合规印章管理：假章风险解析

鉴于实务中常见法律风险点与全篇统筹规划，此处的企业印章分别是指公章、财务章、合同章、发票章、法定代表人名章。确保印章的正确使用、有效，是保证企业法人开展正常活动，顺利实现社会目的和价值的必要条件。

★★风险20：混淆不同印章的用处及效力

阐释说明：在企业存在多枚印章时，易导致企业内部对于各印章的用处并无明确细化而发生用章混乱的局面。根据最高人民法院的裁判规则，在关于印章效力的诉讼中，用章不具有唯一性的公司不得否认某一印章的效力，因此，常常导致诉讼中的对方当事人通过主张公司用章不具有唯一性的方式来实现自身诉讼目的。

防范措施：企业应明确常用印章的各自区别，并在公司内部进行区分保管与使用。

（1）公章在所有印章中具有最高的效力，是企业法人权力的象征。在现行的立法和司法实践中，审查是否盖有企业法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外（如发票的盖章），均可以公章代表企业法人意志，对外签订合同及其他法律文件，具有极高的法律效力，凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。盖有公章的介绍信、合同乃公司意思表示的法律文件，在法律实践中，持有上述法律文件的行为人一般会被视为公司的代理人（即授权代表）。

（2）财务章，即财务专用章，是各单位办理单位会计核算和银行结算业务时使用的专用章，通常在与银行打交道的时候会用到，比如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外，也会用于财务往来的结算等。

（3）合同章：单位对外签订合同时使用，可以在签约的范围内代表单位，在合同上加盖合同专用章，单位需承担由此导致的权利义务。

（4）发票章：企业、单位和个体工商户在购买和开具发票时，需要加盖发票章。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。根据《中华人民共和国发票管理办法实施细则》（以下简称《发票管理办法实施细则》）的规定，通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。

（5）法定代表人名章：在规定的有限用途内使用，如税务申报、开支票等。在法律上，盖章是企业法人的行为，而不是一个自然人的行为；在法定代表人签署个人名字的文件上，再盖有企业法人印章，以此可确定该签字行为是属于职务行为，而不是签字人的个人行为。如果印章所有人基于自己的意思将印章交与他人使用，具有授予他人代理权的法律效果，印章所有者必须为该意思内容承担责任^[11]。

（6）电子签名章：自《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》）实施后，电子印章（签名）就具有了合法地位。电子印章（签名）并不是实体印章的图像化，而是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。《电子签名法》第三条规定：民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

需要注意的是，电子印章不适用于：涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

法条链接：《发票管理办法实施细则》第28条，《电子签名法》第2条、第3条

★★★风险21：伪造印章

阐释说明：一是未经批准擅自刻制企业印章。印章的刻制应由企业领导人员批准，个别企业没有严格执行审批程序，而是根据业务需要私自进行刻制。二是未在公安机关指定单位刻制，未履行备案手续。印章承制单位必须是公安机关指定的专业机构，非指定单位刻制的印章无法进行备案，亦得不到公安机关认可，当属“假章”。根据《刑法》规定：伪造公司、企业、事业单位、人民团体印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金。

在以下几种情况中，即使印章系伪造，公司也不能够否认其效力：①伪造印章对外签订合同的人构成表见代理；②法定代表人或者授权委托人伪造公司印章对外签订合同；③公司用章不具有唯一性；④公司在其他场合承认过该印章的效力；⑤公司明知他人使用伪造印章而未向公安机关报案的。

防范措施：为防止伪造印章对公司造成不必要的风险，应注意以下两个方面：

（1）公司内部明确印章刻制的正确流程：企业需要拿着税务登记证副本、营业执照副本、法定代表人身份证，先到公安机关登记备案，公安局开出证明后，到指定的地点刻章，一般现场需要提供以上材料的原件及复印件；

（2）企业要想主张使用伪造的印章签订的合同对公司不具有约束力，可从以下几个方面入手：对方当事人明知印章系伪造；对方当事人没有理由信赖使用该印章的人能够代表公司对外签订合同或者使用印章；公司印章的使用具有唯一性，且不存在使用、管理混乱的情况。

