高校教育信息化背景下的后勤管理信息系统建设

（一）高校建立后勤信息化管理系统的重要意义

1.可以提高后勤管理的效率，降低各类风险

传统的后勤管理工作较为繁杂和耗时，原因是不同学院、不同部门、不同校区的后勤管理人员在进行业务办理时通常需要面对面进行工作对接，这一工作模式不仅效率低下，而且在涉及采购等业务的对接时不同部门还有可能产生经济纠纷。但是引入后勤信息化管理系统后，工作对接可以通过网络在线进行，这极大地减少了业务办理的时间。而且由于信息化下的后勤管理均有记录可查，所以该系统也极大地降低了工作对接中的各类风险。

2.可以节约成本，减少高校负担

传统的后勤管理工作因为效率低下，所以需要大量的工作人员，但是在引入后勤信息化管理系统后，各类后勤管理工作被极大地简化，所以高校可以对后勤人员进行大幅度地精简，这在一定程度上降低了后勤管理的人力资源成本。此外，在传统的后勤管理中，不同工作人员在进行工作对接时需要打印、复印各种资料，不仅徒增工作流程而且还浪费了大量的纸张资源。在引入后勤信息化管理系统之后，各类纸张等其他隐性资源的使用会大大降低，这一定程度上缓解了高校预算的压力。

3.可以完善对后勤工作人员的监督考核制度

在传统的后勤工作中，存在工作人员因特定业务工作周期太长而影响业绩考核的情况，比如工作人员将文件送至主管领导进行审批，但是可能会存在因为主管领导工作繁忙而大大延长文件审批的时间，这一可能出现的情况会对该员工的业绩造成一定影响。但是在引入后勤信息化管理系统之后，对员工和部门的考核监督由原来比较模糊的标准变为数字化考核，即一切工作进度都有数字化的记录，这样的监督考核制度更加科学，也更加人性化。

（二）后勤信息化管理系统设计与开发的原则

高校后勤管理工作主要有两个方面，一是给在校学生提供基本的生活和学习保障，二是给教职工提供基本的教学和科研保障。学校相关部门应当在立足基本原则的基础上，开发后勤信息化管理系统，力求使高校的后勤管理更加规范化、数字化、人性化。以下具体讨论系统开发应当遵循的基本原则。

1.服务性原则

高校后勤信息化管理系统开发的出发点和落脚点都应当是为了便利广大师生的学习、工作和生活，所以该系统开发过程中最应当遵守的原则就是服务性原则。在服务性原则中，后勤管理系统首先应当处理好学生与教职工的关系，在同等条件下教职工服务优先级应当较高。后勤管理系统还应当处理好经济效益与服务效益之间的关系，既不能一味地追求服务效益而忽略了经济效益，也不能一味地追求经济效益而弱化应有的服务质量。总之，在服务性原则中，系统开发人员应当做到各种关系的平衡，力求系统能够最大限度地提高服务质量。

2.安全可靠性原则

后勤信息化管理系统的开发过程中应当通过多种措施保障其安全可靠，因为该系统中存储了学校所有学生以及教职工的基本资料以及各类隐秘信息，该类信息如果落入不法分子手中可能会对在校师生造成一定的威胁。所以在系统开发中，开发人员应当选择级别较高的安全防御系统，在保障系统平稳运行的基础上尽可能地提高系统安全可靠性。

3.可扩展性原则

后勤管理系统的开发人员虽然在开发之初会对系统需求进行非常详尽的分析，但是随着时间的推移广大师生对后勤工作会不断地提出新的要求，所以后勤管理系统需要在一定的时间周期内进行更新，其中可能包括增加新的功能、改变原有界面等。

所以，为了保障系统的可扩展性和实用性，开发人员应当采用模块化设计，以便后续的系统更新能够简便快捷地进行。同时，系统开发中应当留有各类接口，以供后续的信息共享使用。

（三）高校后勤管理信息系统的建设

高校的后勤管理要负责全校师生员工的吃、住、行、水、电等诸多方面，主要涉及十多项内容，工作量非常大，而且十分烦琐。随着我国高校后勤信息管理方式的变革，信息系统管理的实施已发展成为高等院校后勤经营管理发展的必经之路。

1.后勤管理信息系统建设的途径与方法

后勤管理信息系统的建设是一项规模大、较复杂的系统工程，必须根据组织的实际情况采用行之有效的方法。

对于不同高校的后勤部门来说，后勤社会化程度、管理基础、资金情况等因素各有不同，建设后勤管理信息系统所采用的方式和方法也不相同。有效的系统规划，是任何高校后勤实施信息化都应遵循的原则，也是获得信息化建设成功的必要条件。

