任务三设备管理：实验室组织与管理

2023-08-08 理论教育版权反馈

【摘要】：表4－5 仪器设备停用和启用审批表四、仪器设备的故障和报废仪器设备出现故障应立即办理停用手续，贴上红色停用标识，同时，设备管理员及时向实验室的负责人报告，并组织修理，或联系仪器设备生产厂商进行修理。包括多功能检测设备，某些功能已丧失，但检测所用功能正常，且经校准合格者；测试设备某一量程准确度不合格，但检测工作所用量程合格者；降级使用者。

一、仪器设备一览表

实验室应建立仪器设备一览表（台账），包括抽样工具、样品制备和数据处理需用的辅助设备和相关软件。仪器设备一览表中应包括如下的基本信息：仪器设备名称、编号、制造厂家、出厂编号、购置日期、启用日期、测量范围、准确度/不确定度、使用部门、设备管理员等。实验室仪器设备一览表示例见表4－2。

表4－2 实验室仪器设备一览表

二、仪器设备的使用与维护

（一）仪器设备使用

实验室应对所使用的仪器设备建立完善的使用管理制度，主要是规定使用前后的检查、交接、清洁、安全使用等方面的管理。对主要仪器设备，应建立仪器设备使用记录，使用记录中应包括对仪器设备使用前后状态的检查、使用人等内容。仪器设备的使用记录放置在仪器设备附近，现场检测使用的仪器设备其使用记录应跟随仪器设备，便于及时填写。仪器设备使用记录示例见表4－3。

表4－3 实验室仪器设备使用记录表

为了正确使用仪器设备，实验室应制定主要检测仪器设备的操作规程，经批准颁布后实施，并以合适的形式放置在仪器设备附近，或悬挂上墙，以便于操作人员使用。注意操作规程需根据设备说明书编制。

（二）仪器设备维护

仪器设备不仅应该正确使用，还应该正常维护。实验室应在年初时制定本年度设备的维护计划，定期对主要设备进行正常维护保养，以保证仪器设备随时处于功能正常的状态。尤其是主要检测仪器设备和对检测结果有较大影响的仪器设备，应科学地确定维护周期。通常机械类的仪器设备维护主要内容有保证各类机械部件工作正常、润滑有效、液压系统处于良好状态等；电子类仪器设备维护主要有除尘、除湿、定期通电等；对部分仪器设备有自身特定维护要求的，其特定维护内容应该在维护计划中有所体现。仪器设备维护计划示例见表4－4。

表4－4 仪器设备维护计划

维护计划下发至相关的执行部门，并有适当的检查和指导内容，保证维护计划按期完成。对仪器设备的所有维护均应填写维护记录，维护记录应纳入仪器设备档案保管。维护记录内容包括维护时间、维护内容、维护时发现的异常情况、处理措施、维护执行人等。

三、仪器设备停用和启用

实验室应对仪器设备的停用和启用进行规定。仪器设备停用有多种原因：无检测业务（指不使用的设备或使用次数少的），仪器设备经检定/校准不合格，仪器设备损坏待修或待报废，仪器设备超过检定或校准的有效期暂不能使用，仪器设备状态可疑等。无论是何种原因停用的仪器设备，均应按照规定进行申报和审批。批准停用的仪器设备，应及时贴上红色 “停用”标识，存放在合适的位置；机械、电子类的仪器设备停用后，除拟报废的外，其定期维护的工作应该照常进行，使仪器设备始终处于良好的状态。停用后重新启用的仪器设备，同样应按规定进行启用申报和审批。凡属计量器具应重新检定或校准合格后方可批准启用，启用后的仪器设备应更换绿色 “合格”标识；若仪器设备在检定/校准有效期内启用，应对其技术性能的稳定性实施期间核查，核查结果合格后方可启用，不合格者应重新检定/校准合格后启用。仪器设备停用和启用记录示例见表4－5。

表4－5 仪器设备停用和启用审批表

四、仪器设备的故障和报废

仪器设备出现故障应立即办理停用手续，贴上红色停用标识，同时，设备管理员及时向实验室的负责人报告，并组织修理，或联系仪器设备生产厂商进行修理。仪器设备的故障和修理应做好记录，并将记录归入仪器设备档案。

