任务二采购管理实践：合同登记与档案管理方法

2023-08-08 理论教育版权反馈

【摘要】：为便于管理和查询，合同应进行登记，设立专门的登记台账和档案。在充分掌握市场信息和技术信息以及充分征求使用人员的意见的基础上，按程序制订计划并加以实施，要十分重视订货合同及其管理。具体的购置方式可按采购的仪器设备的价值大小、主管部门的要求等因素进行选择。

一、设备采购管理的工作内容

采购管理包括实验设备的配置、选型和论证，采购计划的制订和审批，计划的实施，从采购到安装、调试、验收等。如图4－2。

图4－2 实验室设备采购流程图

（一）仪器设备的配置

1. 仪器设备的配置是指实验室根据已有或拟开展的检测项目和参数，以及检测业务发展、科研、检测新技术和新方法研究、安全等方面的需要，对仪器设备的类型、准确度/不确定度、量程、数量、安装环境等进行合理配置。

实验室对仪器设备的配置首先建立在已有或拟开展的检测项目和参数的需要上，对扩展检测项目和参数的设备配置计划一般还应考虑到所扩展的检测项目和参数的资金投入、市场前景；在仪器设备的选型上，还需要考虑到分区布置和该检测项目所要求的环境条件；对有三废排放的仪器设备，还应考虑到环境保护问题。

2. 现场检测设备的配置应满足所开展检测项目和参数的要求，设备的型号规格、技术指标应满足技术标准要求，设备台套数量的配置满足工期的要求，设备安装应符合技术标准或设备使用说明书的要求。

（二）选型和论证

仪器设备选型应考虑的问题一般包括：仪器设备的技术性能（测量范围、准确度/不确定度）要能稳定地满足检测工作的需要；仪器设备的工作效率能满足检测工作量的需求；仪器设备的可靠性、适应性、标准化程度、仪器设备的相互关联性和成套性；对操作技术的要求；仪器设备投资的技术经济效益；制造厂的产品质量、交货期、价格；劳动保护、技术安全与环保的要求；仪器设备制造厂家的信用和售后服务等。在采购计量仪器和量具时，相关厂商必须提供 “制造计量器具许可证”。

充分做好购置前的市场调研工作，广泛收集有关设备产品资料，了解产品的性能和技术参数，与同类产品的优势与不足、产品前景与参考报价、设备配套等情况，做好产品的质量论证，坚持技术上的先进性、经济上的合理性、教学科研上的实用性；正确处理先进与实用的关系，在选型时不盲目追求新式高档、自动、数显等多功能、高性能的设备，而是根据部门的财力与实际需要，选择既满足使用又适应科研要求的设备。

做好采购清单，重点是对要采购的设备名称、型号、规格、技术要求、数量等，充分做好前期的采购调研论证工作，要充分走市场、入厂家了解情况，对采购方案可行性进行充分论证。要落实好设备安装使用地点、领用人及其配套设施的调研论证。避免因设备找不到合适的安装地点，只能暂放在备用库房等，甚至有的大型设备配套设施不全，严重影响了设备的正常验收和使用。

设备在采购管理过程中要健全管理体制，规范运作流程，采购前充分做好前期的调研论证，集思广益、共同决策、减少失误，保证仪器设备从计划、论证到采购和验收入库按规范流程运作，尤其是在前期的调研论证过程中必须站在全局的角度，综合考虑、统筹安排。

（三）采购计划的制订与实施

仪器设备购置合同在签订时，必须以往来函电的洽商结果为依据；内容必须明确表达供需双方的意见，书写清楚、文字准确、无漏洞；签订合同必须手续完备，符合国家法律法规和相关政策；合同必须考虑可能发生的各种变动因素，并列入防止和解决的方法；凡属计量器具的仪器设备，应在合同中明确由法定机构检定或校准合格，方可验收；合同中对仪器设备的交货期、配件、辅件、保修期等应予以明确，同时有相应的售后服务以及合同争议解决方式等条款。

仪器设备购置合同及协议书（包括附件和补充材料），订货过程中的往返的函电和凭证，都应妥善管理，以便仪器设备购置过程中查询，并作为解决供需双方可能发生矛盾的依据。为便于管理和查询，合同应进行登记，设立专门的登记台账和档案。