法条链接：《刑法》第280条，《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第23条

相关案例：（2018）渝02刑终230号　崔某某犯伪造公司印章罪

案情简介：渝万公司于2013 年7 月2 日印发渝建集发〔2012〕45 号文件，任命被告人崔某某为橡胶坝工程项目经理，并刻制了“重庆市渝万建设集团有限公司渭河××段2某橡胶坝工程项目部”印章。崔某某在未经渝万公司授权的情况下，私刻了“渝万集团渭河××段2某橡胶坝工程项目部”印章一枚及“重庆市渝万建设集团有限公司财务专用章”二枚（其中一枚有数字编号）并使用。被告人崔某某未经授权，擅自刻制公司印章3枚，其行为已构成伪造公司印章罪。

★★★★风险22：印章管理不善

阐释说明：一是企业内部未指定专人保管印章，或因人员调动、离职，造成印章保管人变更频繁，一旦交接不畅极易出现管理空当。二是未经审批擅自外带印章，此时，若未指定专人携带并按计划用印，将会使印章置于损毁、遗失或被人盗用的风险之下。三是印章使用后未及时归还而随意放置。印章遗失或被盗后未在第一时间报告，也未及时发布作废声明，期间一旦被人恶意使用，在没有充分证据的情况下，企业无疑要承担相应的法律责任。^[12]

防范措施：为防止印章管理不善使企业承担不必要的法律责任，应注意以下两个方面。

（1）健全印章管理制度：一是明确印章具体管理部门、负责人员和印章管理职责，实行专人管理。由具体管理部门负责企业印章的审批、刻制、备案、回收、销毁、监管等工作，对各印章的具体使用，管理部门应承担相应的管理职责和义务。二是明确印章刻制、备案、保管、使用、停用和销毁等业务流程，做到有规可依、有章可循。三是明确管理责任，对私刻印章、擅自用印、因管理不善造成印章被盗或遗失的，应予追责。

（2）提升人员素质：一是明确岗位职责，选择政治素质好、保密观念强、敢于坚持原则的内部职工保管印章，不因上级指令或人情关系而改变本应遵循的程序。二是增强辨识能力，用印时做到“先审批、再核实、后用印”，认真核实领导签字、用印资料。三是强化责任意识，须由印章保管者亲自加盖，不得由他人代劳，避免夹带、空白页用印、证照未注明适用范围、应盖未盖骑缝章等情况。^[13]

★★★风险23：印章使用不当

阐释说明：一是未经审批擅自用印章。在实践中，存在很多未批先盖、先盖后补等审查不严的现象。二是未建立印章使用台账，无原始审批记录查询。现代企业管理虽然已经普及网络办公，但仍存在使用纸质申请或领导手签资料用印章的情况，易出现原始申请单遗失或手签事项未予登记的问题。三是空白页用印不规范，更有甚者直接在空白纸张上用印。

个人借用单位的业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动，给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任外，出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书的单位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订合同对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的除外。

防范措施：为防止印章使用不当而使企业承担不必要的法律责任，应注意以下几方面：

（1）企业内部应当建立统一的印章使用台账，制定印章使用申请表，申请使用印章的人员按印章管理规定履行审批程序，经过有关部门和企业领导批准。印章保管人员应当对用印文件认真审查，亲自用印；

（2）印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将其携带外出。

（3）禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。印章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时，应将文件、资料退回部门，办理登记手续。

（4）企业应定期检查印章使用情况，加强对项目部印章、部门印章的使用管理，限定其用途、使用单位和使用审批程序。

法条链接：《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》第25条；《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第4条

★★风险24：印章丢失

阐释说明：印章若出现丢失的情形，可能会被别人用来做违法乱纪之事，如假冒公司名义对外签订合同或者进行授权委托，不仅损害公司利益，而且有可能损害其他市场主体利益扰乱经济秩序，在公司高速发展或对外用章频繁的情形下，公司处于暂无相关印章可用的景况，无法签订相关协议。

防范措施：当出现印章被盗用、仿冒或遗失等情况时，应第一时间上报并启动应急程序。一是及时向公安机关报案，保留相关证据，追究盗用、仿冒或偷盗者的法律责任；二是在市级以上公开发行的报刊上发布遗失声明，公开告知利益相关人，对可能出现的仿冒合同，要与相对人协商或通过法律途径解除；三是重新刻制的印章应与原章有显著区别。^[14]