（1）后勤信息化系统建设的实施原则

第一，经济原则。指因实施信息化建设所发生的成本，不应超过因缺少信息化而丧失的收益。

第二，全员参加原则。指任何信息化运作都是建立在使用者的基础上的，只能由使用者或者有权决定这些活动的人来提出信息化建设的意见和建议，不能仅仅依靠外部开发商或者咨询机构来制订实施方案。信息化建设是全体职工的共同任务，只有通过全体职工协调一致的努力才能完成。

第三，循序渐进原则。指一方面要着眼于后勤的发展总目标与后勤信息化建设的总体目标，另一方面又要受后勤自身内外部环境、意识、人才等因素的制约。所以，后勤信息化建设首先必须要进行长远的整体规划，同时应该结合高校后勤的实际情况进行准确定位，并分阶段地逐步推进。

（2）后勤信息化系统建设的实施策略

高校后勤管理信息化建设的推进是一项耗资巨大、涉及的管理范围广、复杂的系统工程。

第一，统一地进行规划。高校后勤信息系统规划必须自上而下，从高层着手，统一领导，统一规划，系统地进行。首先从部门的高层管理着手，考虑组织的目标、对象和策略，确定管理信息系统模型。然后，确定需要哪些功能保证目标的完成，从而划分相应的业务子系统，并进行具体分析设计。这样可以使系统开发人员和管理人员遵守相同的准则，避免因规划不统一、数据不一致，给后续开发工作带来困难和损失。

第二，选择合适的设备。根据系统分析的结果，选择系统所需设备。设备适合、实用即可，不必考虑太长远，更不能指望“一步到位”。

第三，考虑系统分析和开发的相关费用。系统分析和相关开发费用应占较大的比重。在后勤管理信息系统实施过程中，详细调查、系统分析、业务流程重组、系统开发等内容的资金投入一般应占到总投入的一半以上。要避免将大部分资金都投入软、硬件和网络设备的采购上的情况出现。如果系统开发中由于资金不足导致没有充分进行需求分析，不能合理进行流程重组，系统开发和运行维护费用得不到保障，就会导致信息化实施失败。

第四，借助服务不断深化、促进后勤信息化建设。为高校师生提供便利快速周到的服务是后勤信息化建设的主要目的。随着高校师生对高校后勤服务要求的不断深化，后勤信息管理系统中的各个模块在设计与开发时必须考虑与高校其他职能部门的连接，为高校师生提供实用、高效、便利的服务。

（3）后勤信息化系统建设的主要开发方式

高校规模不同，办学性质不同，其后勤管理的体制与模式也就不同，信息化建设的模式也就不同。在后勤发展的不同阶段，信息化建设的模式也有可能不同。从目前高校后勤的发展来看，后勤开展信息化一般有以下几种模式。

第一，自行开发方式。这种方式是由后勤管理部门依靠自身力量承担信息化建设的开发任务，后勤部门自己组建信息化队伍，购买硬件基础设施，自主地进行软件开发。这种开发方式的优点是针对性强，信息化队伍充分了解后勤部门的各项业务活动，开发出来的系统能够真实地反映后勤管理部门实际的业务要求，系统实施相对比较容易，且风险较小。缺点是大多数后勤管理部门缺乏高水平的专业开发人员，开发水平较低，导致开发周期长、生命周期短，系统整体得不到很好的优化，不能很好地解决管理中原有的落后、僵化、低效等管理问题。

第二，外包开发式。也称为委托开发方式，即后勤管理部门委托具有丰富开发经验和雄厚技术实力的软件开发公司、机构或者专业开发人员等进行后勤信息化建设。由受托方按照后勤部门的需求承担开发任务，提供系统的解决方案、所需设备及相关技术服务。这种开发方式的优点是能够保证系统采用比较高的技术水平进行开发，省时、省事。缺点是系统开发的费用比较高，而且由于受托方不熟悉后勤业务流程，会导致系统不能很好地满足后勤的需要。另外，由于后勤人员没有参与系统开发，系统维护和扩展必须由受托方完成，不利于后勤人员的培养。

第三，合作开发式。又称为联合开发方式。这种方式是后勤管理部门与具有丰富开发经验和雄厚技术实力的软件开发公司、机构或者专业开发人员进行合作，联合进行后勤信息化建设。后勤部门具有一定系统分析、系统设计和软件开发能力的人员与软件开发公司的技术人员组成联合开发队伍，共同合作完成后勤信息化建设。这种方式由软件公司人员提供技术，解决了后勤人员开发经验少、技术低下的问题，还可以通过合作开发，提高后勤部门的技术力量，有助于后勤人员维护系统的日常运转。同时，软件公司通过与后勤开发人员的交流，有助于他们对后勤业务流程的了解认识，保证开发出来的系统更适合后勤的需要。