在充分掌握市场信息和技术信息以及充分征求使用人员的意见的基础上，按程序制订计划并加以实施，要十分重视订货合同及其管理。

仪器设备的购置可考虑采取招标和选择评价供货商的方式。招标应按照国家相应法律、法规进行。选择评价供货商则可根据各仪器设备供货商的报价、售后服务、供货业绩等多方面予以考虑后确定。具体的购置方式可按采购的仪器设备的价值大小、主管部门的要求等因素进行选择。

公开招标采购，即由招标单位通过报刊、广播、电视等媒体工具发布招标广告，公开货物采购的条件和要求，凡对该招标项目感兴趣又符合投标条件的法人，都可以在规定的时间内向招标单位提交意向书，由招标单位进行资格审查，核准后购买招标文件，进行投标。

依据《中华人民共和国招标投标法》，招投标程序如下：

招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的，应当向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。招标人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人勘察项目现场。投标人投标，开标，评标，确定中标人，订立合同，程序中每一步具体情况如下所述。

（1）招标

①具有招标条件的单位填写招标申请书，报有关部门审批获准后，组织招标班子和评标委员会开会。

②编制招标文件和标底。

③发布招标公告。

④投标者资格预审。

⑤文件答疑。

⑥接受投标方提交的投标文件。

（2）投标

①投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。

②投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。

③投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。

④投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。

两个以上法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。

（3）开标开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。

（4）评标评标由招标人依法组建的评标委员会负责。依法必须进行招标的实验室项目，其评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会组成方式与专家资质将依据《中华人民共和国招标投标法》有关条款来确定。

（5）中标中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。中标人应当按照合同约定履行义务，完成中标项目。

（四）实验设备的验收管理

实验设备的验收管理是实现实验设备计划的重要环节，是保证实验设备质量的关键，是保证实验设备投入正常使用的基础。常用实验设备的验收，可由物资设备部门的验收人员、采购人员及使用单位的有关人员承担。实验设备的验收一般分为常规验收和技术验收。

常规验收是指对实验设备的自然情况按订货要求进行检验。主要目的是检验实验设备是否按计划要求购入及对实验设备的包装、外表完好程度进行检验，核对零配件、备件及说明书等技术资料是否齐全。

实验设备技术验收的目的是保证实验设备有一个良好的技术状态。技术验收的主要内容是按照说明书的要求安装调试实验设备，检验实验设备的各项技术指标是否达到规定要求。

验收人员必须做好验收记录，验收记录是实验设备的技术档案的重要组成部分之一。验收完毕后应及时投入使用。如果发现残缺损坏，数量和质量不符合合同规定要求，或未按计划采购的，应和采购人员一起查明原因，及时办理退、换、补等手续。

1. 到货与接收

（1）仪器设备验收前准备

①仪器设备到货后，实验室应安排或培训专职技术人员，熟悉厂商提供的技术资料。

②对精密贵重仪器和大型设备，应派专人按照所购仪器设备对环境条件的要求，做好试机条件的准备工作。

③在搬运至实验室指定位置的过程中，相关人员要做好管理和监督工作，防止搬运过程中发生意外事故。

（2）内外包装检查包装是否完好，有无破损、变形、碰撞创伤、雨水浸湿等损坏情况，包装箱上标志、名称、型号是否与采购的品牌相同。

（3）开箱检查仪器设备由供货方运达实验室的相关场地后，应该进行开箱检查。开箱检查一般由技术负责人组织设备管理部门、使用部门共同进行，并有供货方人员在场。开箱检查的主要内容包括：

