图书馆目标的设定与管理研究介绍

2023-07-25 理论教育版权反馈

【摘要】：设定目标是图书馆目标管理的第一步工作和关键环节。主管部门的要求包括：上级下达的目标、上级下达的任务和指令性计划，这是图书馆确定本馆目标的基本依据。这些因素都是确定图书馆目标的约束条件和客观基础，必须对它们进行深入的调查研究和分析。因此，确定图书馆目标时，必须使本级目标同上级目标保持一致，使分目标与总目标保持一致，以保证上级目标和总目标的实现。这是设定图书馆目标过程中的指令性一面。

设定目标是图书馆目标管理的第一步工作和关键环节。目标是图书馆目标管理的依据，只有制订出既符合图书馆实际情况又有利于图书馆长远发展的目标，才能使图书馆目标管理活动收到好的成效。

（一）设定图书馆目标的依据

确定目标是图书馆内外条件统一的过程，即馆内条件与馆外因素的有机结合。因此，按“充分、必要”的原则处理好目标与条件的关系，是正确设定目标、保证图书馆目标管理绩效的基础。

1.馆内条件

确定目标时的馆内条件包括图书馆的人力、财力、物力、信息力等实力情况，图书馆人员素质与管理水平、上期目标或任务的完成情况等。这些条件是确定目标的内在基础，其中，人力、财力、物力、信息力等实力是确定目标的资源基础。人员素质和管理水平直接关系到资源的合理使用和作用的充分发挥，而上期目标或任务的完成情况在一定程度上代表了图书馆的基础和人员水平。

2.馆外因素

首先是图书馆主管部门的要求。主管部门的要求包括：上级下达的目标、上级下达的任务和指令性计划，这是图书馆确定本馆目标的基本依据。

其次，还有一些政治、经济、法律、技术和自然的因素。政治因素是指国家制定的有关科学、教育和文化事业发展政策，尤其是图书馆事业发展政策。经济因素是指国内外经济形势。（如书刊价格走势、通货膨胀率、图书进出口贸易等）法律因素是指知识产权法（尤其是著作权法）和图书馆法的立法状况。技术因素是指科学技术的发展水平，尤其是新型信息技术的开发与应用状况。自然因素是指气候、地理位置等自然环境条件。

这些因素都是确定图书馆目标的约束条件和客观基础，必须对它们进行深入的调查研究和分析。

（二）设定图书馆目标的要求

1.关键性与全面性结合

确定目标时，既要从图书馆的基本任务出发，全面考虑，又要突出重点和关键性工作。所谓全面性，是指目标要能反映图书馆的全面工作，体现图书馆的基本任务，使下属的各个部门乃至各个人都有目标。所谓关键性，是指目标不能包罗万象，不能把全部工作都列入目标，必须突出重点，抓主要矛盾。这样才不至于造成人力、财力、物力的过于分散与领导精力的过于分散。在有多个目标的情况下，要区分目标的主次，从资源分配上优先保证重点目标。

2.灵活性与一致性结合

系统原理告诉我们，构成系统的各要素之间必须有合理的结构、有序的联系，才能使系统的整体功能得以发挥。因此，确定图书馆目标时，必须使本级目标同上级目标保持一致，使分目标与总目标保持一致，以保证上级目标和总目标的实现。同时还要从本级的实际出发，使目标具有一定的灵活性，要发挥本级的优势和长处，使目标有一定的弹性，能够适应未来的发展和信息环境的变化。

这种灵活性与一致性的结合，既能保证上级目标的实现，又能充分发挥本级的主观能动性，提高图书馆管理绩效。

3.可行性与挑战性结合

图书馆目标是激发和调动人们积极性的动力。目标没有挑战性，不用付出多大努力就唾手可得，就没有激励作用，也无助于提高馆员的能力。但如果目标定得过高，经过努力也无法达到，既会使人感到可望而不可即，又会使人们丧失信心，挫伤人们的积极性。只有把可行性与挑战性恰当地结合起来，才能发挥目标的激励作用，鼓舞和团结人们为之奋斗。

