高校后勤信息化建设：现代管理理念运用成果

2023-08-23 理论教育版权反馈

【摘要】：树立科学的信息化理念是实现高校后勤管理信息化建设的首要任务。从整体上来说，现在高校后勤信息技术培训毫无疑问地成为高校后勤信息化建设和应用的重要内容之一。高校后勤推行精细化管理，是以规章制度为依据，在分析各项工作特点的基础上，根据各自实际情况，以提高管理效益为目的，选择工作流程中的关键点进行控制，运用现代管理模式和高新技术成果对整个管理流程加以细化与优化，以便于对管理对象实施精准细致的管理。

树立科学的信息化理念是实现高校后勤管理信息化建设的首要任务。正确树立高校后勤信息化观念至关重要，任何机制创新、模式创新，都取决于观念、理念的更新。

（一）树立以服务为本的理念

1.重视信息化建设中员工的信息素养能力

随着高校后勤信息化管理平台等的完善，信息化建设要更加重视员工的信息素养、技术水平，以便后勤员工能更好地开展服务工作。在信息社会，每个人最起码要具有六种信息素养能力：获取信息能力、处理信息能力、存储信息能力、传输信息能力、应用信息能力和创新信息能力。同时，信息素养作为一种高级的认知技能，同批判性思维、解决问题的能力一起，构成了信息时代的社会成员进行知识创新和学会如何学习的必备基础。正因为它是信息社会中每个人赖以生存、生活、学习的基本素养，所以被喻为“进入信息社会的通行证”。

依照高校数字化校园环境下一个完整的信息行为过程或工作任务的解决过程，在信息传播的各个环节对行政人员的意识、知识和技能等方面提出要求，就构成高校后勤行政人员信息素养的完整内涵。

教育部发布的《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》专门提出：“一方面，建设专业化技术支撑队伍，明确教育信息化专业人员岗位职责，制定相应的评聘办法；另一方面，提升信息化领导力，开展管理人员教育技术能力培训和教育信息化领导力培训，提升信息化规划能力、管理能力和执行能力，逐步建立工作规范和评价标准，将管理者的信息化领导力列入考核内容。”从整体上来说，现在高校后勤信息技术培训毫无疑问地成为高校后勤信息化建设和应用的重要内容之一。

一是应建立和完善职工专业技能培训制度。积极为信息化管理人员提供培训机会，创造“充电”条件，促进管理人员自我优化知识结构，不断提高管理人员的基本素质和技术水平，使管理人员具备网络设计、管理和维护的能力；具有对网络交换机、路由器、防火墙、Web服务器、DNS服务器、E-mail服务器、代理服务器等设备的配置和维护能力；具有网站设计的能力。高校后勤可以充分发挥高校的优势，可以聘请一些计算机方面的教师对员工进行基本技能的培训和指导，首先要熟练地掌握办公软件的应用，如Word、Excel等；在此基础上学习管理软件的使用和操作如绿化管理系统、水电收费管理系统。同时，可以定期组织员工去校外参加专业的管理软件的培训学习，可以根据不同岗位的需要、员工的能力进行不同类型和不同级别的信息技术培训。加强相近地区高校后勤部门之间的合作交流，提高员工的专业技术水平。

二是建立各种形式的学习制度。努力提高信息化管理人员的管理技能和协调能力。可以采取专题研讨、经验交流、参观学习等形式使管理人员尽快掌握先进的管理技术和管理方法。可以制定相关的管理奖惩制度，刺激员工平时自己要主动学习，满足岗位的需要。例如，广州某高校后勤评聘专业技术职务的必要条件之一就有信息化技术使用情况。

2.转变被动的服务模式，始终树立“以师生为中心”的服务意识

高校后勤信息化归根结底是为师生提供更好的服务的一种工具，是为提高服务质量、管理效率一种手段。高校的后勤管理服务工作，是围绕教学、科研、师生展开工作的，服务质量的好坏、满意度的高低都将对师生的情绪形成一定的影响。作为后勤管理服务人员必须牢固树立“服务至上”的理念，始终树立“以师生为中心”的服务意识，将教育与引导员工确立“主动为师生服务，提升信息化管理水平”作为基点，主动提供更加便利快捷的服务，积极转变服务意识。从高校后勤管理层开始，将信息化管理理念传达给每一位员工，让其积极转变理念，确立认真做事的理念，大力支持信息化管理，形成主动参与到信息化管理的氛围，这样才会使高校后勤信息化建设更有价值。例如开设短信平台，将会议通知、预警通知、政策宣传、安全提示、人员调度、节日祝福等管理信息指令通过平台以短信（彩信）为媒介传达到指定群体，起到通知、备忘作用，随时展现后勤集团最新动态。

