高效时间管理手册：全面提升规格程式化

2023-08-01 理论教育版权反馈

【摘要】：不仅仅是橡皮章，所有能将作业统一化，并积极导入格式化的工具，都能够提升工作效率。·资料不能直接剪贴使用，要用统一规格复印后再保存现代办公室中，复印机是很常见的工具，活页复印可以方便储存、整理大量的情报，有效地减少时间和精力的支出。鉴于此，我们提倡活页式复印，活页式归类分档。·档案的尺寸、厚度要全部统一档案可采用规格统一的纸张来复印和整理。

有什么样的思想，就有什么样的行为；有什么样的行为，就有什么样的习惯；有什么样的习惯，就有什么样的性格；有什么样的性格，就有什么样的命运。

——查·艾霍尔

有些工作是需要发散性思维，拿出颇具创意的成果；但也有一些工作，需要进行规格化和统一化，避免反复操作同一件事而浪费不必要的时间。

·同样的文字需要多次书写时，可选择制作一枚橡皮章

某事务所的工作人员，为了提高办事效率，制作了许多不同的橡皮章，包括年月日章、裁决章、住址章、姓名章，等等。这样一来，需要附加哪一类内容，省去了手写的时间，直接用橡皮章即可。

不仅仅是橡皮章，所有能将作业统一化，并积极导入格式化的工具，都能够提升工作效率。那些需要经常书写同样内容的文件，在文件印刷时就可以印上该文字、数字，会方便很多。而且，有了这样的工具，不必步步请示，任何人都能够独立完成。

·资料不能直接剪贴使用，要用统一规格复印后再保存

现代办公室中，复印机是很常见的工具，活页复印可以方便储存、整理大量的情报，有效地减少时间和精力的支出。复印这项工作很简单，但复印后的整理工作，许多人做得都不太理想。即便是把重要的情报影印了，如果整理工作没有做好，这种复印就没意义了。

有些人在杂志上看到有用的消息，将其复印存档，但请注意：至此，资料收集的工作并没有完成。影印的目的是为了方便情报的使用，达到东西一取出即能用的程度，如果把东西简单地粘贴在一个本子上，很难更换和添加；放在文件袋里，又不太好找。

鉴于此，我们提倡活页式复印，活页式归类分档。这样的话，任何时候取阅都很方便。复印用的活页纸，纸张尺寸都要统一，便于整理。

·档案的尺寸、厚度要全部统一

档案可采用规格统一的纸张来复印和整理。如果档案的大小、薄厚不同的话，整理起来会很费劲。如果从一开始就统一样式，便可以缩短查阅时间，且会让复印和整理变得轻松。

我们推荐使用B5纸，原因在于，现在的复印纸通常都有A开和B开两种规格，在复印时有些许的不同：A4在复印时可印较B5版面大的文件，而A3可印更大的版面，但A3需要用较大的机器，综合考虑，B5最合适。

·把一切能够标准化的工作全部标准化

把所能标准化的工作全都标准化，然后让每个人都按照这个标准来做，即便监管的人不在，也不容易出错，工作也能自动化。每个人一旦按照操作的标准去做，必然能够提升产量和效率。当工作内容标准化之后，就要立刻找出一套可复制的流程，将其系统化。企业都是这样操作的，就算我们不是企业家，生活和做事也当有系统，这样才能有效率。

BOBO在工作中有一套自己的方法，这也使得他成了办公室里的高效精英。每一项工作完成后，把研究出的方法扔在一边，实在太可惜。所以，他每完成一项任务后，都会把自己所用的方法和经验总结出来，做成档案存放。这一套工作程序出来后，等后续有人再进行类似的项目时，便可作为参考，大大节约了时间。

高效时间管理手册：全面提升规格程式化

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