学科服务组织机构的设置原则与实践

随着高校图书馆学科服务工作的不断深入和发展，学科服务越来越受学科用户的青睐，学科服务系统也随之而逐步发展和完善，要使这一系统能够高效地运行，必须要有一个科学、合理的组织来进行全方位的协调管理安排学科服务工作。因此，学科服务组织机构的设置就是当前迫切的任务。下面主要就学科服务组织的概念、学科服务组织机构设置原则、类型等几个问题进行阐述。

1.1　学科服务组织的概念

在现代汉语中，组织一词有名词和动词两种意义。作为动词，它指将分散的人或物集合，使其具有整体或系统性的活动或工作。作为名词，是指按照一定的目标、任务和形式编制起来的一个集体，即人们为了一定目标的实现而建立起来的社会实体。在英文中的“组织（Organization）”，渊源于“器官（Organ）”，是自成系统的，具有特殊功能的细胞结构。牛津大学辞典中的定义为“为特定目的所作的，有系统的安排”。从管理学的角度理解，组织也具有两种含义，一是组织是人类最一般最常见的现象，如政府行政机构、军队、工厂企业、学校、医院、学术行业等组织，它是某一实体的代表。是一个动态活动过程和静态社会实体相结合的统一体。组织是任何一项管理活动的主要表现中介，是实现各种管理目标的重要保障。组织的特征通过组织结构、组织过程、组织环境和组织意识而表现出来。二是组织是管理的一大职能，是人与人之间或人与物之间资源配置的活动过程。我们所讨论的是代表具体实体本身的组织。一个实体能称为组织是因为它具有自身的特征，具体包含以下特定的含义：一是具有明确的特定的活动目标；二是由两个或两个以上的人或人群组成，并具有特定的人际关系；三是具有一定的系统性的结构层次；四是具有与其他组织的互动和联系作用。

机构就是结构，组织机构就是指组织结构。管理学所指的结构一般都是指组织结构，它是组织中的人员状况、目标系统、特定人际关系（尤其是责权关系）等的一种特定的排列组合方式。这里我们讲的组织结构主要是指组织的内部结构。它是组织内部各要素的排列组合方式，也可以说是组织中按一定的层级建立的人与事、人与人的相互关系。它一般有五个基本的要素：即纵向的层级、横向的部门、职责和义务、直属机构及临时的机构等。

组织设计的原则与要素，在进行组织设计时必须遵循一些基本的原则，这些原则主要有以下几个方面。

分工明晰原则。它是指员工个人对自己所承担工作的责任、权利以及由此带来的利益的明了。一方面有助于员工对个人的工作职责、收益都有明确的认识；另一方面员工是处在组织整体中的，每位员工对其他员工的责权利也有较为明晰的了解。这样员工的工作不会是茫然的，而是主动积极的。从经济上来说，既降低了交易成本，也提高了组织效率。

指挥统一原则。这一原则强调的是每个下属只能向一个上级主管直接负责。这一原则从总体上讲对于保证组织目标实现和绩效的提高有很大的作用。因此，为了组织目标的实现和组织绩效的提高，在进行设计时需要贯彻这一原则。

权责对称原则。权责是指职权和职责，职权是管理职位所具有的一种权力，职责是对应职权应当承担的相应责任。这一原则的要求就是一定的职权应当与一定的职责相一致。职权大于职责会导致滥用职权，很少考虑职权运作绩效。职权小于职责将会出现指挥失灵而难于发挥作用。在实际设计过程中还需要同时与利益联系起来，否则，权力滥用和发挥不足都将出现。

层幅适当原则。一般组织设计都涉及管理层级和管理幅度问题。一般管理层级与管理幅度是呈反比例关系，幅度宽相对应层级就少，幅度窄相对应层级就多。管理幅度根本上取决于管理素质、内容、条件和环境。

人职结合原则。这一原则主要是指人与职位如何结合应遵循的原则，对于组织设计而言就是因职设人与因人设职的关系原则。这就要求在进行组织设计时要将两者有机结合在一起，尽可能地让职位的设置有利于人的满足和发展，尽可能让人的操作有利于职位的完善和组织的优化。

