教育信息化背景下高校后勤管理的效能提升

2023-08-23 理论教育版权反馈

【摘要】：（二）优化信息化的工作流程高校后勤部门的工作，大多是交叉或者平行的，需要部门间以及上下级之间的沟通与交流，但实际上，如果不使用后勤管理信息系统，是没有办法保证所有的工作流程并行的。“并行”流程是通过计算机网络的应用，通过信息处理，把工作流程和信息技术相融合，最大限度地实现信息实时共享基础上的集成管理。“并行”流程可使各部门共同解决、协调作业流程出现的各种问题，因此组织必须与“并行”流程相适应。

（一）改善后勤的组织结构

1.改善后勤组织结构的必要性

随着信息技术的发展，高校后勤的内外部环境发生了很大的变化，并对后勤部门的持续发展提出了更高的要求，这些都使等级制组织赖以生存的环境发生了根本的变化：师生的需求呈现多样化，处在一个快速、多变且不可预测的环境中等。在这种情况下，等级制的组织结构便暴露出了许多问题：管理成本巨大，管理效率低下；信息在内部传递缺乏效率；无法对复杂多变的外部环境做出迅捷的反应；束缚人的创造性；组织结构柔性不够，缺乏活力。仅仅将信息技术应用于传统的后勤部门组织结构中显然是不可能达到预期目的的，必须同时对传统的组织结构进行变革，以实现信息管理系统与组织结构的良性互动。这是因为，信息技术的应用使后勤部门的诸多方面发生了变化，从而要求后勤部门改变传统组织结构以适应这种变化。

吉尔布雷斯（Gilbreth）曾精辟地指出，组织形式变化的目的是降低信息处理难度和增加信息处理能力，信息技术是网络式组织结构的最大诱因。在传统组织形式下，信息从金字塔顶端顺次流向底部，等级分明，管理层次多，造成信息沟通时间长，信息传递失真，后勤传统组织形式很难适应信息化的需求。

在现代信息技术的推动下，信息可以在不同层次上传递和共享，这样以往中层的职能就可以由信息技术来实现，从而减少层次以及上层和基层之间沟通的节点。网络信息技术的广泛应用，支持了对传统金字塔型科层组织结构进行的改革。高校后勤网络组织结构，是对现有的金字塔型科层组织结构进行优化而创新的新型网络组织。从总体上来讲，这是一种信息化的有机式组织管理系统，在这种结构中，是以信息共享、重视横向联系与协调、权力分散、自我约束和民主参与为基本特征，通过人本管理形成共同的价值观，构成有机网络结构，满足后勤提高竞争力、实现信息化的需求。

网络结构组织创建与运行的基本前提是网络信息技术的应用。人们在网络信息技术的基础上，将重新界定分工原理和跨度理论，形成以任务为分工、以流程为导向的一种新型的集成化、信息化组织。

2.网络结构组织的基本特征

（1）信息结构向网络化、交互化方向发展

在网络化组织结构下，信息点之间的联系有三种，一种是上下级的纵向联系，另一种是同级之间的横向联系，还有一种是不同等级层次的斜向联系。这三种联系构成了交互式的信息化方向。这种交互式的信息结构，可以使得信息在跨层级、专业之间流动，克服了传统金字塔的组织结构之下信息在单一纵向结构中闭塞、传递迟缓等缺点，使得信息的完整性和及时性得到很大的提高。

（2）组织动力结构向参与型转变

传统的组织动力结构侧重控制性，强调对组织成员的行为进行监控。而网络型组织的动力结构为参与型和自主型，让下层的组织成员尽可能地参与管理与决策，否定上级主观要求下级怎样做的做法，对组织成员的行为有目的地进行引导和支持，对行为后果进行评价，让下层组织成员能够建立责任感和使命感，激发他们的工作积极性。

（3）权力结构趋向更多的分权

在金字塔组织结构下，信息由下向上纵向传递，组织最顶层掌握信息最多、最全面，因此决策往往集中在上层。而在网络化组织下，信息结构呈现交互式，各个层面都可以共享所有相关信息，已不存在过去的信息上下不对称的问题。由于下层管理者与普通师生接触的机会更多，相对拥有更多的需求信息。因此，在网络组织结构下，下层管理者拥有更大的管理自主权，对于提高组织的效率和决策科学性具有重要意义，分权成为网络化组织的重要特征。

高校后勤需通过以信息作为主轴和中心结构，来加宽中间管理幅度，扩展职能，压缩或减少原来管理层次，允许内部组合多样化，以期充分调动各级管理人员和员工的主动性和创造性，提高对后勤实体环境的反应敏捷性。通过运用计算机网络（内部网、外部网和互联网），后勤部门可以实现跨校区、跨部门的同步信息交换，在获取、传递和使用信息资源方面，变得更加敏捷、开放和准确，大大提高了信息处理的准确性和有效性，最大限度地减少了随意性、主观性和不确定性，从而显著改善了决策质量。显然传统等级制结构的存在与计算机网络的使用是矛盾和冲突的。必须打破等级制组织结构，建立这种柔性、简洁、灵活、决策迅速的网络结构组织，这是对传统组织结构的变革和创新，也是后勤实体实施信息化管理的有效保证。

（二）优化信息化的工作流程

高校后勤部门的工作，大多是交叉或者平行的，需要部门间以及上下级之间的沟通与交流，但实际上，如果不使用后勤管理信息系统，是没有办法保证所有的工作流程并行的。“并行”流程是通过计算机网络的应用，通过信息处理，把工作流程和信息技术相融合，最大限度地实现信息实时共享基础上的集成管理。同时，把各个环节各职能部门共同整合到网络上，围绕共同的任务同时协调运作。“并行”流程可使各部门共同解决、协调作业流程出现的各种问题，因此组织必须与“并行”流程相适应。

（1）以学生、教师为中心。以师生为中心，从管理转向服务进行流程再造，这一根本性的转变是业务流程优化的本质所在。要做到这一点，管理流程中应首先考虑到教师和学生，尊重教师和学生的个体，更多地考虑人性关怀，实行人本管理。比如学生非常希望借助手机实现对各种服务方式的了解和业务的办理，业务流程上就一定要优化设计。

（2）流程优化必须以满足需求为目标。人员的组织和管理对任何后勤组织都是关键因素。改造后的新型组织基本构成是流程团队，这些专业人才除了具备现代知识，必须专注于教师、学生的利益，为部门带来所期望的效率。

（3）规范办事程序。要规范办事程序，制定一个明确有秩序的办事程序，不能因人而异，要保证没有人能随意地修改办事程序；要规定管理权限，对所有操作人员的岗位职责和业务管理范围、操作权限都要有严格的规定，谁能做什么、不能做什么，都要有明确权限，避免越权和相互扯皮的现象。比如，广东金融学院后勤部门通过制定和完善部门内部各岗位的规章制度，例如《岗位说明书》《作业指导书》《员工手册》等具有统一标准的文件，对每个岗位的工作流程、条件等加以规定，使工作标准化。

教育信息化背景下高校后勤管理的效能提升

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