参观礼仪规范教程，注意参观项目选择及客随主便原则

2023-08-11 理论教育版权反馈

【摘要】：二是参观项目的选择要适当照顾个人意愿。三是参观项目的选择要讲究客随主便,不可强人所难。参观计划的重点内容应报请上级批准,再酌情向东道主进行通报。如果是赴国外进行参观,还要对参观人员进行外事纪律教育,以免有关人员言行失礼或违规。到国外进行参观时尤其要注意装束的礼仪问题,以免引发不必要的麻烦。(四)外出参观过程中的礼仪1.遵循客随主便的原则在进行参观时,必须讲究客随主便,认真遵从东道主的有关规定。

(一)参观的含义、作用和分类

1.参观的含义

参观是指有计划、有准备地对特定的项目所进行的实地观摩和考察。

2.参观的作用

参观不仅可以使参观者开阔眼界、增长知识,陶冶情操,还可以获取有助于开展工作的材料,促进与参观单位关系的进一步发展。当今社会,参观已经成为职场上常见的工作活动。

3.参观的分类

参观分三类:一是为了完成某个考察计划而进行的;二是出访时由东道主安排的;三是为了扩大自身的影响力而有准备地进行的,即开放参观。概括起来说,前两种都是本单位人员到本单位以外的地方进行参观,而第三种则是邀请外单位人员到本单位进行参观。

(二)外出参观的准备礼仪

1.恰当地选择好参观项目

在选择参观或开放参观活动项目时必须遵守的基本原则是所参观的具体项目应当在一定程度上与自己的业务范围相关,或者对组织形象有利。通过对此项目的参观,将会有助于自己目前所从事的工作。开放参观则应在确定好开放参观的主题的基础上选择相应的项目。如打算兴建大型游乐场的单位可以选择到某些著名的游乐场所进行参观取经;计划拓展本单位产品知名度的企业可以组织有关人员到本单位参观生产过程。

在进行参观的实际操作时,一是注意参观项目的选择要具有针对性。可供参观的项目可能很多,应选择那些与自己的业务相关、对自己来说很重要、很有实际价值的项目,还要根据本单位或组织的承受能力去进行选择,要兼顾费用的高低、时间的长短、路途的远近以及当时的工作繁忙程度。二是参观项目的选择要适当照顾个人意愿。尽可能地照顾到参观者个人的特点与兴趣,适合其专业与特长,以便充分调动其积极性。三是参观项目的选择要讲究客随主便,不可强人所难。

2.充分地做好参观准备

凡是因公进行的正式参观都应事先做好详尽的计划。如参观项目、人数、负责人及工作人员、起止时间、交通工具、饮食住宿、安全保障、费用预算等。参观计划的重点内容应报请上级批准,再酌情向东道主进行通报。此外,还应尽早向参观人员传达,以便大家做好相关准备。在外出参观前,通常应做好以下准备工作:

(1)了解背景。

即对参观项目的有关背景进行充分的了解。为了使参观者对参观项目有进一步的认识,在进行参观时能够抓住重点,应在参观前组织有关人员进行有针对性的学习,对参观项目有大致的了解,以免参观人员在参观时提出不必要甚至令人发笑的问题影响到本单位形象。

参观前要了解的背景材料主要包括所在国(地区)的政治、经济、文化、习俗,所参观项目的历史、现状、发展前景、主要特色,优点与不足等。如果是赴国外进行参观,还要对参观人员进行外事纪律教育,以免有关人员言行失礼或违规。

(2)分工明确。

要想使参观达到目的,应在参观前对全体人员进行详细分工,把领队、带路、接洽、应酬、翻译以及交通、膳宿、安全保障等各个方面的工作落实到人。参观时大家可以目的明确地深入考察,参观后对各个成员手中资料进行汇总就可以掌握全面的情况。

(3)交际应酬。

参观过程中,参观者与东道主之间的交流是必需的。因此,参观单位应对必要的交际应酬进行认真的筹备。如,要安排专人在必不可少的礼仪性场合进行寒暄、应酬,以免到时出现推来推去或代表人谈吐不得体;还要为东道主准备具有象征意义和纪念意义的礼品,以酬谢对方的盛情。

(4)规定具体。

要对个人的准备进行明确和具体的规定。一是有关装束的规定。参观者的衣着打扮通常会左右东道主对自己的总体印象,因此参观时的装束既要注意时令与行动方便,又要兼顾具体的参观项目。比如,在参观企业、学校等地时应穿着正装,而参观风景名胜时可酌情穿着便装。到国外进行参观时尤其要注意装束的礼仪问题,以免引发不必要的麻烦。二是用具的规定。一般公务参观应备好记录用具,如纸笔、录音、录像器材等,以保证参观活动的有效进行。

