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图书馆财务控制方法应用现代管理研究成果

【摘要】:又称排除干扰控制,是指在图书馆财务活动发生前就制定一系列制度和规定,把可能产生的差异予以排除的一种控制方法。又称补偿干扰控制,是指通过对图书馆财务系统实际运行的监视,运用科学方法预测可能出现的偏差,采取一定措施,使差异得以消除的一种控制方法。因此,这种方法在图书馆财务管理中得到广泛的运用,特别是当干扰不能预计或发生很频繁时,它是一种典型的财务控制方法。

财务控制是指在财务管理过程中,利用有关信息和特定手段,对图书馆的财务活动施加影响或调节,以便实现计划所规定的财务目标。

财务目标是图书馆财务活动的出发点和归宿,是财务管理的行为导向,对图书馆财务活动进行管理和控制正是为了实现一定的目标。财务控制作为一种经济调控行为,其调节过程一般包括制定目标、分解目标、实施调控、衡量效果、纠正偏差几个步骤。

常见的图书馆财务控制方法如下。

(1)防护性控制。又称排除干扰控制,是指在图书馆财务活动发生前就制定一系列制度和规定,把可能产生的差异予以排除的一种控制方法。例如,为了合理使用资金,节约各种费用开支,可事先规定各项开支的范围和标准;为了防止图书馆滥用职权,杜绝乱收费现象,可事先对其收费的项目、范围和标准做出规定。

在图书馆财务管理中,各项事先制定的标准、制度、规定都可以看作是排除干扰的方法,这是最彻底的控制方法,也是图书馆财务管理中最常用、最重要的控制方法。

(2)前馈性控制。又称补偿干扰控制,是指通过对图书馆财务系统实际运行的监视,运用科学方法预测可能出现的偏差,采取一定措施,使差异得以消除的一种控制方法。例如,为了控制图书馆支付能力,保证图书馆各项业务的顺利开展,要密切注意图书馆流动资金(周转金)的数量,当预测到流动资金数量不足,可能影响以后各项业务活动的顺利进行时,就应采取措施,严格控制并合理安排资金支出,以保证图书馆有足够的支付能力。

在图书馆财务管理过程中,前馈性控制是一种比较好的控制方法。它便于各图书馆及时发现问题,并及时采取措施解决问题,尽量避免出现大的失误。但是,采用这种方法要求掌握大量信息,并要进行准确的预测,只有这样,才能达到控制目的。

(3)反馈性控制。又称平衡偏差控制,是在认真分析的基础上,发现实际与计划之间的差异,分析差异产生的原因,采取切实有效的措施,调整实际财务活动或调整财务计划,使差异得以消除或避免今后出现类似差异的一种控制方法。

反馈性控制是根据实际偏差来进行调节的,属于事后控制,在平衡与调节的过程中,由于时滞的存在,又可能导致新的偏差。但这种控制方法运用起来比较方便,一般不需要太多的信息。因此,这种方法在图书馆财务管理中得到广泛的运用,特别是当干扰不能预计或发生很频繁时,它是一种典型的财务控制方法。