请示和汇报礼仪的要点和注意事项

2023-08-11 理论教育版权反馈

【摘要】：请示和汇报虽然是两种不同的工作,但都是上下级之间进行的工作联系。(一)请示和汇报者应遵循的礼仪1.准备充分请示汇报分临时性请示汇报和预约请示汇报两种。否则,会造成领导的不快或使领导在客人面前感到难堪,不但影响领导的工作,达不到请示汇报的目的,而且是很不礼貌的。

请示和汇报虽然是两种不同的工作,但都是上下级之间进行的工作联系。因此,它们的礼仪规范是一致的。在实际工作中,请示和汇报也往往融合在一起进行。

(一)请示和汇报者应遵循的礼仪

1.准备充分

请示汇报分临时性请示汇报和预约请示汇报两种。但不管是哪一种,都必须事先做好充分的准备。如果是请示,就要事先想好请示的要点和措辞;如果是汇报,则要拟定出汇报的提纲并准备有关的资料以备上级查看。下级没有做好充分准备就去见领导,开口不着边际,不但是缺乏责任心的表现,也是严重的失礼行为,会招致上级的严重不满。

2.时机合适

这主要是指临时性的请示汇报。汇报者在工作中遇到了困难或自己做不了主的事情时,应及时向领导请示汇报,求得领导的具体指示。一般来说,要先了解领导的活动安排,再通过秘书请求领导接见,也可以直接用电话向领导提出请求,获得允许后方可去见领导。不要在领导忙得不可开交或者正全神贯注于处理某一事情时打断领导的工作和思路,也不要在领导出席会议或约会时去打扰。否则,会造成领导的不快或使领导在客人面前感到难堪,不但影响领导的工作,达不到请示汇报的目的,而且是很不礼貌的。

3.信守时约

这主要是指预约汇报。预约汇报都是在领导指定的时间或者双方商定的时间内进行的,届时必须准时到达。如果汇报者过早到达,会打乱领导的安排,甚至会使领导因未准备就绪而难堪;如果汇报者迟迟不到,让领导久等,则会使领导觉得汇报者缺乏责任心,办事不牢靠。如果遇到突发事件不能准时到达,汇报者应设法尽快向领导说明原因,请求推迟时间或另约时间,并致以歉意。

4.实事求是

即请示及汇报的内容要实事求是,既不要夸大困难和矛盾,也不要只报喜不报忧,更不要借机诽谤和中伤同事。实事求是不仅是工作态度问题,也是汇报者的人品问题。

5.语言得体

请示和汇报的语言应该准确、简明、通俗,语调要平稳,让人听起来明白舒服,但是要坚决杜绝一切低级、庸俗、粗鄙的语言。

在请示汇报中,如果要催问某一问题,应注意语言要委婉,不要用质问的语气,而要用询问语气。请领导解决某一问题时应该用商量、请求的语气,不要用要挟的语言。当领导否定请示汇报者的意见时,要保持谦虚冷静的态度,脸部表情不要大起大落,更不要随意打断领导的谈话。如果确实需要插话,也应先用商量的语气说“对不起,请允许打断一下”或“我想提个问题”得到领导同意后再陈述自己的看法。

6.及时告辞

请示汇报结束后,告辞要适时有礼。如果领导谈兴正浓,汇报者应耐心倾听应答,不要频频看表或打哈欠,以免领导认为汇报者对他的话不感兴趣。当领导说“今天我们就谈到这儿吧”或“待会我还有其他安排,以后我们再找时间谈,怎么样”之类的话时,汇报者应立即打住话头,并作出明确表示,如:“好吧,今天耽误了您的时间,请原谅!”当领导起身相送时,汇报者应主动说“请您留步”“谢谢”之类的话。

(二)听取请示汇报时的礼仪

1.遵守时间

听取请示汇报的领导应在约定时间到达约定地点等候汇报者,不能随意更改既定时间。如果遇到特殊或紧急情况需要离开,应安排其他人来接待汇报者并作必要的解释和道歉,并根据情况做出推迟或改期的具体安排。

2.有礼貌地掌控

在听请示汇报者讲话时,听取者应用表情、动作和简单的语气词表示自己在认真倾听,并鼓励对方说下去。这是对对方的肯定与尊重。即使对方所讲的是自己不愿意听到的话题,也不应粗鲁地打断对方的话,而应巧妙加以引导,使对方转移话题。

3.提问恰当

听取者在听请示汇报的时候如果听不清楚或者有疑问,可以随时提问,以免产生误解。但提问要恰当。在内容方面,听取者所提的问题应与请示汇报的内容紧密相关,不要超出请示汇报者的知识水平,不要提对方难以回答的问题,也不要让问题涉及对方的隐私和忌讳,以免请示汇报者难以启齿。在提问方式和方法上,一定要让对方易于接受,乐于回答。不要生硬追问或跳跃式乱问。提问和交谈时的语音和声调应该亲切、平和,让人感到双方是在平等地交谈。

4.表态慎重

作为领导者,听取者对汇报者所请示的问题应根据党和国家的现行方针、政策和实际情况做出明确答复。不要模棱两可、含糊推脱,也不要故意拖延,更不要出现争吵的场面。如果实在不能当场解决,要约定时间,明确给予答复。

请示和汇报礼仪的要点和注意事项

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