教育信息化中高校管理机制的积极价值

2023-08-23 理论教育版权反馈

【摘要】：信息技术的引入为高校行政决策的科学化带来了可能。其次，信息技术有助于形成“扁平化”的管理。尤其为重要的是，高等学校内部信息为每个师生平等享受，许多问题在较低层级就能够得到解决，以上传下达为主要工作内容的中间行政管理机构就可以大大精简，因信息传递不及时或传递失误造成的信息损失可以大大减少，行政运行成本可以大大降低，臃肿的行政组织结构可以变得扁平化、有机化和弹性化。

（一）优化高校行政管理决策

决策是否科学合理，对于高等院校的发展至关重要。历史上，不当决策一方面是来自利益的狭隘性，另一方面则是因为决策手段、程序、方法不够科学与高效。

信息技术的引入为高校行政决策的科学化带来了可能。信息技术可以推动决策流程的再造与创新，为决策信息、决策咨询、决策参与提供巨大可能。信息技术的发展正逐步实现在适当的时候、把适当的信息提供给适当的管理者，这样就改善了决策者的有限理性行政决策的范围，有助于建立适当的行政决策控制幅度。信息技术的实现，使得高校政策的决策者可以在广泛了解决策所需信息的前提下进行决策，避免了靠经验决策和决策信息不完备导致的盲目现象。例如，对于学校人才培养的模式如何定位，如果采取传统的信息采集，费时费力，资料不全，而利用信息技术，广大用人单位、学生家长、学生本人都可以充分表达自己的意见，学校便可以获得充分的信息。

（二）提高高校行政组织的组织绩效

首先，信息技术的引入可以有效减少管理队伍，减少高校内设部门的数量。高等学校传统的行政组织形式，是金字塔的科层组织体系。这种行政组织结构的形成与发展，有其长期的历史原因，它需要大量人力来完成很多相对繁杂的工作。而通过推进电子校务，引入先进的信息技术和构建高效的网络平台，原有的一个部门、一个行政工作人员可以做两个部门和两个工作人员的工作或者更多的工作。其次，信息技术有助于形成“扁平化”的管理。尤其为重要的是，高等学校内部信息为每个师生平等享受，许多问题在较低层级就能够得到解决，以上传下达为主要工作内容的中间行政管理机构就可以大大精简，因信息传递不及时或传递失误造成的信息损失可以大大减少，行政运行成本可以大大降低，臃肿的行政组织结构可以变得扁平化、有机化和弹性化。电子校务采用人机结合方式搭建基本工作平台，打破了传统教育政务的集中管理、分层结构，改善其机构重叠臃肿、日常教育行政事务处理速度缓慢的问题，实现学校管理从金字塔式向扁平化结构发展，提高了教育系统内部各个部门及上下级之间的沟通速度、沟通程度以及教育行政部门的运行效率。

（三）增强高校行政体系的反应力与回应力

信息技术的应用即将削弱以至取消决策者与执行者之间的严格分界。在马克斯·韦伯（Max Weber）所设计的科层制中，组织内部层层授权，下级对上级严格负责，只有处在金字塔顶端的人才能掌握足够的信息而做出熟悉情况的决定。在传统体制下，只有处于金字塔顶端的领导层，才能够掌握足够的信息而做出相对正确的决策。在这种情况下，高等学校行政管理过程是不透明的，行政民主化程度是不高的。电子校务提供了交流平台，学校有专门的局域网，能够方便教师与教师、教师与领导、教师与学生之间的沟通。通过这个平台师生可以直接与领导层对话，把对学校工作的感想和建议及时反馈上去，使领导层能及时了解学校目前的实际状况，以全面促进学校的快速发展，增进领导层与师生之间的理解。学校可以通过网络发布学校的科研、教学、组织机构等相关信息，包括在网上做招生广告、科研征题、技术转让等，可以树立学校的形象，扩大学校的知名度，宣传学校的科研和教学，有助于寻找、吸纳新的生源和教学、科研伙伴。

另外，学校还可以通过电子方式传达各种通知、计划、政策和动态信息，使教职员工和学生能及时地获取有效信息。通过推进电子校务，高等学校行政机构可以在校园网平台上发布大量公共决策信息、校纪校规、行政决议、重大事项和最新行政动向，最大限度地满足师生员工的知情权、参与权和监督权，从而集思广益，促进决策科学化，增强高校行政体系的反应力与回应力。

（四）加强高校行政组织的廉政建设

信息技术的应用为高校行政组织的廉政建设提供了新思路、新方式和新途径。一方面，由于高校信息化建设后，信息的公开性、信息资源的共享性、信息沟通的便利性，有益于高校管理者转变工作作风。另一方面，由于校务的公开，增加了高校行政管理行为的透明度。通过电子校务，师生能直接了解高校在做什么、如何做，有利于加强对高校行为监督。也使学校通过网络广纳贤言，迅速了解学校的发展动态。

