合理库存管理模式：出版企业财务管理专题研究

合理库存是指既能保证生产和销售的需要，又可使存货成本最小化的库存数量。合理库存管理模式是采用必要的库存控制手段和管理办法，将存货维护在合理水平的一种存货管理模式。它是出版企业普遍采用的一种存货管理模式，包括对纸张的管理。

纸张是生产纸质出版物的主要材料，纸张采购的支出一般大于印装等加工费用支出，是出版物生产成本中权重最大的部分。加强对纸张的管理，对降低出版物生产成本，加速资金周转，提高出版企业经济效益，具有重要的意义。

与其他企业不同，出版企业的纸张存货大多采取由印刷企业代管的模式，纸张一般不存放在本企业的仓库中，特别是中小出版企业更是如此。出版企业通常与多家印刷企业保持业务联系，纸张也分散保存于多家印刷企业，纸张管理因此具有了特殊性。其管理的特殊性加大了纸张管理的难度，也加大了管理的风险。中小出版企业纸张管理通常由出版部门负责；大型出版企业设有专门采购部门的，则由采购部门负责采购，但领用和储存仍应由出版部门负责。

纸张管理主要包括纸张年度预算的编制，纸张日常的购进、领用和储存管理，与财务部门、印刷企业定期或不定期的对账，材料存货的盘点、报残，材料款的结算等内容。

1.编制年度用纸预算

出版部门或采购部门应当按照出版企业的统一安排，依据生产预算和期初、期末纸张存货水平，及时编制年度用纸预算。年度用纸预算经出版企业董事会批准后，再据以编制季度、月度纸张采购计划，按计划采购、领用和储存纸张。实践证明编制用纸预算是非常实用的、行之有效的纸张管理手段之一。

2.按经济批量采购纸张

采购批量是指每次采购纸张的数量。经济批量是指在满足出版物生产需要的前提下，将纸张成本控制在最低水平的采购批量。按经济批量采购纸张是在供应过程中为降低纸张成本所采取的一项重要管理措施。在纸张全年需求量已定的情况下，采购批量越大，储存的纸张就越多，这必然会导致纸张储存成本上升，但由于采购次数减少，订货成本也相应降低。反之，如果降低纸张的采购批量，其储存成本则会降低，但由于采购次数增加，订货成本也会随之上升。也就是说，随着纸张采购批量大小的变化，其储存成本与订货成本是互为消长的。纸张管理的目的之一，就是要确定将这两种成本合计数降到最低时的采购批量，即经济采购批量。

（1）经济采购批量的基本模型。

经济采购批量模型是建立在一系列严格假设基础上的。这些假设包括：①存货总需求量是已知常数；②订货提前期是常数；③货物是一次性入库的；④单位货物成本为常数，无批量折扣；⑤库存持有成本与库存水平呈线性关系；⑥货物是一种独立需求的物品，不受其他货物影响。满足假设条件的经济采购批量和存货最低年成本的计算公式如下：

式中：Q——经济采购批量；

　　　D——某种存货全年需求量；

　　　K——每次订货成本；

　　　KC——单位存货年储存成本；

　　　T——与采购批量有关的存货最低年成本。

【例4－1】　某出版企业印制纸质出版物全年需耗用规格为880mm×1 230mm的60克胶印书刊纸60 000令，市场平均价格为每令160元（不含税），每次订货成本为320元。纸张全部送入指定印刷企业的仓库，由印刷企业代管，出版企业按每令0.8元向印刷企业支付储存费用。该出版企业的资金成本率为6%，则每令纸张的储存成本为10.4元（0.8＋160×6%）。该出版企业规格为880mm×1 230mm的60克胶印书刊纸的经济采购批量、最佳采购次数、经济采购量占用的资金以及最低订货与储存年成本可以计算如下：

经济采购批量Q＝＝1922（令）

每年最佳采购次数N＝＝31（次）

经济采购量占用的资金×160＝153 760（元）

纸张最低年成本＝19 983.99（元）

（2）订货提前期。

在基本模型中，假定出版企业能够及时补充纸张存货，但一般情况下，出版企业的纸张存货往往不能做到随用随时补充，因此不能等纸张用完再去采购，而需要在没有用完时提前采购。

在提前采购的情况下，出版企业再次发出采购单时，尚有存货的库存量，称为再订货点，用R来表示。它的数量等于交货时间（L）和每日平均需用量（d）的乘积，即：

R＝L·d

假定前例中出版企业订货日至到货期的时间为2天，每日用纸量200令，则：

R＝L·d＝2×200＝400（令）

即该出版企业在规格为880mm×1 230mm的60克胶印书刊纸尚存400令时，就应当再次订货，等到下批采购的纸张到达时，原有库存刚好用完。此时，有关存货的每次采购批量、采购次数和订货间隔时间等并无变化，与瞬时补充时相同。