总之，在组织设计中有许多相关因素，它们对组织的结构和绩效有着至关重要的影响。较为常见的一些因素，如有战略、规模、技术、环境等。

组织设计形式一般有简单结构、职能型结构、矩阵型结构、分权型结构和附加型结构五种设计形式。这些设计形式各有优劣。随着社会的发展，各类组织规模越来越大，集体力量越来越重要，也出现了如团队结构、虚拟结构和无边界组织等新型组织设计形式，这些新型的组织形式很快得到了各类组织的广泛应用。

学科服务组织机构。从以上对组织和组织机构的认识出发，我们认为，图书馆组织是管理者建立一个工作关系构架而使图书馆成员得以共同工作来实现图书馆目标的过程，其结果是一种正式的任务系统和汇报关系系统，亦即组织机构的产生。通过这种关系系统，管理者能够协调和激励图书馆成员努力实现图书馆目标。这一系统也决定了图书馆能在多大程度上很好地利用其资源创造信息产品和提供信息服务。那么，高校图书馆学科服务作为图书馆内部系统的一个组成部分，它以传承和传扬学科知识信息的智力成果为宗旨，以满足学科用户的文献信息和知识信息需求为己任，以学科文献信息和知识信息的收藏、开发、服务为组织活动目标，从而适应学科用户信息需求的不断变化需要。

因此，这里所讲的学科组织实际上是学科服务的组织机构。为此，学科服务组织机构可定义为：以最大限度满足学科用户文献信息和学科知识信息需求为目标而对高校图书馆相关资源（文献信息资源、人力资源、设施资源）进行合理设计与职能分配，并按一定的规则和排列组织合成的协调运行的有机整体系统，既是图书馆内部实体单元形成的反映，也是图书馆内部管理行为、管理活动和管理过程的体现。

由此可见，图书馆学科服务组织机构的特定含义是图书馆内部根据各种不同类型高校学科状况的实际而对图书馆资源的合理设计、分配、排列与组合，形成的一个能够根据不同的环境而不断调整行为目标的较为稳定的内部服务组织系统。这一系统的有效运转是高校图书馆内部管理中组织的必然结果。高校图书馆学科服务组织是实现学科服务管理的基本职能，更是图书馆学科服务管理的主要对象。人们将通过这个特定的组织行为建立图书馆学科服务工作关系架构，并协调和刺激组织内成员为实现学科服务整体目标而开展指定的活动，履行各自的职、权、责，相互协调、合作，为实现学科服务组织计划、目标、任务而努力。

高校图书馆学科服务组织机构的职能可体现为以下方面：一是构建学科服务工作关系框架，使学科服务组织的组成部分形成有机的整体；二是合理地组织学科服务的各项活动，使之最大限度地发挥其功能和作用；三是明确组织中各成员的权限，充分调动其成员积极性，主动性地开展工作，获取学科服务效益最优化；四是强化学科服务组织管理信息的传递与沟通，建立其相互的关联；五是建立和健全学科服务组织的管理执行、协调、监督运行机制。

1.2　学科服务组织机构设置

图书馆进行学科服务组织机构的设置是开展学科服务的重要标志和条件。一个组织机构设置合理与否，主要由组织效能反映和体现。组织效能是需要利用各种标准来评价和衡量的。检验组织效能的主要标准有以下几个方面：组织结构是否精悍、组织中成员素质与结构是否合理、组织成员是否主动创新、组织机构是否稳定、组织社会效果是否良好等。一个科学、合理、高效的组织机构的设置必须遵循一定的原则，遵循其发展规律。

1.3　学科服务组织机构设置原则

在高校图书馆管理中，内部组织机构设置是十分重要的组成部分，是图书开展各项服务工作的重要标志和条件，科学合理的机构设置会推动和促进工作的正常运行，提高工作效率，提升服务水平和服务质量。然而不同的高校图书馆由于其类型、规模、性质与任务不同，其机构设置也各有不同。因此，结合自身的实际情况，积极探索如何设置适应高校综合建设与发展需要的一个科学、合理的、充满生机与活力的学科服务组织机构。在对学科服务组织进行设置中，必须充分考虑学科服务组织模式与工作机制的关联性以及相互关系，考虑是否有利于学科服务活动的进行。为此，需以全新的系统观念来设计，并能付诸实施，在实施过程中要能够进行调整，通过不断地调整以达到系统的完善。一般来讲，在进行学科服务组织机构设置中应体现以下原则。

