民营企业员工手册与规章制度

2023-08-02 理论教育版权反馈

【摘要】：未经公示程序的员工手册、规章制度一定无效，但未经民主程序并非必然无效。但张某某对规章制度只有接受权、知情权，无参与权和异议权。重庆某某软件有限公司规章制度的制定程序显然不符合法律规定程序，不能作为处分违纪劳动者的依据和一审法院审理本案纠纷的依据。据此认定张某某严重违反劳动纪律、规章制度，解除双方劳动关系，属于违法解除，应支付原告张某某违法解除劳动关系的赔偿金136 182.06元。

★★★风险12：不制定规章制度或员工手册

阐释说明：用人单位内部的规章制度或员工手册对于维持企业的正常运行具有重大意义，主要体现在：

（1）根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第十九条的规定，用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。也就是说合法有效的规章制度可视为用人单位的“内部法”，可以作为法院审理劳动争议案件的依据。

从《劳动合同法》的角度讲，用人单位的规章制度、员工手册，是用人单位合法解除劳动合同的重要依据。

（2）不制定规章制度或员工手册的弊端如下：无法有效规范劳动者与管理者的行为，会降低经营效率；容易引发劳资纠纷，提高劳动用工风险与用工成本；处理劳资纠纷时，将用人单位置于被动地位；无法依据规章制度解除中长期或无固定期限劳动合同，限制用人单位用工自主权。另外，通过法定制定程序制定的员工手册，也可以根据需要弥补规章制度制定上的一些疏漏。

防范措施：为了防止以上风险，可以采取以下措施：

（1）用人单位应重视规章制度、员工手册的意义，依据《劳动法》《劳动合同法》等相关规定，制定合法有效的规章制度、员工手册；

（2）用人单位缺乏相关经验的，建议委托专业机构或律师，结合用人单位的工作性质、工作环境等具体情况，制定出更利于用人单位管理和发展需要的规章制度、员工手册。

法条链接：《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第19条，《劳动合同法》第39条

★★★★★风险13：规章制度或员工手册的制定程序违法或内容违法

阐释说明：（1）规章制度或员工手册的制定程序违法是指其制定未经民主或公示程序；内容违法是指内容设计违反法律强制性规定。

常见规章制度或员工手册中的不合法条款：年终考核实行末位淘汰制度；迟到罚款制度；加班是一种奉献，公司安排加班，劳动者应无条件服从；工资中包含社保费用，社保自行交纳，劳动者本人承担未交纳保险的后果，工伤概不负责；在职期间不得谈恋爱、不得结婚，入职3年内，不能生孩子；合同期未满辞职，须交违约金；年假应在本年度休完，过期未休完视为本人放弃；等等。

（2）规章制度或员工手册的制定未经民主、公示程序或内容设计不合法的法律后果有以下三种。①该规章制度不能作为审理劳动争议案件的依据。未经公示程序的员工手册、规章制度一定无效，但未经民主程序并非必然无效。就重庆地区而言，法院认为规章制度未经民主程序制定，不符合法律规定的程序，不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据。②用人单位可能承担行政责任和赔偿责任。《劳动合同法》第八十条规定，规章制度违反法律、法规规定的，劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。③规章制度违反法律、法规规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位需支付经济补偿金。

防范措施：（1）建议用人单位对企业用工管理制度进行规范管理，按照《劳动合同法》第四条的规定严格履行民主与公示程序。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、劳动纪律等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或职工代表平等协商确定。

需注意：①员工手册仅经过工会审核，未经全体职工或职工代表讨论并提出意见的，不应视为履行了民主程序。②用人单位未经民主程序而单方面变更规章制度的无效。③用人单位在制定规章制度过程中须注意留存经职工代表大会或者全体职工讨论、与工会或者职工代表平等协商及最终公示的证据，包括会议纪要、讨论情况和经过、张贴公告的记录等。

（2）向劳动者公示或告知规章制度、员工手册。用人单位可以采取公司网站公布、电子邮件通知、公告栏张贴、留存员工手册发放签收的记录、规章制度培训签到记录等方式进行公示或告知。注意保留劳动者确认其知悉规章制度、员工手册内容的证据。