（3）保险储备。

前面假定纸张存货的供需稳定且确知，即每日需求量不变，交货时间也固定不变。实际上，每日需求量可能变化，交货时间也可能变化。按照某一采购批量（如经济采购批量）和再订货点发出采购订单后，如果需求增大或送货延迟，就会导致缺货或供货中断。为防止由此造成的损失，就需要多储备一些纸张存货以备应急之需，为此多储备的纸张存货就称为保险储备（安全存量），可以用S表示。这些纸张存货在正常情况下不动用，只有当存货过量使用或送货延迟时才动用。在考虑保险储备的情况下，再订货点可以用下列公式计算：

R＝L·d＋S

出版企业某种纸张应保持多少保险储备才合适？这取决于纸张存货中断的概率和存货中断的损失。较高的保险储备可降低缺货损失，但也增加了持有成本。因此，最佳的保险储备应该是使缺货损失和保险储备的持有成本之和达到最低。

【例4－2】　续上例，假定该规格纸张每令缺货损失为200元，在交货期内，印制出版物用纸量及其概率如下：

　　　　　　印制出版物用纸量（令）　　　概率

　　　　　　　　　　380　　　　　　　　　0.1

　　　　　　　　　　390　　　　　　　　　0.2

　　　　　　　　　　400　　　　　　　　　0.4

　　　　　　　　　　410　　　　　　　　　0.2

　　　　　　　　　　420　　　　　　　　　0.1

该出版企业最佳保险储备的计算如表4－1所示。

表4－1　保险储备分析表　金额单位：元

从表4－1可以看出，当保险储备为10令时，缺货损失与持有成本之和最低。因此，该规格纸张保险储备量为10令比较合适。此时，再订货点为：

R＝L·d＋S＝2×200＋10＝410（令）

在考虑保险储备量的情况下，该出版企业在规格为880mm×1 230mm的60克胶印书刊纸尚存410令时，就应当再次订货。此时，有关存货的每次采购批量、采购次数和订货间隔时间等并无变化，与瞬时补充时相同。

（4）纸张陆续供应和使用情况下的经济采购批量。

在建立基本模型时，假设纸张存货一次全部入库，陆续耗用，故纸张存货增加时存货量变化为一条垂直的直线。但是在实际工作中，一次订购的纸张往往是陆续到货并入库，然后再陆续被耗用。尤其是大批量采购的纸张，基本上都是陆续入库和陆续领用的。在这种情况下，就需要对基本模型做一些修改。修改后经济采购批量以及最低订货与储存年成本的计算公式如下：

式中：d——每日耗用量；

　　　p——每日送货量。

【例4－3】　续例4－1，假设该出版企业规格为880mm×1 230mm的60克胶印书刊纸每日耗用量为200令，每日到货量为600令，则：

经济采购批量＝2 353（令）

每年最佳采购次数26（次）

经济采购量占用的资金×160＝188 240（元）

纸张最低年成本T

（5）有数量折扣时的采购批量。

为了鼓励出版企业大批量采购，供应商对大批量采购的客户经常会给予一定的价格折扣优惠。于是，出版企业就可以利用数量折扣价格，取得较低纸张采购价格、较低运输费和较低订购费用的机会，此时出版企业因大批量采购而节约的纸张订货成本和采购成本有可能超过由此加大的纸张储存成本。在有数量折扣的采购决策中，纸张的订货成本、储存成本以及采购成本都成为订购批量决策中的相关成本。这时，上述三种成本的年成本合计金额最低的方案，才是最优采购方案。

【例4－4】　续例4－3，供应商规定，规格为880mm×1 230mm的60克胶印书刊纸每次订货量达到3 000令时，可享受2%的价格优惠。则该出版企业在进行纸张采购决策时，应以多大的批量订购最优？

此时的采购决策可以分三步进行：

①计算没有数量折扣时的经济采购批量。

从上例可知，在不考虑数量折扣时，经济采购批量为2 353令。于是，最佳采购批量必然是2 353令或3 000令，没有其他采购数量比这两个数量中的一个更经济。

②计算不考虑数量折扣，只考虑经济采购批量时的总成本。

采购成本＝60 000×160＝9 600 000（元）

最低年成本T＝16 235.07（元）

纸张总成本＝年采购成本＋最低年成本T

　　　　　＝9 600 000＋16 235.07

　　　　　＝9 616 235.07（元）

③计算只考虑数量折扣，不考虑经济采购批量时的总成本。

采购成本＝60 000×160×（1－2%）＝9 408 000（元）

订货成本＝60 000÷3 000×320＝6 400（元）

储存成本＝300÷2×10.4＝15 600（元）

纸张总成本＝年采购成本＋年订货成本＋年储存成本

　　　　　＝9 408 000＋6 400＋15 600

　　　　　＝9 430 000（元）

从上述计算结果可知，接受数量折扣可使纸张总成本降低186 235.07元（9 430 000－9 616 235.07）。因此，该出版社应该选择接受数量折扣的方案。