系统性原则。社会的各级组织无论其规模、类型和结构怎样不同，但它都是一个协作系统，学科服务组织也不例外。学科服务组织的设置、管理和运行也不会超越于社会大系统以外，也都需要按系统理论来进行管理。系统理论是现代管理的重要思想。按照系统理论，在进行现代管理活动中必须将活动视为一个系统来思考，必须突出系统思想和系统观点，运用系统分析技术方法，依据整体系统的目的性、相关性和环境适应性等等来建立最优或最适宜的系统管理方案，以获取最优的效益为基点。学科服务系统属于人为系统，人为系统的运行离不开科学的管理。同时，系统的优化还须依赖一定的评价手段去促进。因此，它的设置，无论采取什么样的形式，怎样的布局，需要提供什么样的服务，都应以整体化、系统性为原则，以获取最优的服务效益为基点，建立最优或最适宜的学科服务组织机构。在科学把握人、财、物的相互作用外，尤其还要系统地考虑学科信息、学科知识资源搜集、选择、存储、组织与传播的程序，考虑学科用户需求的个性化，学科服务嵌入式、立体式、合作共享式等。以此来整合学科服务人力资源和知识信息资源，并有效地加以配置和组织，以获取最大效益和最优服务质量。充分考虑学科服务组织模式与工作机制的关联性和相互关系，以全新的系统观念来设计。

实用性原则。是指图书馆在学科服务组织机构的设置上要从高校学科服务学科用户的实际需要出发，规划设计学科服务组织的设置，以最大限度地满足学科服务信息需求。它是学科服务组织建设的一个基本原则。任何一个组织都有其特定的目标和任务，每个组织及其组织内的每一个部分都应与特定的任务目标相关联，组织机构设置合理与否的一个重要的衡量标准就是是否实用于目标任务的实现。学科服务组织机构是直接为学科用户提供全方位、高层次的个性化需求服务的场所，其设置必须要与实现其工作目标任务相联系，围绕学科服务工作的各个环节和发展的不同特点任务需要来进行。通过上述的不同的服务对象和不同的服务需求需要有不同的服务组织形式。学科服务如果说离开了服务对象的实际服务需求，它就失去了实现和存在的价值。因此，在系统性原则的指导下，要充分考虑到学科服务组织的实用性，是否有利学科服务活动实践的实施。设计再好，如果不能在实践活动中付诸实施，那么，这个设置也是失败的。

动态性原则。由于学科服务是图书馆的一项新的服务举措，是随着现代社会、经济和技术的发展而不断变化发展的，没有现成的模子可模仿，在设置上一定存在不尽如人意，甚至是极不完善的情况，因此，在设置过程中一定要考虑到其可变性，不能太固定，要在付诸实施的过程中不断探索和发现其优势和不足，充分考虑既实用又要能进行补充和改进，能够进行调整，以至于不断地更新和完善。因此，在设置学科服务机构时，必须要有发展的眼光动态设计。

协作性原则。高校图书馆学科服务是一个开放的合作服务系统，在学科服务的过程中，有四大主要因素，即学科服务对象（各学科、专业的师生）、馆员、信息资源和相互关联的图书馆，这四大因素中前两者是人的因素，后两者是物的因素。我国高校综合性院校较多且一般学科较为齐全（个别专门院校除外），而图书馆馆员队伍良莠不齐，不可能具备学校所有学科背景，往往都是一个学科馆员负责联络几个学科或多个院系，可是学科服务是以学科用户为中心的，面向学科用户开展的全方位、多层次的服务，仅靠某一个或几个资深学科馆员是无法实现并各自完成学科服务任务的，根本无法保证学科用户日益多样化、个性化的知识信息需求，单个馆员无论是时间、能力还是精力都是十分有限，因此，必须走合作的道路。馆员与馆员之间、馆员与学科服务对象之间、馆与馆之间的精诚协作在学科服务中发挥着非常重要的作用。大多数高校图书馆在实施学科服务工作时，基本上是靠学科服务团队来完成，并按服务对象、服务项目内容的具体要求前瞻性组建学科服务团队。所有学科服务工作分别由资源建设、读者服务、参考咨询等各个部门的馆员和各学科馆员一起协作完成。只有加强馆员与馆员之间、馆员与学科服务对象之间相互合作，图书馆与图书馆馆之间的馆际协作和共享（甚至是全国性的合作与共享）才能将知识信息这一资本充分挖掘出来并加以形式化和资本化，才能真正实现学科服务组织的目标任务。

