提高工作效率，保持整洁，尊重称呼，预防性骚扰

2023-08-11 理论教育版权反馈

【摘要】：当人们走进办公室时的情绪是积极的、稳定的,就会很快进入工作角色,工作效率就高;反之,情绪低落,则工作效率低。办公室的桌椅及其他办公设施,都需要保持干净、整洁、井井有条。称呼时一律以姓称呼,以显示对来访者的尊重。此外,要不断增强防范意识和自我保护的能力,避免办公室内的性骚扰,努力建立一种健康、积极的异性同事关系。

当人们走进办公室时的情绪是积极的、稳定的,就会很快进入工作角色,工作效率就高;反之,情绪低落,则工作效率低。如果办公室内呈现出整洁、明亮、舒适的工作环境,易使员工产生积极的情绪,员工就会充满活力,工作自然会卓有成效。

办公室的桌椅及其他办公设施,都需要保持干净、整洁、井井有条。一般从办公桌的状态可以看到当事人的状态,会整理自己桌面的人,做起事来肯定也是利落、爽快。为了更有效地完成工作,桌面上应当只摆放目前正在进行的工作资料;在休息前就应做好下一项工作的准备;因为用餐或去洗手间暂时离开座位时,应将文件覆盖起来;下班后的桌面上只能摆放计算机,而文件或者资料则应该收放在抽屉或文件柜中。

(一)与领导相处

与领导沟通的目的主要有以下几个方面:汇报工作、反映或讨论问题、获得支持、明确工作内容与目标。实际上,领导也是普通人,作为下属,本着探讨问题和解决问题的目的,还是需要讲一些技巧。因为,即使下属的出发点和领导的利益以及企业的利益都是一致的,在这个共同利益的前提下,也不见得可以实现无障碍沟通。个人思维习惯不同,性格与脾气也各不相同,而且还有一些非物质的个人利益,如权力、荣誉、面子等需要维护,所以还是讲究点技巧比较好。沟通的技巧有很多,其中有一条值得强调:讨论问题时,应首先认同对方的某些观点,再发表自己的看法。这样做,一方面表示已经理解了对方的意思,另一方面也是对对方的尊重,容易获得对方对自己将要表达的观点的认同。

(二)与同事相处

团队精神是现代组织的核心,团队作业又是现代组织最重要的成长方式。在现代组织中,要求职员进入团队后能自觉主动地融入其中,并设法确认每个人都了解、接受团队目标,而组织中的工作也公平地分配给了每个人。这需要职员具备良好的合作精神,在团队协作中表现出色。如今已不是单枪匹马奋斗的时代了,不善于协作,纵然是天才也无法获得真正的成功。

现代的职场中人都讨厌那些喜欢搬弄是非、玩弄阴谋的人,忌讳任人唯亲或拉帮结派,愿意与那些有才气且志趣相近的同事相处。许多行业需要的是团队的配合,同事时常一起加班研讨,长时间的共处,彼此更为了解,往往会成为知心朋友。与同事的共处原则是彼此尊重、配合,然后尽量施展自己的才华,在透明竞争中求发展。

现代人的生活方式、思想观念大都比较前卫,自己的私事不喜欢让他人知道,哪怕是最要好的朋友。同事比其他的群体更注意捍卫自己的隐私权,所以不要轻易侵入对方的这个“领地”,除非对方主动向你说起。在他们看来,过分关心别人的隐私是无聊、没有修养的低素质行为。这就意味着与同事在一起时,需要掌握交友的尺度,工作中的交流、生活上的互助或是一起游玩都是让双方感到高兴的事,但勿介入他人的隐私,不然会被看作无聊之辈,没有修养。

在传统职场上,同事之间除了工作上的接触,生活上几乎没有来往,甚至大家都在有意躲避。现在同事间应当是最好的生活伙伴,互相帮忙和照应是最方便不过的,如一起租套好住宅,一起打车上下班,既方便也实惠。所以当同事有意接纳你做他的生活伙伴,请你与他一起居住或者搭伙时,你不要抱着不相往来的心理,而要高兴地接受,因为这不仅在经济上互惠互利,也在工作上提供了方便之处,同时还促进了人际关系。

与同事相处,只要你按规则处世,就会觉得轻松、有乐趣。他们对你的事业和生活会有更多的益处。你完全可以怀着快乐的心情走到同事中间,成为其中的一员。

(三)与下属相处

与下属相处,绝不能忽视工作团队的重要性。永远用“我们”来代表所属的部门;当下属受到不公平的指控时,尽力为他们辩护;当下属确实犯错时,积极为他们争取将功赎罪的机会;绝不轻率地侵犯其他领导的控制领域;有效率地主持会议,注意会议议题,避免浪费时间;在可能的范围内,改善员工的工作环境,注意通风、照明、办公桌椅、隔音等设备;同事或朋友有难事,主动伸出援助之手;制止不当谣言的扩散,并主动予以澄清;在钱财上,不斤斤计较;熟谙并且遵守礼仪规范,懂得对下属表示适度的尊重;懂得如何赞美别人与接受别人的赞美;拥有良好的电话、书信、传真等礼节;关怀员工,知道下属的专长,并各依所长分派适当的工作;当员工犯错时,可以私底下批评他,同时要让他清楚地知道自己错在哪里。这都需要相当成熟的沟通技巧。同时,领导也要认识员工的个性,一方面要让员工确信他对团体很重要,另一方面,要避免产生“少做少错,不做不错”的消极心态。要赏罚分明,根据工作表现,给予公平合理的回馈。

(四)与客户相处

与客户相处,作为展现组织形象的代表,待客方式必须是热诚而有效率的。当有客户来访时,应露出热情的微笑并打招呼,言语和态度都显示出很高兴见到他;当客户以电话告知将要来访时,接听声音要真诚而愉悦。工作时间绝不打私人电话,如果有人正朝你走来,除非这个电话非常重要,否则应立即结束电话。此外,打电话时不应背对来客,给人拒之千里的感觉。

会客区域内应随时保持整洁,同时放置组织的一些参阅资料,如产品目录、年报等。无论对方是其他组织的主管人员或是普通工作人员,都应同样以礼相待,不要因职务不同而有所区别。称呼时一律以姓称呼,以显示对来访者的尊重。永远让客人有“宾至如归”的感觉。

(五)与异性相处

俗话说:“男女搭配,干活不累。”无论在怎样的环境里,都少不了男人和女人。尤其在工作中,男女各有优势,与异性能够相处得愉快,工作的效率一定会更高;如果相处得糟糕,首先影响到的就是工作。男女由于性别的差异,导致社会角色、心理状态、做事风格都有很大区别。在相处中,注意互相补充、互相帮助,发挥各自优势,以弥补不足,一定能事半功倍。

但在工作中,男女交往时,要避免过于亲密,要把握好交往尺度,不可以把工作以外的私人感情带到办公室,否则,会给你个人和家庭带来不必要的麻烦。此外,要不断增强防范意识和自我保护的能力,避免办公室内的性骚扰,努力建立一种健康、积极的异性同事关系。

提高工作效率，保持整洁，尊重称呼，预防性骚扰

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