例如，中山大学在信息化服务方面做得极其细致，整理了《数字化校园信息与服务分类汇总表》，将服务对象分为面向教工、面向学生、面向校友、面向社会四大类。同时，用户可根据自己的身份和需求查找适用的系统平台与服务，按照服务提供方式分为软件系统提供的服务、平台提供的服务和基础设施提供的服务，每一类的各种功能系统平台分列其下，并附有相关的功能描述，用户可方便地了解到系统类别及其服务范围。

（二）树立精细化管理的理念

德鲁克（Drucker）说过：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件，那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”^[5]对高校后勤来说，没有激动人心的事发生，说明管理处于正常控制之中，而这只有通过每天、每个瞬间严格地对细节加以控制才有可能实现，管理从粗放走向精细非常重要。

精细化管理这个新兴的管理理念，得到了广大管理工作者的广泛运用。精细化管理就是要做到“五精四细”，“五精”即精华、精髓、精品、精通、精密；“四细”即细分市场和客户、细分组织的职能和岗位、细分每一个战略决策目标、细化组织的各项制度。高校后勤推行精细化管理，是以规章制度为依据，在分析各项工作特点的基础上，根据各自实际情况，以提高管理效益为目的，选择工作流程中的关键点进行控制，运用现代管理模式和高新技术成果对整个管理流程加以细化与优化，以便于对管理对象实施精准细致的管理。高校后勤精确管理的思路如下。

（1）在日常工作中，自上至下将精细化的理念目标、方法贯彻到每一位员工身上，让每一名员工都参与到实施信息化管理活动中，对每一个员工的岗位工作流程确定一个合适标准，在工作效果上达到最优化。

（2）在工作中落实责任制。为了克服高校后勤职能结构中岗位定位不清，部门间工作出现重复、推脱现象，应将具体岗位职能结构进行责任化设置，力争将职责界定明晰、彻底，将精细化组织结构管理落到实处，将组织结构具体到人、设置到位。

（3）信息化管理手段的优势。为更好地提高管理效率和管理规范化，将信息技术引入后勤管理系统，对后勤管理对象进行定量分析和量化管理，推动后勤管理的发展。针对后勤工作过程中存在的随意性这个突出问题，可以使用信息技术来改善。首先建立后勤各个下属部门的沟通渠道，在此基础上完善精细化管理的组织结构，形成分级监管、网络监控的有效模式，达到高效、节约和规范的管理目标，为后勤管理决策科学化提供了强有力的技术支撑。如建立办公室管理信息系统，有关部门可以第一时间上传、汇报日常办公文件及相关信息，而上级部门亦可以及时审批、总结相关工作，提高整体管理效率。

（4）信息化管理便于高校后勤管理正规化。后勤规范性是指后勤各项工作都要达到一个标准化程度，具体来说，就是指导后勤组织成员行为的方针政策、规章制度、工作程序等的标准化程度。高校后勤管理正规化表现为用规章制度规范后勤服务的行为，将责任予以明确、具体化，充分落实责任。在注重标准、规范的基础上，管理方式制度化、工作方式标准化，保持良好的工作秩序，实现全过程的精细化管理。

（三）建立知识型后勤，实现管理的持续改进和提升

伴随着信息化和知识经济的兴起，知识逐渐成为企业发展的重要资源，如何更加有效地创造和利用知识，成为信息时代高校后勤必须思考的问题。知识管理理念正是在这一大背景下逐渐形成的，知识的积累、共享、利用、创新所秉持的管理理念就是知识管理理念。高校后勤的知识管理，就是以后勤具体工作知识为基础，进行核心管理，是对后勤管理和服务所需要使用到的知识及其识别、获取、整理、创新、开发等一系列过程的管理，来实现显性知识和隐性知识的流动共享。同时，也是为了满足后勤部门现有和未来的需要，使之能够有效地提升自身的应变能力与创新能力，对后勤管理涉及的各种知识有效地进行管理。

1.知识型后勤的概念

知识型后勤是以后勤信息系统为基础，以知识资源为媒介，为员工的学习创造良好的环境，为员工创新和积累知识开辟有效的途径，为后勤系统的知识应用提供有力的手段。高校后勤信息化平台使得知识的传输和共享更为简单，为后勤构建核心知识系统平台提供技术支持。有了这一传输平台，整个工作流程成果都可以很快地进行汇总、整合，后勤部门就可以利用这些资源，从而产生新的知识以促进发展。这一切都为知识管理理念的实施创造了极为便利的条件。