（五）改进高校行政人员的观念与素质

信息技术的应用借助于互联网、外网、内网，打破了时空限制，高校行政人员可以看到、听到、接触到以前无法感知的事物，实现高效信息沟通和海量信息处理，可以完成以前仅靠个人能力无法完成的工作。

1.观念的更新和视野的拓宽

高校行政人员要适应信息时代的要求，就必须更新传统观念，树立效率观念、创新观念、服务观念、竞争观念、民主观念、法治观念等现代化观念。信息技术的开发可使行政人员及时获得大量信息，互联网提供了获取信息的极大便利，有助于他们逻辑、辩证和系统地思考问题，提高分析、判断和解决问题的能力。

2.鞭策高校行政人员的全面进步

信息技术的应用既对高校行政人员的知识和技能提出了更高的要求，又节约了他们的精力与时间。前者成为高校行政人员不断学习与培训的直接动力，后者则为学习与培训提供了可能与机会。此外，信息技术的应用带来的教育方式的更新（如网络学校）为行政人员学习现代化的管理知识，掌握与运用现代化的行政管理技术和工具提供了极大的便利。

（六）提高管理人员的工作效率和质量

校园一卡通系统是建立在校园网上的多种金融系统和管理信息系统的综合系统，校园一卡通的实施不仅提高了学生的生活和学习效率，而且学校也受益匪浅。一卡通的统一认证和模块设计使系统维护工作变得轻松简单，解决了高校管理系统工作量大、管理和数据统计不方便等问题，提高了管理系统人员的工作效率和工作质量。如学生管理信息系统，可以提供信息资源的查询、下载、网上选课、成绩实时查询、课程目录等教学信息的查询、学科专业培养方案查询等。通过E-mail可以向学校反映工作、学习、生活中遇到的问题与困难。对内，信息及时互通，资源及时共享，提高工作效率和管理效能，减轻管理人员体力劳动，集中更多精力从事具体创新性的研究和实践工作；对外，系统数据库与招生办、学位办数据库可对接，学生与教师、社会与学校之间联络方便，便于及时交流。

（七）电子校务提高了办公效率

办公自动化系统能够提高工作效率，降低管理成本，增强管理的科学性和民主性，实现学校与教育部门之间的电子信息交换，快速准确地完成上传下达的任务。办公自动化规范了工作流程，明确了各部门的工作与管理职责，最大限度地减少了部门之间互相推诿的现象。管理部门的绝大多数日常事务处理如公文处理、会议管理等都可以通过系统完成，大大提高了信息处理的数量和质量。如招生就业网，随时对外发布信息，不但解决了招生和就业期间门前车水马龙的情况，而且对学生提出的疑难问题也可以给出圆满的答复。

（八）电子校务为领导层提供高质量与有价值的信息

传统行政办公模式的信息传递和事务交接由人工通过纸质载体完成，易出差错，透明度低，规范性差，存在重复劳动；上下级和部门间无法实现信息的集成和共享，难以及时沟通和高效协同工作；信息和工作流程相互分离，很难获得至关重要的即时信息，使工作监控和评估困难，无法为领导的科学管理和决策提供可靠的依据。随着信息时代的来临，各个方面的信息蜂拥而至，办公室信息工作者紧紧围绕中心工作开展信息工作，坚持准确把握信息工作的原则，对信息进行加工、综合，去伪存真，为决策者提供了高质量有价值的信息，为决策的成功提供了重要依据，大大地提高了工作效率。

信息技术对高校行政管理的影响不仅有上述具体方面，从中观层次，甚至根本角度上看也有多种积极意义。信息技术对高校行政管理的模式会产生影响，它扩大了高校管理的主体队伍，使过去默默无闻的教师、学生获得了行政参与的渠道，增加了学校事务管理的民主化程度，在一定程度上改变了学术权力与行政权力的关系，也在一定程度上促使学校的管制性管理走向服务性管理、审批式管理走向协商式管理。

信息技术对高校的行政组织结构也发生一定的影响。网络带来了权力的适当下移，适当扩散，适当增加了学校院系的自主权；网络还促进了行政机构的虚实转化，催生了一些虚拟机构，它们参与学校的管理，促进组织机构的融合与渗透。信息技术为高校提供了一种自主、宽松的行政管理环境，增强了管理人员工作方式的灵活性和创新性。日常行政工作中，在完成基本行政工作任务的基础上，尽可能允许行政工作在内容及层次上，多方面、多角度地了解被管理者，与工作人员及被管理者在某些方面进行探讨，以便有利于管理面的扩大和思维灵活性的开启，给工作人员以较为宽松的空间，使其创造性思维与行动得到更多的激励。

教育信息化中高校管理机制的积极价值

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