出现故障的仪器设备修复后必须重新检定/校准，或验证核查其功能指标已恢复，申请启用并得到批准后方可重新投入使用。有关人员应检查该仪器设备的故障对过去进行的检测工作是否造成影响并做好记录。

仪器设备的报废手续和审批权限应该在程序文件中予以说明，同时应符合本实验室、所在母体组织的管理要求。

五、仪器设备的标识

仪器设备的检定/校准（验证）和确认状态应采用标识管理。每一台仪器设备（包括标准物质）应有明显的标识表明其状态。标识为 “合格”、 “准用”、 “停用”；通常用 “绿”、“黄”、“红”三色标识。标识的具体解释如下：

（1）合格证（绿色）

为计量检定/校准合格者；经实验室自校合格者；经检查其功能正常者；无法检定，经比对或验证适用者（如雷达测量系统等）。

（2）准用证（黄色）

仪器设备存在部分缺陷，但在限定范围内可以使用的（即受限使用的）。包括多功能检测设备，某些功能已丧失，但检测所用功能正常，且经校准合格者；测试设备某一量程准确度不合格，但检测工作所用量程合格者；降级使用者。

（3）停用证（红色）

仪器设备损坏者；仪器设备经检定/校准不合格者；仪器设备性能无法确定者；仪器设备超过检定/校准周期者；仪器设备停用者。

（4）实验室可根据需要设计如表4－6所示的校准状态标识，并在相应文件中说明其使用范围和方法。

表4－6 仪器设备校准状态标识

六、仪器设备档案

实验室应制定仪器设备档案管理规定，明确仪器设备档案管理的具体责任部门和管理人员及重点管理的仪器设备；规定纳入仪器设备档案的各项资料及归档路径，包括归档时间，交接手续；资料入档时应在档案卷宗上记录归档的资料、内容和负责登记的人员；仪器设备档案的编号应该与仪器设备的编号一致，档案做到资料齐全、登记及时准确。

实验室应为纳入固定资产管理的每台仪器设备按照一机一档的方式建立档案。属于低值易耗仪器设备的管理可按仪器设备类别或所收集资料的种类建立档案。

仪器设备的档案是指对设备从采购、验收、安装、调试、量值溯源、使用、维修、改造直至报废的全过程中形成的图纸、照片、文字说明、凭证和记录等文件资料；通过不断收集、整理、归档等工作，建立设备档案。

仪器设备档案的内容应包括：仪器设备名称；制造商名称、型号、序号或其他唯一性标识；接收日期和启用日期；目前放置的地点；接收时的状态及验收记录；仪器设备使用说明书（或其复制件）；检定/校准（验证）的证书或报告；维护和保养的记录；损坏、故障、改装或修理的历史记录等。

原则上仪器设备档案随设备流转，便于及时补充档案信息和资料。为确保仪器设备档案不丢失和不损坏，实验室应制定并实施仪器设备档案的借阅管理办法，规定谁借谁保管谁负责。当仪器设备归还时，同时归还仪器设备档案；设备管理员对归还的仪器设备和档案进行验收，验收合格后双方履行交接手续并签字确认。

七、设备的出入库管理要求

实验室应建立设备的出入库管理制度。当需要携带设备到现场作业，在设备领用、归还时，实验室应对其功能和状态是否正常进行核查确认（由于路途的搬运、携带可能会改变设备的校准状态和功能），并记录。这种核查不仅仅是功能是否正常，配件是否齐全，检定/校准是否在有效期内等内容，还应包括其技术指标是否稳定（这种检查可采用期间核查的方式进行）。当发现设备归还时存在不符合，应张贴停用标识，直至修复后并经检定/校准合格后方可投入使用。

另外，实验室还应特别关注：当设备送由计量授权机构检定或校准后返回时，实验室应对其功能进行检查，确保返还的设备功能正常，并记录检查结果。

任务三设备管理：实验室组织与管理

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