创新性原则。创新是图书馆的生命之源，在网络化、数字化及泛在知识环境下，图书馆的用户信息行为发生了前所未有的变化，图书馆的服务也随之在不断发展和创新。高校图书馆学科服务是图书馆服务的延伸，是图书馆主动适应新的形势需要而存在的，是参考咨询服务和学科馆员服务基础上不断发展起来的一种创新性的服务，它不仅是一项服务，也是一套全新的运行机制，更是一种全新的知识信息服务理念。由于不同的高校学科现状各不相同，目前还没有一个统一的、规范的、标准的结构形式可以直接应用或模仿，为了保障高校图书馆学科服务有效地进行，为此需要我们站在学科用户的角度，创造性地设计和规划出一种适应个性化信息需求的组织模式。

1.4　学科服务组织机构模式

学科服务是为了满足特定用户群体的个性化信息资源需求而开展的全方位、多层次的知识服务，它不同于传统意义的信息咨询服务，需要依据用户需求的变化不断进行动态调整。规划设计可以摒弃传统的被动服务，采取积极的主动服务并不断提升服务层次和服务水平。高校图书馆学科服务组织与内部其他组织一样，只有运转才能发挥作用，才能充满生机与活力。在学科服务组织的运转过程中为了确保学科服务既定目标的实现，就需要根据不同高校学科状况采用不同的组织形式，以保证学科服务活动的正常运行。国内外高校在学科服务组织机构设置上各显千秋，美国大学图书馆学科服务形成比较完备的体系和运行机构，如Cornell University Lirary（简称CUL）有20个分馆，每个分馆都有学科馆员，分别负责对口的学科服务，相应的学科服务工作也由分馆管理。而那些没有专业分馆的院系则由主馆学科馆员负责联系。在CUL主馆设有一个主管学科馆员的部门，这个部门的名称叫Collections，Reference，Instruction and Outreach，简称为CRIO部门，主馆的学科馆员都隶属于该部门。我国高校图书馆学科服务组织运行情况，从国内学科馆员制度实施以来，学科服务在组织管理模式上各有不同的特点，如南开大学图书馆的学科组织模式柯平教授将其归纳为三种形式，一是科层集中式：以学科馆员组为中心的模式，学科服务工作统一由学科馆员组集中负责，学科馆员组有隶属关系。二是平行分散式：学科馆员分散在各部门，分散管理。三是双层分散式：集中与分散相结合的形式，由学科馆员岗位管理与学科馆员人员管理两条线构成。香港港浸会大学图书馆设有学科联络馆员和图书馆协调老师，共同管理馆藏资源建设。清华大学图书馆学科服务模式相对集中且学科馆员部分兼职，推出的“学科馆员—采取图情教授”模式，架构了图书馆与院系之间的立体联系；北京大学图书馆学科馆员服务模式采取分散式，且馆员全兼职；武汉大学图书馆学科馆员建制原则为三集中（岗位集中、业务集中、考核集中）、三分散（分散地点、分散管理、分散服务）等。将其分别详述，归纳为以下五种管理模式，即单线型、挂靠型、集中型、分散型、团队型。

