提高发货控制与退货管理

2023-08-04 理论教育版权反馈

【摘要】：在途库存实质上是属于发出商品，由于存在较大的退货可能性，在会计上通常不确认为收入，也不结转成本，因此导致出版企业账面库存偏高，实物库存与账面库存严重不符，财务部门无法通过账实核对控制库存。加强库存管理，控制库存风险，必须把好发货和退货关。如有差错，要及时查明原因并及时处理，避免日后账务不清；第二，要建立定期对账制度。

代销制脱胎于计划经济时代的征订包销制，是市场经济条件下出版业的必然选择。与代销制相伴产生的是退货制。代销制和退货制的实行使得更多的出版物有机会与读者见面，进而推动了中国出版业的稳步发展。但代销制和退货制客观上加大了出版企业库存的压力和退货的风险。

根据业界人士的经验估计，20世纪80年代，退货率常在百分之几，90年代虽有增加，也仅在10%左右。进入21世纪，退货率加速提高，百分之十几是常见现象，如今百分之二十几也不足为奇^[4]。《中国图书商报》所做的一项调查显示，目前文教类图书出版社退货率普遍较高，其中，教辅图书出版社的平均退货率在30%左右^[5]。

退货率的上升直接导致出版企业库存的增加。由于全面退货制的施行，客户在图书等出版物的销售、上架、退货等方面掌握着话语权，因此退货的随意性较大。退回的出版物，一部分形成有效库存，可以再销售，但大部分形成无效库存，只有报废。退货的随意性增加了出版企业库存的不确定性，也就是增加了库存风险。

为了抢占市场，出版企业普遍采用铺货策略，客户也存在盲目要货现象，这就造成出版企业存在大量在途库存。在途库存即业内通常所称的外库。在途库存中，有多少有效库存，多少无效库存，有多少会退货，会在什么时间退货，出版企业均无从知晓。出版企业在统计、盘点实物库存时，通常没有考虑在途库存，某种图书是否加印通常也只考虑内库的库存量。在途库存实质上是属于发出商品，由于存在较大的退货可能性，在会计上通常不确认为收入，也不结转成本，因此导致出版企业账面库存偏高，实物库存与账面库存严重不符，财务部门无法通过账实核对控制库存。在途库存中的无效库存长期挂账，无法处理，导致出版社资产、利润虚高，埋下了资金亏空的隐患。显然，在途库存也显著增加了出版企业的库存风险。

加强库存管理，控制库存风险，必须把好发货和退货关。为有效控制发货和退货，出版企业应做好如下工作：

（1）建立健全合同管理制度、信用管理制度、异常情况处理及报告制度。无论新老客户，凡是先发货后收款的，均应签订合同，明确信用额度、结算期限、退货比例、退货质量要求、结算折扣、发票类别、付款方式等内容。

（2）完善业务对账、收款制度。第一，在图书等出版物发出之后，要及时掌握到货情况，核对客户所收到的货物的品种和数量与出版企业发货的品种和数量是否一致。如有差错，要及时查明原因并及时处理，避免日后账务不清；第二，要建立定期对账制度。业务员每年至少要与全部客户对账两次，及时催收货款，以避免呆账、坏账损失。针对发行人员对账和催款时存在的重大金额欠款、轻小金额欠款，重近期欠款、轻远期欠款的现象，出版企业要进一步完善考核制度，除以回款考核发行人员之外，还应当增加考核内容，比如制定回收老账的奖励制度和形成新呆账、坏账的惩罚制度等。

发货、对账、收款的职能适当分离是出版企业的一种可行选择。目前大多数出版企业的业务人员兼具发货、对账和收款的职能。这种做法固然简化了管理，但从实际效果上看却存在诸多问题。比如，对账、收款占用了业务人员太多的时间和精力，业务人员没有更多的时间和精力维护与开拓市场；业务人员没有精力与全部客户对账，埋下形成呆账、坏账的隐患；业务人员直接向客户收取现金，但未上交财务部门等。将发货与对账、收款的职能分开，业务人员负责发货，另指派专人负责对账和收款（业务人员和编辑必须提供协助），这样做能够克服发货、对账和收款集于业务人员一身所形成的各种弊端，有利于业务人员腾出更多的时间和精力维护与开拓市场，也有利于及时对账并清理货款。

（3）完善委托代销商品管理制度。第一，出版企业财务部门应设置“委托代销商品”科目，并按照品种、版次及客户名称设置明细账，对委托代销商品的增加、退回、结算、结余进行全过程核算；第二，参照应收账款的管理办法，定期对账龄（异地存货期限）和额度进行分析，发现超期、超额度情况时应及时通知营销部门尽快催收账款、限制发货；第三，定期进行外库存货询证，确保委托代销商品数据准确。财务部门每年至少应该进行一次询证，询证对象可以是全部客户，也可以是随机抽取的部分客户或是有意选择的重点监控的客户。询证时，应注意以下几个问题：一是要明确询证范围，准确地向客户解释委托代销商品的含义及具体范围，以便客户配合；二是将出版企业记录的列入询证范围的发货清单编号、发货日期、发货码洋和实洋等资料全部提供给客户，请客户逐笔核对。如有差异，应要求客户作详细说明；三是询证函应加盖出版企业公章，财务部门登记后再寄发给客户；四是客户核对后，无论有没有问题，均应要求其加盖公章后退回；五是退回的询证函中，剔除时间性差异后仍有误差的，应及时通知营销部门协助核查，并按有关规定进行处理。

（4）完善退货控制制度。第一，出版企业与客户在签订的合同中，应明确退货比例上限、退货时间、退货质量要求等内容。客户退货不能超过合同规定的退货比例上限，而且必须在规定的期限内退货，并保证退回出版物的质量。第二，建立退回出版物质量检验制度。收到客户退回的图书等出版物时，出版企业要仔细检验其质量是否合格，数量是否与退货单相符。第三，建立主动调货制度，某客户不能销售的出版物应及时调往需要该出版物的客户。第四，完善退货归堆制度。退回的出版物，能够继续销售的，必须归堆入库，不能继续销售的经过编辑、财务等部门确认后，才能作报废处理。

提高发货控制与退货管理

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