跨境电商背景下商务英语人才需求

在企业活动中，常常需要与其他企业进行书信、传真、文件等内容的往来，通过这些形式来进行企业业务之间的沟通交流，促进企业之间的合作，而这些内容，都需要商务英语写作人才来完成。常见的常务英语写作内容包括书信、广告、合同、说明书、公司及产品介绍、传真等内容，这也使得公司对于商务英语人才的要求更高。

（一）书信写作

商务书信主要是指买卖双方之间的业务信函和有关文件，这些文件的书写有着独特的特点、格式及语言特征，在进行书写时要求较高。

从文体及语言方面来说，商务书信应做到简洁、有礼、明了、准确四个方面内容。商务书信在书写时通常采用通俗易懂的语言和简明扼要的格式，需要避免使用陈旧的套话和没有什么实际意义的词语，力求简洁明了。同时也需要保持礼节，在进行拒绝、指责或投诉一类的信函书写时，可以使用一些长句来进行书写，避免咄咄逼人的表现，使得语气显得婉转一些，更易于让人接受。明了、准确也是商务书信需要重视的两个方向点，准确恰当的用词，可以有效避免产生歧义，避免使对方误解其中所讲述的意思。在进行书写时尽量避免出现生僻的缩写，如需使用缩写词语，应尽量选取国际商业界确认的缩写，或行业内确认的缩写，在进行机构或组织名称书写时，最好写出全部字母。在书信中如果需要使用数字，应尽量数字和文字同时使用，避免对方产生歧义，如$21468.60（Twenty-one thousand four hundred and sixty-eight dollar six cent）。同时在数字前使用介词时应十分小心，避免因为介词的不同，使句子所要表达的意思出现偏差。同时一封信可以反映出公司的面貌，在进行商务信件写作时，除了内容的明白无误，还需要注意准确性。正确书写收信人的职称、姓名和地址，若将收信人的职称或名字写错是非常不礼貌的表现，会给对方留下不良印象，影响之后的合作。而地址的错误书写，会导致信件不能及时到达收信人的手中，给双方带来不便的同时，还会给对方留下工作粗心大意的坏印象。若随信有附件基础的话，需要在信中加以说明。

对于建立业务联系的信函，需要尽可能使信函立刻引起对方的注意。买方书写的信函应在开头部分说明获知对方的渠道，主体部分介绍本公司的业务情况、申请交易、注明本公司的资信查询处，结尾部分期望对方的回复。卖方写的信函，开头也需要说明或致对方情况的渠道，接着介绍本公司的业务情况、说明，附寄价格单和产品目录或说明书，提出基本的交易条件并申请交易，最后期望得到对方的回复，并表示愿意为其提供服务。

询盘、报盘、还盘的信函也有着特定的格式要求，与建立业务联系的信函有部分相似。询盘信函是买方向卖方询问交易价格、条件等信息的信函。在进行书写时应在开头说明获知对方情况的渠道，如双方已建立业务联系可以直接进入主题。主题中应写明本地市场前景，索取价格单、产品目录、说明书或样品，或询问有关商品的详细情况和交易条件，在结尾处指出此次询盘对未来贸易可能会有很大的作用。卖方在收到买方发来的询盘信之后，应立即回函，尽可能做相应的回复。如果暂时没有买方所需要的产品，可以介绍推荐相近的产品，如果可以提供对方所需要的产品，则视情况做出处理。如果买方只是一般询盘，可寄去产品目录、价格单、样品等资料，并请对方做具体询盘。如果买方的来函本身清楚说明拟订购的产品情况，应在回复时进行报价报盘。报盘信函应在开头感谢对方询盘，主题描述有关产品的优点以引起对方的兴趣，报价并标明价格条款、折扣、付款等交易条件，承诺装运期，注明所报的是实盘还是虚盘，说明附寄其他产品的目录，结尾应表达盼望收到订单的愿望。还盘则是双方的还价交流，通常经过多次还价才会最终达成契约。还盘的信函中应在开头感谢对方的报盘或还盘，主题中对不能接受的表示遗憾，并提出还盘的具体内容及原因，并在结尾期望对方给予有利的答复。如果接受对方的还盘，在进行接受信函的书写时，应在开头感谢对方的报盘或还盘，主题中需要注明接受条件，结尾期望对方发来订单。

订货及确认的信函，则是在交易契约成立之后所需要书写的信函，在订货信函中，买方开头应感谢对方的来信、目录、价格单、样品等材料。主题中说明所订购货物的名称、数量、规格、货号、价格及价格条款，并对包装、装运、付款要求进行说明，结尾表达希望对方确认、接受订单的愿望。卖方确认并接受订单，便宣告买卖契约的成立，在确认订单的信函中，卖方应在开头感谢买方订货，主题中表达自己确认订货，并保证按协议严格执行订单，在结尾表达出以后继续合作的意愿。