国内有学者将知识管理表述为以下方程式：

KM=（P+K）×（S+I）

其中，KM表示知识管理的成效；P表示“人及其心智”，也就是参与知识管理的所有人；K表示知识；+代表信息技术的应用；S表示知识的分享与传播；I表示知识的整合。

由此可见，人、技术、制度这三大要素的支持下，能实现高校后勤知识管理的适用性。在这三大要素里，人是知识管理的核心，技术是知识管理的基础，制度是知识管理的支撑，缺一不可。

2.实现高校后勤中知识管理的途径

（1）要让管理层明白：知识创新是知识管理的关键

创新精神的文化内涵在后勤实体中主要体现为不断学习、追求卓越和权变。知识管理是一种由全员共同实施的管理模式，要将后勤实体打造成学习型组织，将其作为一种理念让每个员工接受。需要与人本管理理念结合起来，创造一种鼓励学习、鼓励知识的交流与共享、崇尚创新的文化氛围。只有后勤的全体员工自觉接受这一理念，才能自觉自愿地去领会、把握和利用它，只有这样，知识管理才能真正成为后勤部门的工作利器。在以知识员工为本的基础上，充分利用信息技术，实现知识的积累、共享、利用、创新以及扩散，通过提高集体的创新能力，来巩固和加强后勤部门的发展。

（2）建立高校后勤知识库平台

后勤管理者必须要营造一种环境氛围，让员工能够积极地开发与利用后勤的知识资源去进行创新。后勤部门信息化建设可以为知识共享提供网络平台支持，后勤部门可以在网上平台建立自己的知识库，把这些知识系统的、分门别类地进行整理，用来实现部门内部的交流和共享。员工可以从中获得所需要的信息和知识，也可以将新知识放在平台上与其他员工共享。

知识库是企业知识管理系统的基础组成部分，根据达文波特（Davenport）的观点，组织的知识管理系统由四个部分组成，分别是知识库、知识通道、知识环境和知识资产。

知识库用来将与组织平常运作相关的各类信息进行结构化处理，转变为知识，然后保存起来，使得这些知识可以成为共享资源。数据库技术为建立知识库提供了基本的技术支持，它用于整理、储存、检索、归类组织中的各种文件资料，并按照一定的规则进行排列，以便于其他系统使用。

目前，高校后勤集团的服务内容主要涵盖物业、公寓、水电、环卫、绿化、餐饮、医疗和交通等多个行业，涉及管理学、运筹学、公共关系学等管理知识，以及园林规划、电气、水暖等技术知识。知识的共享对于知识管理是相当重要的，后勤部门要让知识在部门中流动起来，实现共享，只有把个人或小团体的知识转变为总的知识，才有可能创造出新的知识。

建立高校后勤知识库的途径有：第一，规范各种资料。将各种合同文本、技术规范、活动策划书、部门总结、报告等内部资料的电子版材料留存备用。第二，编制各种规范性的文件。例如《岗位说明书》《规章制度汇编》《员工手册》。要确保后勤内部的隐性知识向显性知识转化，从而改善知识利用的方式。第三，开展座谈会等形式，把问题公开讨论，并整理成电子文稿，成为员工内部的系统知识文件。

（3）加强师生知识管理

高校后勤对师生的关注多集中在需求、满意度等方面，却往往忽视师生资源中最重要的一个方面：师生拥有的知识。例如，广东金融学院后勤管理层定期与有丰富管理经验和知识的老师交流经验，充分听取专业的意见，利用他们的知识指导后勤工作。在后勤网站上搭建有效的互动平台，扩大与师生的互动交流范围，并同相关部门一起举办“公寓文化节”“食堂优质服务月”等特色活动，主动让师生走进后勤，参与后勤服务质量的监督，取得了很好的效果。

（4）加大资金投入

知识管理是一种长效的管理，它的成功实施前提是要求资金的投入。一方面是通过收集、组合、整理信息和知识建立知识网络平台，创造新的知识，对员工进行教育培训等这些活动都需要投入大量的资金；另一方面把无序的隐性知识转化为有序的显性知识，使信息转为知识，必须结合技术人才等多方面的因素才能发挥作用，这就要以大量资金投入为前提。

高校后勤信息化建设：现代管理理念运用成果

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