样，一天时间完成项目申报书就绰绰有余了，这就是时间统筹的魅力！

由此可见，时间统筹能够有效地减少那些无谓的时间消耗。将其延伸到学习、工作、生活的方方面面，学会运用统筹的方法，在计划与协调之间合理地分配时间，可让时间无限增值。

（三）尊重自己的生物节律

天底下万事万物都有其自身的节律，就像春季播种，秋季收获一样，凡事都须尊重事物的自然节律。人也是一样。

一般情况下人的生物节律是这样的：从午夜到翌日清晨，是体能的静止时间，正常来说，也就是睡眠时间，所以效能是低于平均值的；从早上八点开始，精力逐渐充沛，注意力逐渐集中，效率也直线上升；到了上午十点钟左右到达高峰，随后开始滑落；午饭过后，从下午一两点钟开始又会有所提升，但提升的速度和幅度均不如早上。到了下午四点，上升的速度会更加减慢；下午六点开始徐徐滑落，但在晚饭之后又会有所提升。因此，对于大多数人来说，任何需要单独、集中和创造性思维的任务最好放在上午十点钟之前做。

当然，正如世界上千千万万的钟摆所发出的滴答声都是各不相同的，每一个人也都拥有自己独特的生理节律。概括地说，根据一天中的能量变化，人可以分为三种类型：“百灵鸟型”，这种类型的人总是以充沛的精力迎接升起的太阳，到了晚上就开始萎靡不振；“猫头鹰型”，这种类型的人早晨总是昏昏欲睡，一到晚上就精神抖擞，变得活跃起来；“家禽型”，这种类型的人一整天精力状态都差不多，不会有太大的起伏。

通过长期的学习、工作，人们可以推断自身的生物节律。了解了自己的生物节律之后，就应该据此更加合理地安排学习、工作和生活：

1.根据每天的效率起伏情况合理分配时间和任务

就是说最重要、最难于处理、最需要创造性思维的事情，应当安排在每天精力最充沛、头脑最灵活、效率最高的黄金时间来做，同时，在这一时段要尽量避免自己受到打扰。在低潮时，可以做些简单的事，比如收发邮件，接打不重要的电话或是看看新闻。

2.学习或工作中间适当的休息

对于大多数人来说，学习或是工作时间越久，越容易疲劳，结果就会降低效率。非常愚蠢的做法是持续学习或工作，中途不做任何休息，这样会消耗精力，增加身体和精神的压力，错误也会频繁出现。继续学习或工作之前稍微休息一下，这样会更有效率。

3.养成良好的生活习惯，保证健康的体魄

保持心境开朗，不抽烟，不喝酒，不要过度劳累，保证适量的休息和睡眠，多做运动，建立良好的饮食习惯，注意均衡营养，保证一个健康的体魄，才能保证时间的有效利用。

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