单线型组织形式有的也称为直线式组织形式，它是图书馆组织管理中一种最基本的组织形式。单线型组织形式是指将社会实体中各种职位按垂直的管理系统进行直线排列，形成自上而下的管理体系。其结构为：馆长—分管业务副馆长—学科服务专家（往往是安排具有相关学科背景的资深馆员担当），馆长对分馆业务副馆长有直线职权，分馆业务副馆长直接对学科服务专家有直线职权，由上而下形成一条职权线，统一指挥。单线型结构相对比较简单单一。通常适用于规模较小的单位，对于大中型图书馆甚至是一般综合性的高校图书馆学科服务组织都不太合适。如：有的高校实行的专职学科专家直接负责式，就是最明显的单线型组织形式。它存在许多明显的不可取之处，这种组织设置形式很难全方位满足学科用户的信息需求。

挂靠型是图书馆学科服务组织设置的一大亮点，是图书馆充分利用有限的人力资源和物力资源的经验所为。学科服务组织的挂靠型组织形式是指所有的专兼职学科馆员分别挂靠于不同的部门的不同岗位，但业务管理与指导统一归口挂靠于信息咨询部或读者服务部，也有的挂靠于技术服务部。由该部门进行业务规划、管理与指导实施，形成岗位与业务两条线管理，这种管理形式会出现学科馆员对某一专业的服务很熟悉，但作为学科服务的全方位、多层次的信息服务缺少必要的沟通渠道。目前国内采取这一种模式的高校图书馆较多，如清华大学、北京大学、南开大学等图书馆学科馆员均挂靠信息咨询部管理；新疆财经大学、西安石油大学等图书馆学科馆员挂靠信息技术部。

集中型主要是设置一个专门负责学科服务的内部职能部门，统一管理专兼职学科馆员，岗位与业务一条线管理，大多以在总馆下设立学科分馆为标志，承担学科服务工作，接受学科用户委托完成相关学科文献信息和学科知识信息资源的专题服务。根据各高校学科状况不同而设置不同的学科服务平台和窗口，由相关学科馆员来负责完成。这样的设置模式有利于保证学科服务的质量。这种模式对图书馆的规模、馆藏资源、馆员素质都有较高的要求，一般规模较大的、学科门类众多的重点大学图书馆和中国科学图书馆常采用此设置。如北京大学在2001年时就提出学科分馆建设思路，2005年底建成15个学科分馆，在学科资源组织与服务方面收到良好效果；最具代表性的是中国科学院国家科学图书馆在总馆设立了专门的学科咨询服务部，统一规划、管理学科服务，到2010年底已招聘六批学科馆员，在岗学科馆员达48人，同时还建立有学科服务协调小组，由馆长直接领导，组建了6个学科团队、4个地域团队，面向30个城市122个研究单元的9万多名用户提供学科服务；上海交大图书馆的读者服务部按学科方向分设的工学、生医农理和人文社会科学三个学科服务部，学科服务部下面分别由学科馆员牵头相关服务工作。

分散型模式与挂靠式有一定的相似之处，但又有很大的不同，它主要是将专兼学科馆员分散在图书馆的各个不同的部门，而图书馆建立专门的学科服务管理委员会或协调组织进行学科服务工作规划和业务的统一指导，在建制上有统一的的建制，但工作地点分属不同，学科服务馆员的行政隶属基本上都属于对外服务部门。较为典型的是武汉大学图书馆，学科服务馆员绝大多数分布在总馆信息服务中心、四个校区的四个分馆的参考咨询部、专业学科阅览室和四个直属院系资料室，学科服务馆员地点分散、服务分散、管理分散，其业务由学科馆员横向工作组跨部门管理。

团队型组织形式是一种新型的组织方式，也是当今知识管理理念下的组织形式，是符合我国高校图书馆馆情的组织形式。它是对上述几种学科服务组织形式的综合，一改原来的单兵服务、单线服务模式，改单线型服务机制为团队运行机制，依据校区和学部的学科分布，按大学科划分组建学科服务团队，成立学科服务团队工作组。在学科服务团队组建中，主要成员是学科馆员，学科馆员是服务团队的核心，但它也充分考虑将学科专家、教师、学生、文献资源建设专家纳入到团队的重要组成部分。因为，他们是学科馆员获取学科信息需求，了解学科用户科研要求的主要渠道。武汉大学图书馆和中科院国家科学图书馆的学科服务团队建立是较为典型的代表。