第四，整体引进式。目前，有一些专业软件公司已经开发出一批使用方便、功能强大的通用管理信息系统软件。后勤部门可以选择一家这样的软件提供商提供相应的软件，同时选择一支具有丰富行业经验的项目实施队伍负责后勤信息化实施。由于商品软件经受了实际应用的考验，系统比较成熟，有较高的可靠性。一般来说，商品软件中蕴含了许多先进的管理思想和高效的业务流程，能帮助后勤部门优化和重组部门流程，提升后勤的管理水平。但是商品软件过于追求通用性，无法体现不同高校后勤部门的特殊性，导致系统适应性比较差，系统实施风险比较大，容易失败。

当然，后勤管理部门采用什么样的方式进行后勤信息化建设，要根据自己的实际情况，不可盲目跟风。在信息化建设的初级阶段，可以采用整体引进的方式，但当信息化建设发展到高级阶段，则最好采用合作或者外包的方式，更符合高校后勤实际，更有实效。

2.高校后勤管理信息系统建设的主要内容

高校后勤管理信息系统建设的基本步骤包括基础网络建设、信息采集和数据库建设、应用软件开发。

（1）基础设施和网络建设

近年来，由于教育资源的整合以及高校扩大招生，大多数高校都经过了整合和扩充，有不少高校拥有多个校区。即使在一个校区内，由于规模的问题，后勤服务机构也可能分布在不同地方，如何实现统一管理是后勤管理中必须面对的问题。要解决这个问题，首要是解决信息传输和共享的问题。采用校园网作为信息传输和共享的基础平台是最佳的选择，但采用此平台还需要有诸多的考虑，主要包括：①系统安全，既抵御黑客攻击和病毒侵害的功能；②数据安全，既确保数据的完整性、可靠性、可用性和机密性；③性能考虑，即在大规模校园网上如何保证系统的性能；④集成考虑，管理信息系统需要与一卡通系统、校园办公系统以及平安校园等系统进行集成。

（2）信息采集和数据库建设

高校后勤运行中大量采用新的技术设备和自动化及半自动化的操作系统，更多地表现出自动采集的特点。如，供电系统的系统电压、电流和用电量，用户用电的预付费数据，供水系统的管道水压和用水量，学生食堂的计算机售饭数据，等等。这些运行信息基本上都是自动采集，在学校后勤管理信息系统实现信息资源共享。

后勤管理信息系统的核心是对后勤运行信息的处理，因此后勤信息的规范化和数据化，是后勤管理从定性到定量的根本转折，只有把过去定性的描述、不确定的和模糊信息变为计算机可直接处理的数字信息，才能进一步建设后勤管理数据库，然后才可谈及后勤管理信息系统。

（四）高校后勤信息资源库的建设

信息资源规划是信息化建设的基础。“信息资源”一词最早由罗尔科（J.O.Rourke）提出，“信息是一种资源”是信息系统的一个重要特征。关于信息资源的定义有两种，广义地说，信息资源包含信息技术、设备、从事信息工作的人力以及信息本身，所谓“信息需求管理”是指如何管理和优化配置这些资源；另一种信息资源的定义是狭义的，通常就指信息本身，能够满足一定需求、可以产生某种效益的信息都可称为信息资源。清华大学是这样描述大学资源计划的：它利用接口规范建立统一的平台，将大学的各种信息资源与应用系统集成起来，有利于实现信息的共享和交换，为用户提供统一的访问界面，并为后续的信息系统设计和实施提供一个统一、规范化的要求。

高校可以以后勤部门为中心，将所属各单位的人员、物资、财务和信息等资源整合在一起，建立具有高校后勤特色的管理信息系统。在保障高校后勤服务管理特色的同时，参照高校的URP系统建设的理念，设计出ULRP系统（University Logistic Resource Planning ，高校后勤资源计划）。通过ULRP系统实现对高校后勤整个服务中的人、物、财的信息化管理，达到数据信息共享、实现数字化的管理控制，最终将后勤部门的信息流、工作流、资金流等统一在一起。

高校后勤信息资源是指高校后勤部门获取的各种具有利用价值的信息总和。高校后勤信息资源建设是依托于计算机网络，满足管理工作的实际需要，对信息资源进行合理规划，有效管理和充分开发利用。后勤资源计划主要是将信息和数据上传到建立的总服务数据库中，使得高校后勤的各种公共资源可以通过统一的信息化平台获取，比如人员情况、设备使用情况、各种资料文档等这些资源都可以统一调用。

加强高校后勤信息资源建设的基本方法有以下两种。

一是加强高校后勤信息资源建设规划。高校后勤要对师生、对资源的需求进行分析，要了解目前信息的资源情况，比较现有资源情况和师生需求资源情况，确定整体的目标，提出统一的信息资源建设标准。

二是实现对信息化文档的控制和管理。将工作报表、合同、部门财政预算等文档用统一的标准文档上传，并着重于操作权限的设置、机密文件的保密工作，保证后勤信息化文档体系的正常运行。