电子校务在高校信息化管理中的创新应用

2023-08-23 理论教育版权反馈

【摘要】：借用“电子政务”的概念，信息技术应用于高等院校管理的手段便可称为“电子校务”，简单地说信息技术的应用就是指一个信息化、数字化、智能化有机结合的新型学校行政管理的网络平台。电子校务是电子政务在学校的具体化，两者有相同点，也有不同之处。高校利用信息技术的服务对象明确、业务规整，而不像政府的电子政务服务对象那样复杂多样。

（一）电子校务的认知

将信息技术与高校行政管理进行融合，利用网络通信与计算机等现代信息技术将其内部和外部的管理和服务职能进行紧密集成，学校可以实现机构精简、工作流程优化、资源整合。通过学校网站，大量频繁的行政管理和日常事务可以按照设定的程序在网上实施，从而打破时间、空间及部门分割的制约，全方位地为学校及师生个人提供一体化的规范、高效、优质、透明的管理和服务。借用“电子政务”的概念，信息技术应用于高等院校管理的手段便可称为“电子校务”，简单地说信息技术的应用就是指一个信息化、数字化、智能化有机结合的新型学校行政管理的网络平台。电子校务应用现代化的电子信息技术和管理理论，对传统校务进行持续不断的革新和改善，以实现高效率的大学管理和服务。

电子校务利用了信息技术的主要功能，主要是：

（1）展示。展示就是提供高校综合信息，以企业网页的方式，在网上发布学校科研、教学、组织机构等相关信息，包括在网上做招生广告、科研征题、技术转让等。通过展示，可以树立学校的形象，扩大学校的知名度，宣传学校的科研和教学，以期寻找、吸纳新的生源和教学、科研伙伴。

（2）发布。所谓发布就是要在网络上传达学校的各种通知、计划、政策和各种动态信息，以保证上情下达。

（3）服务。信息技术的应用要实现通过网络提供与教学、科研活动有关的信息，比如图书借阅、教学计划、教学安排、学生成绩、教师状况及各种数据和报表。

（4）教育。网上教育是高校教育的第二课堂，信息技术的应用要通过网络面向校内外学生开展可视教学，进行辐修专业和重修课程的教学及有关课程的补充教学。还要通过远程网络教育使学生进入社会及其他高校的课堂，实现师资共享。

（5）交流。所谓交流就是实现各种网上沟通，包括上级与下级之间，教师之间、学生之间、师生之间，学校与政府机关、学校与校外个体和群体之间的信息交流等。利用网络的这些功能，学校行政管理可以更好地实现其功能，达成其目标。

电子校务是电子政务在学校的具体化，两者有相同点，也有不同之处。

（1）信息技术在高校的应用的网络平台是校园网，而校园网的数据传输速度高、信息提供针对性强、媒体的多样性等特点决定了高校电子校务系统可以建立在一个极具效率的网络平台上。

（2）高校利用信息技术的服务对象明确、业务规整，而不像政府的电子政务服务对象那样复杂多样。

（3）高校利用信息技术所处理的业务相比于政府电子政务系统，具有单一性与集中性的特点，也就是说，高校可以利用信息技术的功能，采取更加有效的方式处理学校事务，即内部可以采取比C/S模式更加有效的方法对学校事务进行集中处理。^[5]

（4）高校利用信息技术具有更高的安全性。一方面，在校园网上可以实施更高级别的安全性策略；另一方面，高校信息技术的集中式处理模式具有较高的安全性。

（5）高校信息对于其建立者和消费者来说相对对称，这一特性决定了高校信息技术的建立可以由高校相关部门和消费者共同来建设。实际上，高校行政管理层既是电子信息技术的建设者，也是消费者，其双重身份决定了高校电子信息技术的建设及其功能确定的明确性。

（二）电子校务对促进高校行政管理发展的重要性分析

1.高校行政部门纵向分权的协同管理

协同管理的本质就是将各方面的智慧集中起来，通过对各方面资源的整合，将各方面的力量充分地发挥出来，最终形成一股合力，使学校在内部管理和对外服务上充分发挥学校行政组织中全体成员的作用，而不是单纯地只将上层领导的作用发挥出来。电子校务具备非常明显的分权特征，不仅可以将全体成员的作用最大限度地发挥出来，而且在此基础上赋予下属更多决策方面的权力，在一定程度上能够将他们的积极性、主动性和创造性激发出来。与此同时，在电子网络化模式的组织下，如果每位组织成员的知识和潜能被最大限度地挖掘出来，整个组织的集体智慧就会获得显著增强，从而更加有利于高校行政部门实现纵向分权的协同管理。

2.高校行政部门横向整合的管理

电子校务的协同管理的模式在一定程度上以业务流程为中心，并且在此基础上实现对业务流程的重新组合，以此来发挥电子校务的巨大作用，因此各部门之间障碍的扫除对于工作效率的显著提高具有非常重要的作用。一方面，电子校务能够在最短的时间内通过各部门之间的全面调整实现重新组合，并且能够在现有行政部门边界保持不变的情况下加强各部门之间的密切合作，以此来实现资源的有效共享。另一方面，电子校务以现代先进的信息技术为依托，并在高校机构改革的严格要求下，通过对内部不同机构的重新组合，使其形成一个全新的、统一的机构。各部门通过不同强度来加强组织之间的联系，在很大程度上促进了相关行政部门朝着无缝隙运行的方式发展，从而为高校提供良好的无缝隙化服务。

（三）电子校务系统顶层设计的要点

第一，树立大局观，兼顾整体与全局。顶层设计的视角需要远离局部环境所带来的束缚和消极影响，树立大局观，站在整体高度的视角对电子校务中的决策进行科学、合理以及细致的分析，对兼容和共享进行全方位的考虑。

第二，对业务的需求进行科学的分析。业务作为电子校务设计的重点，在进行顶层设计的相关过程中需要对其可行性以及利益关系进行科学的分析。换言之，顶层设计的成功与否在一定程度上与业务领域有着直接的关系，包括与业务领域紧密相关的工作。

第三，促进学校行政管理绩效水平的不断提高。从某种意义上讲，学校的行政绩效其实与管理职能的转变有着最直接的关系，主要还是围绕学校发展的具体目标而进行的。为保证学校发展目标的有效实现，就需要对学校的具体工作流程进行科学的优化，使其职能能够发生一定的改变，从而最大限度地促进行政效率的显著提高以及工作体制的创新与改革。^[6]

（四）电子校务对业务流程进行科学的优化

管理服务流程的优化在一定程度上对于电子校务灵活性的显著增强与提高具有非常重要的影响，通过对各项业务流程的梳理，能够及时地发现潜藏在行政管理中的各种问题，从而对流程进行一定的变革，实现对流程的持续优化。因此，在流程再造的过程中，需要以优质的服务来推动流程的发展，并且使变革后的流程能够提供更优质化的服务。此外，要建立标准化的操作流程，以标准化为主要纽带，实现管理信息的共享和业务流程的规范，最终促进业务流程的持续化改进，从而极大地促进电子校务在高校行政管理中的科学发展。电子校务是在互联网网络技术和现代化教育发展过程中逐渐兴起的一门新型的管理模式，它在高校行政管理的协调发展上对于行政管理部门工作模式的转变、办公效率的显著提高以及监督功能的有效发挥等方面发挥着至关重要的作用。

电子校务在高校信息化管理中的创新应用

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