（3）制定公平合理的规章制度，保障规章制度、员工手册在内容上不违法。

（4）用人单位缺乏相关经验的，建议委托专业机构或律师，结合用人单位的工作性质、工作环境等具体情况，制定更利于用人单位管理和发展需要的规章制度、员工手册。

法条链接：《劳动合同法》第4条、第39条、第80条，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第19条，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条

经典案例：〔2015〕渝一中法民终字第02563号　重庆某某软件有限公司与张某某劳动争议上诉案

案情简介：重庆某某软件有限公司承认据以解除双方劳动关系所依据的规章制度系公司人力资源部拟定、征求意见，然后由劳动者签字领取的。上述规章制度，涉及劳动者考勤、薪酬、奖惩等方面，关系劳动者的切身利益。重庆某某软件有限公司自称系公司人力资源部制定，无证据证明经过了民主程序。张某某既然是在重庆某某软件有限公司成立之初即被派至该公司工作，作为劳动者和中层管理人员，张某某有权参加重庆某某软件有限公司规章制度的筹备、制定等工作，有权提出建议。但张某某对规章制度只有接受权、知情权，无参与权和异议权。重庆某某软件有限公司规章制度的制定程序显然不符合法律规定程序，不能作为处分违纪劳动者的依据和一审法院审理本案纠纷的依据。据此认定张某某严重违反劳动纪律、规章制度，解除双方劳动关系，属于违法解除，应支付原告张某某违法解除劳动关系的赔偿金136 182.06元。

★★★★风险14：用人单位不当处理违规违纪劳动者

阐释说明：（1）用人单位处理违规违纪劳动者方法不当，导致用人单位在劳动争议案件中举证困难。

未明确约定劳动者违规违纪的认定标准或证明劳动者违规违纪事实的材料未交劳动者本人签字确认，导致用人单位在劳动争议案件中举证困难。法律规定在用人单位作出违规违纪处理而导致的劳动争议中由用人单位承担举证责任，要求用人单位对违规违纪行为存在以及违规违纪处分的合法性予以证明。实践中，很多用人单位都没有明确违纪的认定标准，也没有制作违规违纪事实确认单并让劳动者签字确认，可能面临举证不能而败诉的后果。

（2）用人单位未依照员工手册的相关规定处罚劳动者，将被认定为违法。

应明确员工手册对劳动者和用人单位的作用是双向的。用人单位也应遵守员工手册，依据其相关规定管理劳动者。若用人单位没有依据员工手册相关制度对劳动者进行处罚，直接解除劳动合同的，会被认定为违法解除。

（3）单位依据与其关联的其他用人单位的规章制度解聘劳动者的会被认定为违法解除。

若用人单位无法证明所依据的制度能适用于劳动关系双方的，则解聘劳动者的行为可能构成违法解除。某个单位的规章制度只对本单位的劳动者有效。第三方公司的规章制度对该用人单位的劳动者不具有约束力，不能直接适用。

防范措施：（1）综合考虑用人单位管理过程、各个部门职能授权等各环节可能存在的法律风险，制定合法且完善的规章制度、员工手册。尽量将劳动者考核指标量化，确保可操作性。

（2）在进行违规违纪处分时要考虑到可能引发的后果。依据《劳动合同法》的规定，在处分、解雇违规违纪劳动者时应听取工会或者职工代表的协商意见，并及时将对违规违纪劳动者的处分决定书面通知工会或职工代表。

（3）遵守规章制度、员工手册规定的处罚程序，依法公示对违规违纪劳动者的处分。

法条链接：《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（一）》第13条，《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条

相关案例：重庆某某矿业有限责任公司诉杨某劳动合同纠纷案（重庆市高级人民法院公布第二批劳动争议经典案例）

案情简介：重庆某某矿业有限责任公司以杨某从2014年3月7日至2014年3月13日连续旷工5天，严重违反劳动纪律为由，依据《劳动者劳动纪律暂行规定》第三章的规定解除了与杨某之间的劳动合同关系。在本案中，重庆某某矿业有限责任公司并未举示充分证据证明《劳动者劳动纪律暂行规定》系其通过民主程序制定的，亦未举示充分证据证明已将该规定向杨某公示或告知。重庆某某矿业有限责任公司解除劳动合同缺乏事实依据，人民法院遂认定该公司解除劳动合同违法。

民营企业员工手册与规章制度

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