管理学基础：组织横向结构设计与部门划分

2023-08-01 理论教育版权反馈

【摘要】：部门划分是把工作和人员分成若干管理单元并组建成相应的机构和单位。部门划分的目的在于确定组织中各项任务的分配与责任的归属，以求分工合理，职责分明，有效地实现组织的目标。主要职能部门处于组织的首要一级，在主要职能部门内再划分次要职能部门。这是指按组织向社会提供的产品来划分部门。不当是指将某项职责委派给了不适于完成这一职责的部门。因此，应将工作交给最能有效解决这一问题的部门。喉科医生给患者做了检查。

1.部门划分

（1）部门划分的含义。部门划分是把工作和人员分成若干管理单元并组建成相应的机构和单位。不同的管理或业务部门，是整个管理系统有机运转的细胞和工具。部门划分的目的在于确定组织中各项任务的分配与责任的归属，以求分工合理，职责分明，有效地实现组织的目标。

（2）部门划分的方法。

1）按人数划分。这是指完全按照人数的多少划分部门，是最原始、最简单的划分方法。军队中的师、团、营、连、排、班就是这种划分方法。这种部门划分方式的特点是，划归在同一部门的人员在同一个主管人员的指挥下执行同类的工作任务。该方法仅考虑人力的数量因素，在高度专业化的现代社会中有逐渐被淘汰的趋势。

2）按时间划分。这是指将人员按时间进行分组，轮班作业。在一些需要不间断工作的组织中，或者由于经济和技术的需要，常按照时间来划分部门，采取轮班作业的方法。例如，企业按早、中、晚班编制生产计划。

3）按职能划分。这是最普遍采用的部门划分方法。它遵循专业化的原则，以工作或任务的性质为基础划分部门，并按这些工作或任务在组织中的重要程度，分为主要职能部门和次要职能部门。主要职能部门处于组织的首要一级，在主要职能部门内再划分次要职能部门。

4）按产品划分。这是指按组织向社会提供的产品来划分部门。它是随着科学技术的发展，为了适应新产品的生产而产生的。其优点是有利于发挥专用设备的效益，有利于发挥个人的技能和专业知识，有利于部门内的协调，有利于产品的增长和发展。其缺点是要求更多的人具有全面管理的能力；产品部门独立性强，整体性差，增加了主管部门协调、控制的困难。

5）按地区划分。这是指按地理位置来划分部门。其目的是调动地方、区域的积极性，谋求取得地方化经营的某种经济效果。只有当各地区的政治、经济、文化等因素影响到管理时，按地区划分部门才能充分发挥其优势。其优点是有利于改善地区的协调，取得地区经营的经济效益；有利于培养管理人才。其缺点是需要更多具有全面管理能力的人才，增加了主管部门控制的困难，地区部门之间往往不易协调等。

6）按服务对象划分。这是指按组织服务的对象类型来划分部门。例如，在商店中按服务对象划分为老年用品部、妇女用品部和儿童用品部等。

7）其他。在一些组织中，也常出现按市场营销渠道等来划分部门的方法。

以上部门划分的方法只是就某一方面的因素而言的，在现实的管理活动中，还常常会采用混合方法划分部门，即在同一组织层次或同一组织内部采用两种或者两种以上的方法划分部门，采用这种混合方法的目的是更有效地实现组织的目标。

2.组织职责的委派

部门划分之后就涉及各项具体业务工作的分配、部门职责的委派等问题。部门任务分配和职责委派的一个最基本依据是业务工作的类似性，这需要对业务工作的一些项目进行分类，把从事类似业务工作的人集中到一个部门，从而实现职务专业化。同时，分派责任时也应该考虑彼此联系的密切程度。有时根据工作需要，也可以将多种性质的业务工作集中到一个部门中来，但这些业务工作必须是有着密切联系的，以便最有效地进行工作。在向各部门委派职责时，应注意预防发生下列问题：

（1）重复。把生产、经营及管理方面的同类问题，同时分派给不同机构，使它们都有解决问题的权力和责任，这就会发生职责上的重复，也等于机构设置上的重复。一旦发生问题，几家来回“扯皮”，谁都有“责”，谁都不“负责”，问题难以解决。如果有的特殊问题的确需要几个部门协调才能解决，那么，将该职责授予这几个部门的时候，必须划清各自的权限和责任范围，并确定牵头部门。

（2）遗漏。当某项基本的例行工作，没有划入任何机构的工作职责范围之内时，就发生了职责的遗漏，出现有事无人管的现象，必然影响工作的正常进行和组织目标的实现。如果属于例外工作，重复发生时也应将其及时委派给有关部门作为理性的职责。

（3）不当。不当是指将某项职责委派给了不适于完成这一职责的部门。每个机构都有其基本的职能及有助于完成这一职能的有利条件。因此，对于某一具体工作，总有某一个部门能利用其有利条件，更好地加以完成。因此，应将工作交给最能有效解决这一问题的部门。

★管理故事

牙科医生

有一位牙科医生，第一次给患者拔牙时，非常紧张，他刚把病人牙齿拔下来，不料手一抖，牙齿就掉进了患者的喉咙。

“非常抱歉，”医生说，“你的病已不在我的职责范围之内，你应该去找喉科医生。”

当患者找到喉科医生时，他的牙齿掉得更深了。喉科医生给患者做了检查。

“非常抱歉，”医生说，“你的病已不在我的职责范围之内了，你应该去找胃病专家。”

胃病专家用X光为患者检查后说：“非常抱歉，牙齿已掉到你的肠子里了，你应该去找肠病专家。”

肠病专家同样做了X光检查后说：“非常抱歉，牙齿不在肠子里，它肯定是掉到更深的地方了，你应该去找肛肠科专家。”

最后，患者趴在肛肠科医生的检查台上，摆出一个屁股朝天的姿势，医生用内窥镜检查一番，然后吃惊地叫道：“天哪！你这里长了颗牙齿，应该去找牙科医生。”

管理启示：细化组织部门并没有错，但若只知道设立很多的部门，而没有有效的协调机制，就会出现相互推卸责任的现象。这是一家企业，特别是大企业最容易出现的致命弱点。