会计资料保管风险，民企法律防范手册

2023-08-02 理论教育版权反馈

【摘要】：因对会计资料保管不善，在破产清算时股东及其他相关人员担责：清算义务也包括妥善保管公司财产、账册、重要文件等义务。同时需注意，工商注销须以税务注销为前提，因此妥善保管公司账册、重要文件对股东来说也很重要，若还有未尽缴纳的税款或者因资料保管不当导致账目不清，有可能会被税务机关起诉。单位犯前款罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照前款的规定处罚。

会计资料是企业、事业和机关等单位记录资金和资金运转的资料，是指在会计核算过程中形成的，记录和反映实际发生的经济业务事项的会计专业资料。其主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。^[8]具体是指：

（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿；

（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

★★★风险15：会计档案不全

阐释说明：会计档案不全主要表现为：会计档案归档不及时、不规范；会计资料未定期立卷、归档，或归档资料不全；有的企业未将本单位目标考核方面的各种指标文件纳入会计档案之中，只单纯把会计凭证、会计账簿、会计报表认为是会计档案，一旦发生争议，就无法查找依据。

因对会计资料保管不善，在破产清算时股东及其他相关人员担责：清算义务也包括妥善保管公司财产、账册、重要文件等义务。有限责任公司的股东、股份有限公司的董事和控股股东因怠于履行义务，导致公司主要财产、账册、重要文件等灭失，无法进行清算，债权人主张其对公司债务承担连带清偿责任的，人民法院应依法予以支持。

同时需注意，工商注销须以税务注销为前提，因此妥善保管公司账册、重要文件对股东来说也很重要，若还有未尽缴纳的税款或者因资料保管不当导致账目不清，有可能会被税务机关起诉。

防范措施：根据《会计档案管理办法》规定，下列会计资料应当进行归档：

（1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（3）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（4）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

法条链接：《中华人民共和国会计法》（以下简称）《会计法》）第13条、第23条，《〈公司法〉司法解释（二）》第18条

★★风险16：原始凭证不真实，财务报告数据失真

阐释说明：有的企业对原始凭证审核不认真，对外来原始凭证的合法性没有按规定审核，以白条支付；支款单和支款报销单使用混乱；借款、报销、转账等凭证或没有领导人签字、没有报销人签字或没有审核人签字；大量的报销单据后不附相应的明细清单，这就使得原始单据的真实性大打折扣。有的企业为了内部报账方便，随意编制财务报告，造成账表不符；有的单位财务会计报告中虽然有报表但没有文字说明和财务分析，影响了会计报表阅读者的正确理解。甚至有些单位为了掩盖真实的财务状况和经营成果，任意伪造、变造虚假的会计凭证、会计账簿、会计报表，或者对内对外几套账。^[9]

防范措施：单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。尤其是确保会计档案及数据的真实，聘用专业人员进行记账，切勿踩法律红线。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。

★★★风险17：隐匿、销毁会计资料

阐释说明：为了躲避税务机关及其他国家机关的检查或者故意隐匿真实的企业财务数据，某些企业发生隐匿、销毁会计资料的行为。依据《刑法》规定：隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，情节严重的，处五年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。

单位犯前款罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依照前款的规定处罚。

防范措施：经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

（1）单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；

（2）单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见；

（3）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销；监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章；

（4）电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

法条链接：《会计法》第4条、第44条，《刑法》第162条，《会计档案管理办法》第18条