高校后勤信息化管理制度建立

2023-08-23 理论教育版权反馈

【摘要】：信息管理制度是保障信息系统正常运行的规章制度。高校后勤在优化规章制度时应当注意以下几个问题。要强化制度的执行监督和管理，避免制度成为原则性的口号，成为一纸空文。高校后勤信息标准尽量采用国家标准进行制定；②实用性。根据目前高校后勤发展的现状，我们给出一种“总体规划、立足标准、局部构建、全局整合”的后勤信息化建设策略。

（一）制定信息化的管理制度

高校后勤信息化管理中的每一项具体工作，都需要通过规章制度来约束。信息管理制度是保障信息系统正常运行的规章制度。它通过规章化和内部法律化形式，来建立信息系统稳定、有效运行的运行机制。这些制度要以工作标准和工作流程为依据，要用科学规范将工作进行细分，制度要根据高校后勤信息化的不断发展进行修订和更新。在日常工作中，要做到定人、定岗、定责，无论是信息技术的应用、信息系统的开发，还是信息资源的共享，都需要制定切实可行的规章制度。

高校后勤在优化规章制度时应当注意以下几个问题。

（1）将信息化的理念和现有的规章制度糅合起来，优化制度要从后勤信息化建设中的实际需要出发，以后勤的实际状况为基础，使各项制度在本质上与信息化理念保持一致。

（2）现有的制度要根据信息化的理念进行适当的改变，要组织员工对现行的制度进行讨论，并且听取他们的反馈意见。优化制度要以加强科学管理，尊重人为中心，要有一定的宽松度，充分反映人性的特点。

（3）通过高校后勤的信息化规划，随时获取信息化发展的动态走向，制度也要加以调整去适应信息化的发展走向，如果等外界环境条件发生了重大的变化才考虑进行制度调整，势必会十分地被动。

（4）在优化制度时要注意制度的系统配套性，各种规程、办法、条例等都要构成内容上的一致性，要构成相互配套的制度体系。

（5）为了便于全体员工遵守和参照执行，每一项制度应该力求详细具体，做到定人定岗，每一项工作都有章可循。要强化制度的执行监督和管理，避免制度成为原则性的口号，成为一纸空文。

（二）制定信息化建设的规范标准和总体规划

1.制定信息化建设的规范标准

高校后勤信息化标准的体系结构包括信息基础设施的建设、信息技术应用、用户规范和信息应用等内容。

（1）技术类规范

主要是从保障信息系统正常运行的规范，一种是对于人员与岗位职责的规定，如“系统管理员职责”“资源库管理员职责”等；另一种是关于运行维护技术的相关管理规定，如服务器管理的相关规范、安全检测规范、紧急事件响应规范、日志管理规范和补丁安装规范等内容。

（2）基础设施规范

基础设施包括计算机硬件系统（如服务器、客户端机器、电源等设备）、软件系统（如操作系统软件、数据库软件以及相关应用软件等）和网络基础设施等。在进行基础设施的建设时，以下几个问题需要加以考虑：①可靠性、安全性和稳定性等指标能否满足信息化整体建设的需要；②效率、速度和容量等性能是否适合长远发展的需求。

（3）应用软件系统的规范

应用软件系统的规范包括：①系统应与科学的管理体制相适应，并具有先进性；②系统在数据设计时需要按照信息标准及应用规范进行；③应用系统能够满足用户的需要，且功能要齐全；④系统能够提供应用访问接口，实现其他应用系统集成，系统符合应用管理规范；⑤系统具有通用性、扩展性、易操作等；⑥系统建设的源程序和技术文件等资料应该齐全并规范。

（4）用户规范

除系统建设方面的规范外，系统用户素质是影响应用水平和效益的关键因素，因此，用户素质的提高是信息化建设的重要环节。

用户规范包括如下内容：①加强对职工定期考核，不断提高信息技术水平；②为了使用户熟练掌握新系统的功能操作，要求用户积极参加新系统的培训学习；③为了确保信息资源共享，需及时维护数据的准确性和数据交换的可靠性；④加强规章制度教育与学习，提高用户的系统安全、信息保密意识。

高校后勤信息建设的标准化要求是十分重要的，信息在采集、处理过程中由于存在信息量大、涉及面广及传递过程不规范等问题，容易出现信息的失真，需要一个标准化的平台去进行约束整合。在这个平台上，遵从统一的技术标准和规范，是实现信息资源共享和信息系统得到协同发展的基础。高校后勤在其信息化建设中，要根据部门的现状，切实不断落实各种信息化标准和规范，这样才能使信息资源得到合理流动和充分共享。

高校后勤制定标准应遵循的原则是：①要从宏观角度、全局利益出发；②使用要求必须得到充分满足；③能够促进科学技术向前发展。

高校后勤信息标准在遵循以上总体原则的同时，还要考虑以下一些原则：①标准化。高校后勤信息标准尽量采用国家标准进行制定；②实用性。标准要能够符合高校数字后勤建设的需要；③开放性。标准要满足技术不断向前的发展；④分步实施。标准应该边制定边实施，在实施过程中不断完善。