★★风险25：对公章管理不善

阐释说明：企业公章对外代表本企业，是企业对外活动最常用也是最重要的印章。对其管理的风险多来自对外形成表见代理而担责。如果行为人私刻单位公章或者擅自使用单位公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书以签订经济合同的方法进行的犯罪行为，单位有明显过错，且该过错行为与被害人的经济损失之间具有因果关系的，单位对该犯罪行为所造成的经济损失，依法应当承担赔偿责任。

企业承包、租赁经营合同期满后，企业按规定办理了企业法定代表人的变更登记，而企业法人未采取有效措施收回其公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书，或者没有及时采取措施通知相对人，致原企业承包人、租赁人得以用原承包、租赁企业的名义签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪的，该企业对被害人的经济损失，依法应当承担赔偿责任。

单位聘用的人员被解聘后，或者受单位委托保管公章的人员被解除委托后，单位未及时收回其公章，行为人擅自利用保留的原单位公章签订经济合同，骗取财物占为己有构成犯罪，如给被害人造成经济损失的，单位应当承担赔偿责任。^[15]

防范措施：并非所有加盖企业印章的协议或文书都对企业具有约束力或代表企业。应注意以下情况：行为人盗窃、盗用企业的公章、盖有公章的空白合同书，或者私刻企业的公章签订经济合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或者进行其他犯罪活动构成犯罪的，企业对行为人该犯罪行为所造成的经济损失不承担民事责任。因此，在面对纠纷问题时，企业可以通过举证来达到证明本身已经对印章有合理管理，对此并不需要担责。

对公章的管理使用在借鉴上述印章管理上的共性措施时，还需额外注意防范。鉴于企业公章的重要性、特殊性，任何人不得以任何事由要求在空白合同上加盖公章，应选择专人具体负责保管与使用。

法条链接：《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第5条、第6条。

★★风险26：合同所盖非合同专用章，而是其他类型专用章

阐释说明：合同所盖印章非合同专用章，而是采购专用章、项目部专用章等，合同是否有效？除非有证据证明相反事实，否则一般认定为有效。一方面，合同上加盖的印章虽然并非合同专用章，不符合签订合同的一般原则和规定，但对外属于加盖印章方自身管理方面存在的漏洞，如不能提交相应的证据，证明合同所涉印章与公司无关或为他人私盖，即应认定公司承认合同的效力。另一方面，根据《合同法》第三十七条规定：“采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立”，因此，如果对方已按合同履行主要义务而该公司接受的，则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

防范措施：对于以财务专用章订立合同这一点需要特别注意以下情形并不影响合同的效力：

（1）根据《合同法》第三十二条规定，如果当事人已在合同上签字或约定该合同签字即生效，那么加盖财务专用章并不必然影响该合同的效力。

（2）根据《合同法》第三十七条规定，如果一方当事人已经实际履行合同主要义务且对方接受，那么加盖财务专用章也不必然影响合同效力。

（3）根据《支付结算办法》的规定，财务专用章可以用于结算业务，实践中银行结算合同和欠收款合同的效力不因加盖财务专用章受影响。

（4）根据《合同法》第四十九条的规定，用财务专用章订立合同的行为构成表见代理，即行为人没有获得公司授权使用财务专用章与善意第三人订立合同，该代理行为不影响合同的效力。

法条链接：《合同法》第32条、第37条、第49条，《支付结算办法》第163条

★★风险27：企业财务章的错误使用

阐释说明：多表现为以财务章对外签订担保协议、合同书引发协议效力纠纷。因财务章多用于与银行打交道，比如银行的各种票据、财务往来的结算等，因此，若未在相关票据上加盖印章会为日后财务人员核算和财务审计带来风险。

防范措施：严格限制财务专用章的使用范围，采取与会计主管印章双人分管、保险柜另行存放等项措施；单位开户时的账户名称为单位法定名称，预留银行印鉴为单位财务专用章、负责本单位会计核算的会计主管印章和单位确定的财务负责人印章（单位的财务负责人印章由单位报账员负责保存），于每次报账时对支票审核无误后才盖章。银行账户开设后，经单位审核同意并在开户申请上加盖单位行政公章方可使用。对于单位银行账户的使用，以上三个印鉴必须加盖齐全方为有效，否则银行不予受理。