支付信函是国际贸易中必不可少的一环，它代表了支付方式及支付的确认。买方进行支付信函的书写时应通知卖方已开出信用证，在开头说明已得到售货确认书，在主题中说明信用证的开立银行、金额、受益人、类型、有效期等情况，并提出对汇票的要求，在结尾表达希望对方按时装运货物。卖方要求卖方延长信用证期限的信函应在开头感谢买方开立的信用证，主题中表述清楚请买方延长信用证的有效期，并说明其中缘由，结尾希望对方满足要求。

在一切妥当之后，需要进行装运信函的书写，装运信函主要是催促早日装运、修改装运条款、通知装运、寄送装运单证等内容的撰写。买方信函通常是催促装船，在开头提及有关订货的文件信息，主题中提出催促卖方装运的原因，表明希望收到对方装船通知，结尾处希望对方迅速装运。卖方的装船通知应确认通过传真、邮件等已发出的装船通知，写明订单号码、船名、品名、出港日期、预定抵达日期，说明所附寄的装船文件，告知已向对方开了汇票并期望对方备好货款，在结尾表达继续合作的意愿。

其他的保险信函、索赔、理赔信函也各自有着不同的书写格式，商务英语写作人才应充分掌握这些信函的写作格式，及内容的书写，使企业可以进行正常的交流，促进交易的形成。

（二）广告书写

广告的书写有着独特的词汇、语法和修辞特点，新颖独特，可以吸引人们的注意力，唤起人们的兴趣，刺激消费者的购买欲望，语言朗朗上口便于记忆，且使消费者接受广告中所宣传的事物，所以广告书写对于商务英语写作人才的能力要求很高。

在进行广告书写时，应明白广告的主要结构及内容选取。广告的结构通常包括标题、正文、口号、商标以及插图五部分，前三个部分是语言文字部分，是广告的主要部分，后两部分是非语言文字部分，是广告的辅助型部分，商务英语写作在广告书写中的应用主要就是前三部分。

在进行标题书写时应注意，标题代表了广告的主题，是一则广告的灵魂所在，是广告的核心，应位于广告文案的醒目位置，已迅速引起注意。同时在进行广告标题书写时，应具有新颖独特性，可以有效吸引读者的注意力，具有明显的针对性，抓住主要的目标读者，引导读者进一步阅读正文，尽可能做出利益承诺，尽可能写上商标名称，简洁明了、长短适中，避免使用晦涩难懂的词及否定词。正文部分是对标题的进一步说明与解释，它对商品的特点、功能、价格、服务承诺及礼仪等提供详细的说明，促进读者的购买欲望和行动，根据商品的性质及广告的目的，正文可长可短，通常选用对话体、论述体、小说体、说明体等体裁。广告正文中应说明与同类产品相竞争的优越性，语言简洁、生动，附有感染力，使读者感到亲切、有兴趣，从而产生购买欲望。一个广告的正文通常包括引言、主题及结尾三部分，引言要求高度概括，精练生动，与标题呼应，调动读者的兴趣。主题是对广告标题的解释和补充，提供与消费者利益直接相关的内容及材料，增强说服力。结尾是广告正文的结束部分，要能归纳出明确的理由，使用最恰当的语言敦促读者及时采取行动。

广告口号又称广告标语，是一则广告中具有鼓动性与号召力的简洁的文字表达形式，其目的是维持广告宣传的连续性，加强商品印象，多采取短句，朗朗上口，易于记忆，阐明利益，激发兴趣，使口号成为该商品的特有语言。

（三）合同文书

合同是两方或几方对于某事或某问题取得一致意见，并确定了各自的权利或义务后订立的条文，使这些权利义务用书面形式固定下来，以便执行，并作为有法律约束力的凭证。遇有纠纷，可借此辨明是非曲直，并督促当事人履行其所承诺的义务。合同的正文通常应包括开端、具体条款和结尾。在商务合同中，还宜在标题下面标明合同号码。商务合同通常指货物销售合同，指买卖双方经过协商，明确双方对某事的共同意见和各自的权利、义务的书面条文。商务合同的结构主要包括开头、正文和结尾三个部分。开头部分或前言，包括各方的全称、住址、合同名称、合同编号、订约日期、同意订约的词句等。正文部分是合同的核心，通常包含商品条款，包括商品名称、数量和质量、包装等；价格条款，包括价格、酬金等；运输条款，包括装运时间、装运地、目的地等；保险条款，包括规定由哪一方的负责人负担货物运输的保险责任及应投保的险别；支付条款，包括买方的付款方式及卖方为取得货款需提供的单证等；商检条款，包括规定检验标准、检验机关、有效期限等；不可抗力条款，包括构成不可抗力的条件，说明在不可抗力的条件下，当事人不负责任，规定发生不可抗力事项时当事人的处理方法等；索赔部分，包括索赔、提出期限及所需单证等。结尾部分包括买卖双方当事人的签名，在款项较大的情况下，需要由公证人签字。有时还包括使用的语言、生效范围、有效条件和未尽事宜等。