2.明确总体规划，分步实施信息化建设

根据后勤部门的实际情况，结合行业信息化方面的实践以及对IT发展趋势的掌握，提出信息化愿景、目标和行动方案，全面系统地指导信息化进程。每年要根据后勤环境、发展和技术发展趋势等因素，对其进行调整和完善。制定信息化规划需要解决两个比较关键的问题：一是到底需要哪些信息化，二是各个信息系统如何互联互通，形成一个有机整体。组织中各个层次的管理者要想实施有效管理，必须做好规划工作，任何组织的管理活动都是从规划开始的，规划是其他管理活动的有效工具。美国信息系统阶段发展理论创始人诺兰曾对美国企业信息系统发展规律总结出“诺兰阶段模型”：企业信息系统是不能跨越式发展的，任何企业在发展信息化过程中，都必须遵循一定的顺序，即先必须是单元业务信息化，然后是业务流程信息化，在此基础上开发管理信息系统形成管理信息化，最后是形成一个Intranet与Extranet相结合的网络，使企业内部和企业之间可以通过网络进行信息沟通和业务合作。

后勤的信息化建设，也需要经过总体规划，明确后勤信息化建设的总体目标，以便广大干部职工对信息化建设工作有一个明确清晰的认识，通过分步实施计划，明确各个阶段应该做些什么，在各个阶段都要制订设备购置计划、人才引进计划，职工培训计划等。部门信息化规划制订者必须对部门信息化进行一次全面诊断，了解管理现状、整体人力资源素质、业务流程等。通过管理诊断找到管理中存在的问题及其原因，估计出信息化过程中可能遇到的阻力，以便提出切实可行的解决措施，建立合理的信息化管理组织。根据目前高校后勤发展的现状，我们给出一种“总体规划、立足标准、局部构建、全局整合”的后勤信息化建设策略。^[6]根据以上策略，高校后勤信息化工作需要分以下三个阶段进行。

（1）建立后勤门户网站。这一阶段信息技术在高校后勤里逐步开始应用，后勤门户网站开始建立，员工开始对计算机进行简单的操作，例如Word、Excel的操作。这一时期高校后勤部门已经逐步体会到信息技术的重要性，切实感受到信息技术对于管理带来的最大帮助。

（2）建设后勤各部门业务系统。后勤信息化建设涉及多个方面，后勤信息化建设前期面临的困难比较多，除有后勤人员的素质和技术等因素外，还有一点极其重要，就是如何处理已有的业务系统。由于后勤的业务比较多并且比较繁杂，在信息化建设中，如果处理不当，不仅会造成资源浪费，建设成本增加，而且容易引起管理上的混乱。后勤信息化建设要合理安排，采用先易后难的建设方式。根据总体规划，对已经存在的业务系统进行详细调查，深入分析研究，然后进行充分的功能评估和可维护性评估，评估指标应包括软件技术路线、功能完善程度、公司支持能力、接口支持能力、文档完善程度和结构清晰度等，最后再确定对存在的业务系统是继续采用、补充完善，还是推翻重做。

（3）全局业务系统整合。高校后勤普遍存在多个系统（如学生公寓管理系统、环境卫生评估系统、餐饮服务系统等），在一般情况下，各个系统独立运行，每个系统都有自己的用户认证模块，它们的业务和数据是相互独立的。建立高校数字后勤的公共基础平台，包含统一的数据中心、统一的数据交换中心、统一的身份认证中心和统一的信息门户身份认证中心，实现用户身份的统一认证以及后勤的多个系统的单点登录，信息门户网站将后勤各部门、各个系统业务数据信息进行集中展现，数据交换中心将各个部门、各个系统中的业务数据转换成符合标准的数据并将它们保存到统一数据中心，通过对数据中心的数据进行数据挖掘和智能分析，可以为后勤领导提供决策依据。部分高校信息化工作起步晚，也可以采用“招标规划方案—整合中标规划方案—招标建设方案”的模式，有利于整合资源，形成更加优化的规划和方案。例如，河源职业技术学院就是采用这种模式完成了规划和方案的研究制定工作。

（三）建立高校后勤管理信息化评价指标

为了正确和客观地评价高校后勤信息化水平，有效地指导后勤信息化建设发展，必须建立一套科学、系统和实用的高校后勤信息化评价指标体系，对高校后勤信息化实施科学评价，指导高校后勤信息化朝正确道路发展。

立足于高校后勤信息化发展的现状，以高校后勤信息化的指标体系为指导，考虑到高校后勤信息化的发展趋势，要遵循科学性、系统性、适用性、可操作性、拓展性的基本原则，构建高校后勤信息化评价的指标体系。

1.建立评估指标体系应遵循的原则

（1）科学性原则。高校后勤管理信息化建设的指标体系构建应该遵循科学的理论体系，参考最新的理论研究成果，准确、客观地反映高校后勤信息化工作的实际情况。指标体系既要全面、系统，又要避免重复。

（2）系统性原则。首先要考虑信息化评价指标平面上和立体空间上的交叉联系，确保系统的完整性；其次要在综合信息网络、信息技术应用、信息人才等因素的基础上，考虑到信息化系统的层次性。

（3）适用性原则。高校后勤信息化指标体系要根据高校自身的特色和实际情况，挑选有代表性、能反映出的指标，以高校信息化指标为依托来构建。

（4）可操作性原则。指标含义清楚。对于每一个具体指标要简便实用、便于收集和运用计算机进行汇总和整理。一方面，全面完成评估任务要尽可能用少指标，方便数据的收集和处理；另一方面是具体指标必要性的确定，还要考虑这一指标的数据可能性，以配合现有的统计数据，充分利用现有的统计数据，准确、及时地收集信息数据。

（5）拓展性原则。高校后勤信息化评价指标体系的建立要具有扩展性，在时间、内容上都可以进一步扩大，以适应高校不断变化的需求。

高校后勤信息化管理制度建立

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