①外观包装是否完好。

②按照装箱单清点零件、部件、工具、附件、备品、说明书和其他技术文件是否齐全，有无缺损。

③检测仪器设备有无锈蚀，如有锈蚀，应及时处理防锈。

④不需要安装的备品、附件、工具等，应注意移交，妥善装箱保管。

⑤对需要有基础安装的仪器设备，如万能材料试验机、压力机等，还需要核对设备的基础图和电气线路图；电源接线口的位置及有关参数是否与说明书相符。

检查验收情况应详细记录，作为该仪器设备的原始资料予以归档。对严重锈蚀、破损等情况，最好拍照或图示说明，以备查询，并作为向供货厂商进行交涉、索赔的依据。

2. 验收与初检

（1）数量验收

①以供货合同和装箱单为依据，检查主机、附件的规格、型号、配置及数量，并逐件清查核对。凡有安装合同的仪器，要在供货方安装人员在场时才能开箱验收。

②认真检查随机资料是否齐全，如仪器说明书、操作规程、检修手册、产品检验合格证书等。

③做好数量验收记录，写明到货日期、验收地点、时间、参加人员、箱号、品名、应到和实到数量。

（2）质量验收

①要严格按照合同条款、仪器使用说明书、操作手册的规定和程序进行安装、调试、试机。

②对照仪器说明书，认真进行各种技术参数测试，检查仪器的技术指标和性能是否达到要求。

③质量验收时要认真做好记录。若仪器出现质量问题，应将详细情况书面通知供货单位。视情况决定是否退货、更换或要求厂商派员检修。

3. 仪器设备安装调试

仪器设备应根据技术条件和使用要求进行安装，安装时应注意安全、环境条件、设备基础、用电负荷等满足相关要求，考虑便于设备操作和维护修理。

仪器设备的调试可分为空运转试验、负荷试验和示值准确度检查。仪器设备在安装完毕后，首先应进行空运转试验，特别是机械类的仪器设备，如压力机、万能材料试验机、切割机等，主要考核仪器设备的稳固性，以及液压、操作、控制、润滑等系统是否正常和灵敏可靠。在空运转试验无误的情况下，方可进行试压、试拉、试切割等负荷试验，检查在负荷试验情况下仪器设备是否能正常工作。凡属计量器具的示值准确度应以检定或校准合格为准。

（1）到货仪器设备安装由实验室相关人员协助供应商完成。在调试过程中，要注意检查配件是否齐全。

（2）设备安装完毕，项目责任人及设备操作人员按合同、仪器设备说明书要求，对仪器设备各项功能及指标进行试验及检查，检查其性能指标是否与说明书相符，是否达到合同的要求，并记录。如发现问题应及时反映给供应商解决。

（3）在对设备的验收完成后，所有参加验收工作的人员必须在验收报告单上签名确认，验收人要认真填写《仪器设备验收记录表》（表4－3），把相关照片附于表单对应位置。

4. 性能评价

性能评价是根据仪器设备进行开箱检查、安装调试后的结果，对整个仪器设备的技术性能是否符合规定要求及是否接收作出结论。

仪器设备在性能评价合格之后还需办理移交相关手续，对说明书、技术手册等资料应收集纳入设备档案归档保存。同时，按资产管理权限应纳入固定资产进行管理的仪器设备还应及时同本单位相关部门办理固定资产手续。

5. 注意事项

仪器设备到货后，一台仪器设备包括其各种配件，可能会有多个包装箱，在接收检验时，每个包装箱都要按照检验流程认真验收并要拍照保留证据，每个包装箱都要填写《仪器设备验收记录表》，以备查阅。

二、仪器设备供应商信息管理

仪器设备供应商信息管理主要是指对仪器设备供应商、仪器设备生产厂家进行调查选择的基础资料、供货业绩、评价资料的管理。

在采购仪器设备和消耗材料前应对供应商进行选择，选择过程中应注意考察供应商，特别是仪器设备生产厂的生产资质和能力。考察的办法可以直接通过生产厂家的宣传网站查证，也可查看由供应商提供的资料证明文件等；必要时，到该生产厂所在地实地考察；注意向其他用户咨询使用该产品的质量、产品性能、服务质量、信誉等情况。

一般来说，仪器设备的供应商应提供以下几种类型的基础资料：工商登记证书、税务登记证、制造计量器具许可证等；另外还有一些辅助性的资料，如产品的科研项目鉴定结论、企业质量管理体系认证证书，用户意见书等；以上各类资料，应整编归档，按一个供应商建立一个档案的方式建档。仪器设备供应商档案应包括如下内容：供应商名称、地址、联系方式、供应范围、以往供货业绩的记录、评价及各类基础资料的复印件或原件。

表4－1 仪器设备验收记录表

续表

任务二采购管理实践：合同登记与档案管理方法

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