礼仪规范教程：书信格式及要求

2023-08-11 理论教育版权反馈

【摘要】：在正常情况下,人们所写的每一封书信,都应当由信文与封文两大基本部分所构成。因此,在具体格式上,信文与封文也必须遵守各自的要求。(一)信文的要求在常规情况下,信文既是一封书信的主体部分,也是写信人写作与收信人阅读的重点之所在。在一封正式的书信里,信文后段绝对不是可有可无的。因此,封文被视为一封完整的书信中不能够缺少的重要内容。

在正常情况下,人们所写的每一封书信,都应当由信文与封文两大基本部分所构成。因此,在具体格式上,信文与封文也必须遵守各自的要求。

(一)信文的要求

在常规情况下,信文既是一封书信的主体部分,也是写信人写作与收信人阅读的重点之所在。

就具体格式而言,每一封正式书信的信文,大致上都是由信文前段、信文中段和信文后段三个主要部分构成的。一般来说,在一封书信里,三者必须一应俱全,缺一不可。在每一封书信里,它的三个具体组成部分在格式方面均有一系列的具体要求。

1．信文前段的要求

信文前段,通常指的是信文的起始部分。

(1)称谓语。所谓称谓语,在信文之中是指写信人对收信人所采用的具体称呼。在信文里,它通常都位于开篇之处。写信人在选择书信中的称谓语时,应当兼顾收信人的性别、年纪、职业、身份以及双方之间的具体关系。依照惯例,称谓语应当在信笺的首页首行顶格书写。这是尊重收信人的一种特殊的表示。

(2)问候语。所谓问候语,在书信之中是指写信人对收信人所进行的正常问候。它不仅应当体现出写信人对收信人的敬重、友好之意,而且还必须符合收信人的具体习惯。在比较讲究的正式书信里,所使用的问候语大都约定俗成。这一部分内容,一般均不应随便略去。在写信时,问候语按照规矩一般都应当接着称谓语另起一行,写在信笺的第二行,并且必须在开头之处空上两格。

2．信文中段的要求

在一般情况下,信文的中段可长可短、可繁可简,需要写信人在写信时具体情况具体对待,而无过于严格的限制。但是,从根本上来说,言事是对它的总体要求。所谓言事,指的是叙述正事、转入正题。要么是答复疑问,要么是介绍情况,要么是提出建议,总而言之,是有话要讲,有事要办。

在正常情况下,一封书信可以只叙一事,也可以兼叙数事。兼叙数事时,为了层次分明、条理清晰,令收信人一目了然,每叙述一件事情,原则上都需要另外再起一段。

3．信文后段的要求

信文后段,位于信文的正文之后,它属于信文的结束部分,犹如信文的尾声,所以又称信文的结尾。在一封正式的书信里,信文后段绝对不是可有可无的。只有认真写好这一部分,才可使之有头有尾、有始有终,不至于由于虎头蛇尾而令人非议。

(1)结束语。所谓结束语,一般是指写信人专门写在书信结尾之处的客气话和按惯例所应当采用的敬语、谦辞。它的作用是呼应正文,宣告信文到此即告完结。

(2)祝福语。所谓祝福语,又叫作祝词,它是写信人特意写在信文结尾,用来向收信人表达良好祝愿的词语。

(3)落款语。所谓落款语,指的是写信人写在信末的下款。一般来说,它具体又分为自称、署名与写信日期三个部分。自称,是写信人对自己的称呼,它多用谦称,亦可不用。署名,一般应为写信人的全名,有时也可以写名而不写姓。写信日期,通常以越详尽越好。

(二)封文的要求

封文,通常是指写信人在信封上按照规定所书写的文字。人们在通信时,尤其是在互通正式信件时,用以装存、保护信笺的信封必不可少。因此,封文被视为一封完整的书信中不能够缺少的重要内容。

书写书信的封文时,青年学生必须认真依照有关规范去做。做到了这一点,至少可以有三大好处。首先,能够保证书信及时无误地到达收信人的手中。其次,能够反映出发信人对书信传递者的尊重程度。最后,能够直观而形象地体现出写信人个人的文化素养。

目前,在国内所通行的标准封文,一般都由收信人地址、收信人称谓以及写信人落款三大部分所组成。除此之外,在信封上随意再加写其他任何内容都是不适当的。至于将附言等本属信文的内容乱写在信封背后,不仅会破坏书信的美观程度,而且还有使通信内容暴露的可能。

礼仪规范教程：书信格式及要求

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