在进行合同文书的撰写时，应注意条款必须符合双方所在国的法令和方针政策。条款必须事先经过双方充分协商，并取得完全一致的意见。条文措辞应认真推敲，避免用词不当或模棱两可。条文要写得明晰、详细、具体。标点符号、字母大小写要使用正确，行距宜得体。写好后的合同一般不要涂改，如有打印错误或遗漏等，来不及重新打印，而必须增删修改时，在改正补充的地方，需经双方签字确认，以示郑重。

从合同形式上看，合同一般分为表格式合同和条款式合同两大类。表格式合同是预先印好的，签订合同时，不用自拟文字，只要将双方商定的协议内容逐项填入合同的表格中即可。因商品或合同性质不一，有各种专用的格式合同，这就要求商务英语写作人才应充分掌握不同格式的合同的书写方式。

（四）说明书

商品使用说明书主要用来说明产品的性能、特点、用途和使用方法，语言应浅显确切、简单明了，注意科学性和逻辑性，使用户一看便知道商品的用途、用法和保管方法，以免发生差错，有时在产品包装上广告语会和说明混杂在一起，起一定的宣传作用。说明书应言简意赅、用词简洁；多使用祈使句、简单句，简单明了；描述操作办法时以分条列项的方式严格按照前后步骤组织语篇，每个步骤用序号排列；安全须知、注意事项部分常用祈使句的否定形式“Do not...”表示“切忌……”“不要……”，以引起注意。使用说明书的主要内容一般包括标题（含副标题），给出产品名称；列出产品的操作过程；阐明主要性能、特点、用途及产品的维护保养；注明安全须知、注意事项。

（五）公司及产品介绍

公司及产品介绍是一种宣传手段，主要是介绍自己公司的发展历史与背景、经营范围、企业文化、合作伙伴、经营业绩、宏伟蓝图或者产品名称、编号、特点、主要用途等内容，起到传达信息、增进了解、吸引人才、扩大贸易的目的，也可以建立自己的公司网站利用互联网推介本公司产品、品牌和企业本身的相关信息。公司及产品介绍语言应简明扼要，句式简练，重点突出，避免夸夸其谈、面面俱到。有些产品介绍中必须列表说明各项性能指标，使人一目了然。

公司介绍的主要内容一般包括企业的发展历程与企业性质或文化；本企业的核心优势、生产基地、目前规模；目前的科技研发条件、合作伙伴及主要客户；客户评价、企业承诺。产品介绍的主要内容一般包括产品名称、编号、主要用途、规格、主要质量指标。

（六）电子邮件

在网络信息时代的今天，电子邮件以其快速便捷而越来越被广泛地使用，作为当今最主要的通信工具之一，电子邮件正成为人们工作、学习、生活即时交流的重要渠道。电子邮件的时效性非常突出，人们可以在几秒钟内把邮件发送到世界各地，与世界上任何一个角落的网络用户联系。在线路畅通的情况下，发出一封电子邮件只需几秒钟，费用比信件要少，与电话、传真相比，更是经济实用。在发送之前，可以对不满意的电子邮件反复修改，直到满意为止，也可以将自己收到的重要邮件保存在电脑中，以备将来随时查阅。人们还可以把邮件同时发给多个朋友。

电子邮件主要包括标题、称呼及问候语、主体内容及署名。标题是电子邮件核心内容的反映，简明而又恰如其分的描述，使收件人在没打开邮件前就能一目了然邮件内容。称呼及问候语则表示对对方的尊敬，通常使用Dear Mr\Mrs等。电子邮件主题内容应按其重要性的主次排序，从重要信息到最不重要信息。这种“倒金字塔”的排列方式适应于各类人士阅读。电子邮件的重要内容应多采用短句子，短句子易读、易懂，而长句子往往容易淹没主题思想。邮件主题内容一般不要超过三个重点，保证邮件简短易读，而且使邮件的内容紧凑，更有活力。署名表明某人在这份电子邮件中的身份，同时也表示此条信息的结束。署名可以是文字或文字加图案，但署名图案应与所发信息相称，并为收信人所知。

通过上述内容，可以得出，企业需要的商务英语写作人才应精通各种商务文件的文体，了解行业及产品，掌握市场常用的缩略语，能够有效提炼产品的内容亮点。