（6）存储量受限时的采购批量。

出版企业的纸张存货大多采取由印刷企业代管的模式。我们在前面讨论经济订购批量时，是假定代管印刷企业有足够的仓储能力或者在代管印刷企业库容不足时可以部分存放于出版企业的仓库中，以保证按经济采购批量采购纸张。但实际上，每个企业的存储能力都是有限的，不可能无限制地扩大。在这种情况下，如果计算确定的纸张经济采购批量大于存储约束性因素的数值（即超过现有最大存储量），那么最佳的采购批量就是该约束性因素的值。

当存储量含有约束性因素时，也可以通过某些方法（如租用新的库房、建造新的仓库等）来增加存储量，以达到最佳存储量（经济采购批量）的要求。但租用新的库房或建造新的库房都需要支付一定的费用或投入一定的资金，从而增加储存成本。这就需要进行经济上的论证，权衡利弊，选择最佳方案。

【例4－5】　某出版企业印制纸质出版物全年需耗用规格为787mm×1 092mm的60克胶印书刊纸80 000令，市场平均价格为每令130元（不含税），每次订货成本为350元。因出版企业无仓库可存放纸张，故所购纸张全部存入指定印刷企业的仓库，由印刷企业代管，出版企业按每令0.8元向印刷企业支付储存费用。代管印刷企业最多可储存该种规格的纸张2 000令。为了保证生产的需要，出版企业已与某仓储企业达成租赁意向，租用一间可存放1 000令纸张的仓库，年租金1 200元。该出版企业的资金成本率为6%，则每令纸张的储存成本为8.6元（0.8＋130×6%）。该出版企业规格为787mm×1 092mm的60克胶印书刊纸的采购决策可以分三步进行：

①计算不受任何限制时的经济采购批量和最低年成本。

经济采购批量Q＝＝2552（令）

纸张最低年成本T ＝＝21 945.39（元）

②由于代管印刷企业最多只能储存该种规格的纸张2 000令，少于经济采购批量2 552令。因此需要在租用仓库与按代管印刷企业目前最大储存量采购之间做出选择。如果一次采购2 000令，则其年成本合计数为：

储存成本＝2 000÷2×8.6＝8 600（元）

订货成本＝80 000÷2 000×350＝14 000（元）

纸张年成本＝8 600＋14 000＝22 600（元）

③比较选择。按经济采购批量采购时，最低年成本为21 945.39元。而按最大储存量采购时，年成本为22 600元，比按经济采购批量采购的年成本多出645.61元。但如果租用仓库则需要支付1 200元租金。显然，按代管印刷企业目前最大储存量采购对出版企业更为有利。

3.加强纸张出入库管理，强化对账制度

纸张的入库、储存和出库以及纸张明细账的记录、核对，是纸张管理的日常工作。做好这些日常工作，才能在满足生产用纸需要的同时，保证纸张的质量和纸张的安全、完整。纸张的入库方式通常有两种：一是纸张供应商送货；二是印刷企业之间的纸张调拨。无论哪种入库方式，都必须办理严格的入库手续。大批量纸张入库时，出版企业的采购部门或出版部门应当检查纸张的品种、规格是否是所采购的，数量是否正确，质量是否符合要求等。如果是印刷企业代管，印刷企业的仓储部门应参与入库验收。

纸张是易燃物品，也不能雨淋日晒，所以在储存过程中必须严格防火、防水，防各种自然灾害，防人为毁损和盗窃。为此需建立纸张保管的责任制度，落实具体的责任人，明确责任人的责任。同时要办理相应的财产保险，以防止各种灾害造成的损失。如果出版企业保险意识不强，交由印刷企业保管的纸张没有办理财产保险，一旦发生灾害，就可能给出版企业带来重大财产损失。

纸张出库方式也有两种：一是出版物生产领用；二是印刷企业之间纸张调拨。无论是领用还是调拨，都必须填写出版企业材料出库单，出库单必须有出版部门经办人和负责人签字，还应有出版企业分管领导签字。没有手续完备的出库单，实物一律不能出库。

出版企业的出版部门应当设置纸张明细账，并指定专人负责登记和对账。同时要求代管印刷企业也设置相应的纸张明细账。每月末，出版部门与代管印刷企业应当对账一次，如有差异应及时查明原因，并进行必要的调整和处理。

4.定期或不定期盘点，严格报残制度

每月末或旺季结束时，出版企业与代管印刷企业对存放于代管印刷企业的纸张应联合进行一次全面的清查盘点。通过盘点，掌握代管纸张库存的现状，确定纸张库存的实际数量，发现管理过程中存在的问题，以便采取措施予以解决。如遇特殊情况，应随时进行盘点。

对于储存过程中发生的毁损、报废，出版企业与代管印刷企业要联合查明原因，分清责任，由责任方承担损失。应由保险公司赔付的部分，应及时索赔。储存过程中发生的毁损、报废，经出版企业批准后，才能减少账面库存。