高校管理服务流程再造实现教育信息化社会

2023-08-23 理论教育版权反馈

【摘要】：换句话说，业务流程再造就是围绕教师、学生，对教学管理、科研管理的流程进行改进与优化，后勤管理等不列入业务流程再造的范围。业务流程再造还需要对主要服务事项进行集中化管理，这是高校业务流程再造的重点。积极开展电子校务“一站式”服务，将业务流程进行重新整合，实现重组与优化，进一步提高高校管理服务水平。更重要的目的是通过信息管理系统的新业务流程再造高校组织结构，促进校内各个部门之间的协同与合作。

高校要提高管理水平，必须重视高校内部管理体制机制变革。信息技术快速发展，改变了信息传递的方式，打破了人们交往的时间和空间障碍。在信息技术视域下，推进高校内部管理体制机制变革，进行行政管理的流程再造，对高校管理显得必要而又迫切。因此，要对以往的管理理念、业务流程、组织结构以及功能等进行重新审视。具体包括两个方面：再造业务流程，改进运行方式；优化组织结构，提高整合功能。

（一）再造业务流程，改进运行方式

我国高校传统的业务流程是建立在科层化结构上的分散性流程，随着信息技术发展的纵横交错，分散性流程已经难以满足管理活动的需求，因此，需要以完整连贯的业务流程取而代之。从管理领域看，高校管理包括教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等多个方面。业务流程再造的首要任务就是要围绕高校的主要职能对这些管理事项进行分类并区别对待。换句话说，业务流程再造就是围绕教师、学生，对教学管理、科研管理的流程进行改进与优化，后勤管理等不列入业务流程再造的范围。业务流程再造还需要对主要服务事项进行集中化管理，这是高校业务流程再造的重点。其一，对高校主要服务事项流程进行重新设计，简化办事手续，提高办事效率；其二，改变以部门职能进行工作安排的情况，围绕某个主要服务事项，将相关人员集中在一起，形成目标明确、协调一致的工作团队，共同完成相关工作。信息技术在业务流程再造中能发挥重要作用，可以实现部门之间信息资源的互联互通，从而提高信息资源的利用率。要利用信息技术，逐步提高高校办公自动化水平。积极开展电子校务“一站式”服务，将业务流程进行重新整合，实现重组与优化，进一步提高高校管理服务水平。它不是把业务简单地网络化，而是改变传统的业务流程和管理方式，深刻变革高校管理模式，建设适应信息资源自由流通的业务流程与运行方式。高校教学管理、科研管理、行政管理、学生管理等各个层面，都应协同探索优化业务流程，也只有每个管理层面的管理业务流程达到优化重组，才能从整体上促使高校改进管理。

（二）优化组织结构，提高整合功能

在进行业务流程再造的同时，还要对原有的组织结构进行优化，建立起与新的业务流程相适应的组织结构体系。对原有组织结构进行精简和整合，使其由科层化转向扁平化，纵向管理层次变少，信息资源集中在下层，围绕业务流程而不是部门职能来建立。更重要的目的是通过信息管理系统的新业务流程再造高校组织结构，促进校内各个部门之间的协同与合作。具体来说，以精简、高效为原则，重新调整组织结构，简化纵向的管理层级，形成扁平化的组织结构。与此同时，精简机构编制，优化人员配备，采取措施，建立起一支精干的管理队伍。除对组织结构进行精简外，更重要的是要按照新的业务流程整合功能类似的部门，即围绕业务流程而非部门职能来优化组织结构，提高整合功能。

一方面调整一些部门，整合功能相近的部门，建立标准化的规章制度，保障部门内部关系的协调，提高部内协作的一致性和有效性；另一方面重设一些部门，根据“一站式”服务的模式，将事务密切相关的部门集中到一起联合办公，以提高处理事务的效率。与此同时，要进行岗位调整和人员配备，应按照“人职匹配”原则将合适的人放在合适的岗位上。总之，组织结构优化的目标是构建功能强大、工作高效的科学化高校行政管理组织体系，从而在制度上给信息技术在管理中的应用、推广提供支持，使其发挥更大的作用。这一过程中，要处理好集权与分权的关系。在建立起科学的权力构架上，在面向社会自主办学中，该集的权要集，该分的权要分，以发挥集权与分权各自的效能，且在学校不同层面建立一种相互支持和相互制约的关系，各司其权，各司其职，优势互补，使每一层面都有效地运作，达到集权与分权整体协调、高效的目标。

高校管理服务流程再造实现教育信息化社会

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