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2023-07-29
通信工程办公实务：图解页边距、文档网格和样式定义
【摘要】：图2-60页边距各参数含义图2-61设置文档网格让文字更清晰5.4.3定义样式样式是文档中文字的呈现风格。
长文档排版练习题
在写作长篇文档的时候，经常需要根据特定的格式要求对文档进行排版，使文章更加的规范、整洁、美观。Word是广为使用的文档排版软件，使用Word能够对文章进行专业排版，操作简单，易于使用。在实际排版中，有一套较为实用的排版流程，现总结成文，同时以Word 2013为例，对Word长篇文档排版中经常遇到的问题加以说明。
5.4.1 Word长篇文档排版的一般步骤
Word长篇文档排版的一般步骤有：
（1）设置页面布局；
（2）设置文档中将要使用的样式；
（3）制作各章标题；
（4）设置页眉页脚；
（5）正文中图片、表格和公式的自动编号及正文引用；
（6）参考文献的标注及引用。
5.4.2 设置页面布局
1.基本设置
文档的页面布局是排版的第一步，利用它可以规范文档使用哪种幅面的纸张、文档的书写范围、装订线等信息，设置文档的页面布局在Word 2013的“页面布局”选项卡，如图2-58所示。在图中①区可以设置页边距等信息，需要更详细的设置单击②区的右下箭头，打开“页面设置”详细对话框，如图2-59所示。
图2-58 设置文档的页面布局
图2-59 页面设置常用选项
“页边距”选项卡中，可以根据需要设置上下左右边距及装订线位置，页边距各参数的含义如图2-60所示；“纸张”选项卡中可以设置页面纸张类型，一般选“A4”即可；“版式”选项卡可以设置节的相关信息及页眉页脚的布局。
2.让文字更清晰
长篇文档一般有很多文字，年纪大的人阅读起来比较吃力。为了使文字更清晰，一般采用增大字号的方法，但效果并不理想。其实在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰。具体设置步骤如图2-61所示。
图2-60 页边距各参数含义
图2-61 设置文档网格让文字更清晰
5.4.3 定义样式
样式是文档中文字的呈现风格。通过定义常用样式，可以使相同类型的文字呈现风格高度统一，同时可以对文字快速套用样式，简化排版工作。此外，Word中许多自动化功能（如目录）都需要使用样式功能。对于常用的样式，还可以先定义到一个模板文件中，创建属于自己的风格，以后只需基于该模板新建文档，不需要重新定义样式，可让写用户更关注文档内容本身。
图2-62 修改样式
1.样式设置
Word 2013中已经定义了大量样式，一般在使用中只需要对预定义样式进行适当修改即可满足需求。样式的设置方法为：“开始”选项卡中，在需要修改的样式名上右键单击—“修改”，即可进入“修改样式”对话框，如图2-62所示。在“修改样式”对话框中，可以修改样式名称、样式基准等；单击左下角的“格式”，可以定义该样式的字体、段落等格式。常用的设置如图2-62中序号所标，可以根据具体要求进行适当修改。其中，可以为某样式设置快捷键，以后只需要选中文字并按快捷键即可快速套用样式。需要指出的是，“正文”样式是Word中最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。另外，尽量利用Word内置样式，尤其是标题样式，可使相关功能（如目录）更简单。
2.样式的保存与载入
所有常用的样式定义好以后，为避免重复工作，可以将样式保存起来，一般的方法是保存到模板，方法为“文件”—“另存为”—文件类型选择“Word模板（∗.dotx）”，重命名为一个自己熟悉的名字并保存到适当位置。以后要使用这个模板，只需要双击该模板文件，即可基于该模板快速建立一个新文档，并且可以使用之前定义的相关样式。
5.4.4 各章标题制作
1.带编号的多级标题
一般长篇文档需要在各章节前加上编号，形成本文档标题结构。定义章节编号的功能可通过“开始”—“段落”面板中的“定义新的多级列表”打开“定义新多级列表”对话框，如图2-63所示。
定义新的多级列表步骤如下：
（1）在①处单击“更多”按钮，展开右侧面板；
（2）在②处选中级别1；
（3）在③处设置级别的编号样式；
（4）在④处设置编号的对齐方式；
（5）在⑤处设置级别1链接的样式为标题1；
（6）类似设置好级别2、级别3等，一般到级别3即可，这样就能在开始面板上看到如图2-64中定义好的带编号的多级标题。以后，只需要对标题文字应用相应的标题样式，即可自动编号。
小技巧：有的论文要求一级标题为“第一章……”，二级标题为“1.1……”，这个可以在定义多级编号的时候，选择编号样式为“一，二，三，……”即可，但会出现“一.1”这样的别扭显示。一般的做法是：在定义多级编号的时候仍然选择“1，2，3，……”样式，并在标题1样式中将前面的编号设置为隐藏文字，然后手动敲上去第一章等字样，可解决此问题。
图2-63 定义新多级列表
图2-64 带编号的多级标题样式
2.利用定义好的多级标题生成目录
选择“引用”—“目录”—“自定义目录”，打开“目录”对话框，如图2-65所示。
在①处可以设置目录中显示的级别，一般选择3。另外，如果要自定义目录中文字的格式，可在②处单击“修改”，可进行相应的修改。标题有变化时，需要在生成的目录上右键单击—“更新目录”。
图2-65 目录对话框
