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个人知识管理工具:比较分析和设计

【摘要】:图3-6个人管理工具分类2.2人知识管理工具管理活动的比较分析个人知识管理工具设计均在前人所研究的个人知识管理技能或工具模型的基础上进行开发的,通常都是按照知识管理流程所进行。其不足之处为局限于知识管理活动中的数据组织、分析,属于辅助性工具,未能形成一个独立的知识系统。

2.1 个人知识管理工具的划分

国内外学者早期所使用的个人知识管理工具较单一,如国外学者Agnihotri和Troutt基于Frand,Avery,Tsui,Barth等前人的研究,提出了个人知识管理技能与工具适配模型,对个人知识管理工具做了大致的划分,即索引工具、元搜索引擎、关联工具、概念地图、电子邮件和通信工具、语音识别工具、协同工具、学习工具等;国内学者常用的有时间管理工具Desklook、文档管理工具Office、网络资源工具Google、交流通信工具QQ等。

由于学者们早期所使用的个人知识管理工具大都为单一技术类工具,因而当时对个人知识管理工具的划分是过时的,现阶段伴随着博客(Blog)、维基(Wiki)、信息聚合和订阅(RSS)、社会性网络服务(SNS)、标签(Tag)、网摘(Social Bookmark)、IM(即时通信)等技术的出现,进一步推动了个人知识管理的发展,促使个人知识管理工具向正式化和非正式化、云端化和协作化、移动化和个性化、多样化和综合化方向发展。

经过整理,蔡晓玲等将当前主流的个人知识管理工具可按知识类型划分为文献管理工具(文献信息)、数据分析工具(数据信息)、概念地图工具(隐性信息)、云端笔记和网络资料管理工具(笔记和日常信息)、社会性网络工具(社交信息)等几大类。各类工具之间既有共性又各具特性,如图3-6所示。

图3-6 个人管理工具分类

2.2 人知识管理工具管理活动的比较分析

个人知识管理工具设计均在前人所研究的个人知识管理技能或工具模型的基础上进行开发的,通常都是按照知识管理流程所进行。因此,将个人知识管理工具的管理流程大致划分为:知识的分类获取、知识的存储管理、知识的评估组织、知识的分析发现、知识的交流共享、知识的应用创新、知识的安全保障,如图3-7所示。并在此基础上,从图3-7中选择代表性的某一工具从知识管理活动进行比较分析,见表3-1。

图3-7 个人知识管理工具管理活动

表3-1 五类个人知识管理工具的比较

续表

对比表3-1可知,各类个人知识管理工具均有其特色和不足之处,具体表现为:

(1)文献管理工具的特色之处在于可帮助用户建立个人专题或某一学科/课题等数据库,收集、管理与之相关的参考文献,进而分析、发现,嵌入至Word,WPS等文字处理软件中,自动生成或更改参考引文列表,高效完成文章的写作。但其不足之处为知识应用方面比较局限,主要应用于文章写作,偏向对期刊、学位论文、图书等文献类型的管理,缺乏多样化、碎片化知识的管理,同时在知识分析和知识交流共享方面有待提高。

(2)数据分析工具的特色之处在于拥有强大的分析功能,对已搜集好的多种数据源按一定规则进行组织和分析,以可视化图谱的方式展现,可实时追踪科学前沿、研究热点,利于知识的创新。其不足之处为局限于知识管理活动中的数据组织、分析,属于辅助性工具,未能形成一个独立的知识系统。

(3)概念地图工具即主流的思维导图,其特色之处在于所思所想流程化、清晰化、图谱化,即可实现隐性知识通过图的形式显性化,在显性化的同时发现新的隐性知识,形成有序的知识结构,更易实现知识的交流、协作、创新。其不足之处为仅限于知识管理活动中的知识梳理,主要应用于知识组织、分析方面,同数据分析工具类似,属于辅助性工具,也未能形成一个独立的知识系统。

(4)云端笔记、资料类工具的特色之处在于对个人碎片化信息的积累与管理,可随时保存网页、图片、照片、文档、信息片段、灵感想法等,满足通讯记录、日程事项、零散资料等的管理,同时实现手机电脑平板客服端与云端服务器之间的信息同步。其不足之处为专注于简单高效的个人碎片化信息搜集、点滴记事功能,不同于文献管理工具的专业化,若大量收集零散信息而不及时进行整理和使用,易造成信息过载,杂乱无序。

(5)社会性网络工具即社会性软件,其特色之处在于促使团体或者群体沟通和协作,把个人间的学习、工作和生活融为一体,建立学习共同体,拥有高协作性、开放性、交互性、易用性等特征。其不足之处为主观意识强,信息的真伪与价值需要进行分析判断,云端信息安全性有待加强。