(三)开放参观的准备礼仪

开放参观具有一定的广告效应,因而越来越受到现代商务组织的重视。企事业单位通过组织开放参观,可以扩大单位的社会知名度和美誉度。

1.确定主题

即本单位通过这一活动所要达到的目的和希望取得的效果。通常开放参观的主题要有助于提高本单位的知名度和美誉度,促进本单位的业务拓展,和谐本单位与社区的关系,增强员工或家属的归属感。只有明确了开放参观的主题,才能够进行有关的策划和具体工作的组织。

2.安排内容

开放参观的内容一般包括情况介绍、现场观摩和实物展示等。参观内容应紧紧围绕既定的主题来进行安排,具体内容应认真分析、筛选。本单位的不足之处一般不能对外开放展示,否则将给本单位带来不利影响。

3.选择时机

开放参观最好安排在一些特殊的日子里,如周年纪念日、重大节假日等,以便使参观活动的举办“师出有名”。此外,为保证活动效果,开放参观应尽可能地选择在天气较为凉爽的春、秋两季,避免在寒冬酷暑时进行。

4.明确对象

由于开放参观的目的和主题不同,邀请的对象也不同。一般性参观往往邀请员工家属或普通市民,特殊性参观可以邀请与本组织有特殊关系的团体和公众,如政府官员、主管领导、媒体记者等。

5.选择路线

由于开放参观一般是在本单位范围内进行,为了保证秩序井然,减少对正常工作的干扰,主办方应事先经过周密考虑,确定参观路线。参观路线一般不宜复杂,而且要保证参观者的安全,对本单位正常工作的干扰应尽可能小一些。

6.策划宣传

为了使开放参观活动具有较大影响力,保证活动取得良好效果,主办方要准备一些资料和图片、视听材料,以便在参观过程中满足参观者的需要,利于宣传本单位。必要时,还可以借助社会媒体对该开放参观活动进行宣传和推介。

7.做好接待

为了使参观者更好地了解本单位及产品,主办方应事先挑选并培训导游或解说人员。一般应在事前制作并寄发请柬,准备好特殊的参观用品及礼品、纪念品等。

(四)外出参观过程中的礼仪

1.遵循客随主便的原则

在进行参观时,必须讲究客随主便,认真遵从东道主的有关规定。这不仅是参观者的素质问题,也代表着对东道主的真诚态度。

参观者应严格遵照东道主方面安排的时间、内容、路线进行活动,活动时的着装应对东道主表示出尊重,不携带东道主方面明确禁止的东西。

2.全力以赴,专心参观

参观时必须把全部精力放在参观项目上,做到看好、问好、听好、记好。要对参观项目进行全面而仔细的考察,不可走马观花或跳跃式前进。要专心聆听东道主方面人士所做的各种介绍,把握好全局与重点,牢记有关的数据资料。在参观中要有准备、有目的地向东道主方面的人员提问,不要没话找话,提问时要注意礼貌。在东道主允许的前提下,参观者应尽一切可能为自己的参观做好记录。

在整个参观过程中,每个人都要服从集体,不允许各行其是。参观时要保证完成组织上分派给自己的任务,力争将其做得又快又好。参观人员外出要请假,归队要准时,以免产生误会,造成不良影响。未经安排,不要自行与东道主方面的人员私下接触,也不能代表所在单位向东道主方面提出要求或对参观项目做出评价。如果参观期间遇到其他参观者,可以致以热情问候,但不要随意议论参观项目,尤其不要谈一些负面感受。

(五)开放参观时主办方的礼仪

1．热情接待

举办开放参观活动是企事业单位主动地把自身形象展示在社会公众或相关行业的人士面前。因此,在开放参观活动中,主办方的礼仪是否规范是极其重要的。如果在这方面做得不好或不够,都会损害主办方的形象,使开放参观的效果与期望背道而驰。对于前来参观的客人,主办方应热情接待。一般应悬挂欢迎标语,并请礼仪小姐在入口处对来宾表示欢迎。来宾到达后,应由引导员负责将来宾引领至签到处、休息室或直接到参观地点。对那些与本单位有业务往来的贵宾要注意礼貌有加。如果参观来宾较多,应注意按照既定的路线行进,以免现场秩序混乱。

2．认真介绍

主办方的解说人员对来宾所提问题应进行耐心细致的解答或现场演示,并尽可能地调动参观者的兴趣,使之对本单位留下深刻印象或对本单位产品产生兴趣,为开展业务合作奠定良好基础。

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