5.4.5 定义页眉和页脚
1.为各章分节
分节为定义页眉页脚的基础，有关页眉页脚的要求一般都要先通过分节才能实现，如奇偶页不同等。同时，分节也是很多其他操作的基础，如纵向版面与横向版面混排。
分节符的插入操作为：“页面布局”—“分隔符”—单击相应的分节符。
此处顺便说一下纵向版面与横向版面混排的问题。有的图片或表格可能太大，在纵向版面中放不下，需要临时切换成横向版面，操作过程如下：①在该页面前后各插入一个分节符；②在页面设置中设置该页纸张方向为横向。
分页符只是分页，前后还是同一节；分节符是分节，可以同一页中不同节，也可以分节的同时下一页。两者用法的最大区别在于页眉页脚与页面设置，例如：
（1）文档编排中，某几页需要横排，或者需要不同的纸张、页边距等，那么将这几页单独设为一节，与前后内容不同节；
（2）文档编排中，首页、目录等的页眉页脚、页码与正文部分需要不同，那么将首页、目录等作为单独的节；
（3）如果前后内容的页面编排方式、页眉页脚都一样，只是需要新的一页开始新的一章，那么一般用分页符即可，当然用分节符（下一页）也行。
2.插入页眉和页脚
回到文档开始（快捷键“Ctrl+Home”）“插入”—“页眉”，出现“设计”选项卡，第一页一般不需要页眉，直接单击“下一节”，先单击“链接到上一条页眉”，取消选中，避免修改后第一节页眉跟着修改。
下面介绍如何在页眉中插入章标题。
在页眉中，单击“引用”—“交叉引用”，出现交叉引用对话框，如图2-66所示，①处引用类型中选标题，②处引用内容中选标题编号，③处选中页眉所在章节，④处单击插入即可，然后跟正文一样设置页眉的格式、对齐方式等。如果要在页眉中加入其他内容，如页码或其他文字等，方法与上述一致，善用“交叉引用”。
图2-66 通过交叉引用在页眉中加入章标题
在插入页眉的时候，有的页面不需要页眉，即使删掉了还是会在页面处留有一条横线，实际是为页眉文字加了一条下边框，虽然删除了文字，段落符号还在，所以横线还在。去除这条横线的方法如下：
（1）选中页眉中的段落标记，选择“开始”—“边框与底纹”；
（2）在打开的“边框与底纹”对话框中，去掉下边框。
插入页脚的方法与插入页眉方法类型，只要注意：要先取消“链接到前一条页脚”，再进行修改，以免影响前一节页脚的内容。另外，插入页码的时候，要选中页码文字—“设置页码格式”，如图2-67所示，①处设置为起始页码，②处设置为1。
图2-67 设置页码格式
5.4.6 图片、表格和公式的编号及引用
1.图片与表格的编号及引用
在Word 2013中，图片与表格的编号及引用比较简单，主要利用题注，交叉引用即可。因为图片与表格类似，区别就是表格题注在表格上面，图片题注在图片下面，这个可以在插入题注的时候选择。在此以图片为例，其插入、编号及引用的一般过程如下：
（1）“插入”—“图片”，选中需要插入的图片。
（2）右键单击图片—“插入题注”，弹出“题注”对话框，如图2-68所示。在①处新建标签，如“图”；在②处设置编号，如需要在编号中加入段落编号，勾选相应选项即可；在③处输入图名。
图2-68 插入图片题注
（3）在需要引用图编号的地方，“插入”—“交叉引用”，引用类型选择图，引用内容选择标签和编号，插入即可完成引用。
表格类似，在此不再赘述。
2.公式的插入、编号及引用
公式的插入一般利用MathType工具。虽然Word 2013内置了公式编辑器，但远没有MathType方便。插入公式可选择“MathType”—“Inline”，弹出公式编辑器，在该编辑器中编辑好公式后关闭编辑器，即可将公式插入Word。
一般论文中对公式的排版要求是公式单行居中，公式编号居右。当然，可以通过加大量的空格及手工调整来实现。不过Word显然提供了更好的工具，那就是制表位。
要使用制表位，先通过“视图”—勾选“标尺”，将标尺显示出来，如图2-69所示，然后单击①处图标变成居中制表位，再在②处适当位置单击添加一个居中制表位。类似地添加一个居右制表位。
图2-69 插入制表位
为公式添加编号，需要先规范编号的格式。本书以公式编号中需包含章节号为例，如果不需要包含章节号更简单，此处不再赘述。选择“MathType”—“Insert Number”下拉按钮—“Format”，弹出如图2-70所示对话框，在①处定义是否包含章编号及格式，在②处定义此格式应用于整个文档。章编号对应于Chapter Number，勾选即可。但这里的章编号并不是Word里面的章编号，而且MathType的章编号，可以通过控制“MathType”—“Chapter/Section”—“Insert Break”添加章编号，如图2-71所示。
图2-70 公式编号格式化
图2-71 插入公式章编号
这样就定义了公式的编号格式。接下来，将光标移动到公式右侧，单击“MathType”—“Insert Number”，即可插入公式编号。利用之前定义的制表位，在公式前单击“Tab”键，公式即可居中；在编号前单击“Tab”键，编号即可居右。同时，为了保存制表位的设置，使每个公式位置相同，可将公式段落定义为新的样式，保存到模板中。定义完成的效果如下：
测试题
引用公式时，只需在引用的位置，单击“MathType”—“Insert Reference”，然后双击要引用的公式编号即可。
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