4.具体化与定量化结合

图书馆目标不应该是一句空洞的口号，应该是“看得见、摸得着”，使人们在实施目标的过程中努力有方向，检查有依据，考核有标准。为此，目标应该明确、具体，尽量用定量的指标描述，如“藏书利用率达到80%”“图书分类误差率不超过0.5‰”等。

对于难以量化的目标，也应该尽量具体化，订出衡量的标准，便于实施和考核。例如，对于阅览室的工作人员，一般不宜用进阅览室的读者人次来衡量其工作业绩，但可以借助书刊丢失率、书刊破损率、环境卫生状况、书刊归架准确度、读者投诉人次等指标来间接考核其工作业绩。

5.指令性与民主性结合

设定目标是图书馆领导者的重要职责，应由领导者决策。而且目标一旦确定，就要贯彻实施，务求实现，不允许有背离目标，同目标方向不一致的行动。这是设定图书馆目标过程中的指令性一面。

但是，设定图书馆目标又不是领导者一个人的事。领导者个人的能力、经验、智慧都是有限的，要顺利而正确地设定目标，必须依靠群体的智慧与才能。这既包括发挥智囊机构的作用，也包括发动下级管理者和广大群众参与目标的制定，走群众路线。

（三）设定图书馆目标的程序

一般来说，图书馆可按以下步骤来设定目标。

1.正确理解图书馆的整体目标，并向下属传达目标与方针

目标管理的指导原则之一是每个管理人员都要承担帮助上级实现目标的责任。换句话说，图书馆每一个管理人员在他的上级目标中，都有他的一部分活动。为了达成图书馆的整体目标，首先应由图书馆决策层确定目标和方针，然后下属由此决定自己的目标。

如果图书馆决策层不能向下属明确传达整体目标和方针，那么下属因不了解图书馆的目标，不仅工作的积极性会受到挫折，而且在理解部门目标及制定个人目标时可能出现偏差。

2.在设定自身目标前，充分进行横向讨论

下属设定目标前，应注意理解上级的目标及方针，并与横向的关联人员进行充分讨论。只有经过充分讨论，明确了相互之间的关系，才算真正做好了设定自身目标前的准备工作。

3.下属设定自身的目标（部门或个人目标）

经过上面的步骤后，下属就可以开始设定自身的目标了。但下属在设定自身的目标时，一定要注意他的目标必须与上级的目标相关联，而不能是孤立的。只有这样，图书馆目标管理才会因目标的实现而取得预期的效果。在设定目标时，如果需要上级的支持，也应该同时向主管明确表示。

4.进行纵向讨论，检查是否与上级目标一致

虽然目标最后由本人自主设定，但这并不是说目标设定了以后就可以一劳永逸。不光自己要时时检查设定的目标与上级目标是否一致，上级也要时时检查各个目标是否与整体目标相关联。

如果设定的目标不切实际，上级还要与该员工进行深入而诚恳的讨论，并在相互了解的基础上加以调整。

5.列出可能遇到的问题，并找出相应的解决方法

这一步骤容易被忽略，但实际上它对于图书馆目标的顺利达成很重要。所谓有备无患，制定目标时应该具备风险意识，也就是对目标在实施过程中可能出现的问题，障碍制订应急预案。

6.列出实现目标所需要的技能和知识

在所有影响图书馆目标实现的因素中，人的因素始终是第一位的。但这并不是说每个人都能胜任实现目标的工作，实现目标离不开必要的技能和知识。就像打仗的时候我们需要列出必备的武器一样，在这里我们列出所需要的技能和知识，然后有针对性地去加以补充，两者的道理其实是一样的。

7.列出为达到目标所必需的合作对象和外部资源

图书馆活动并不是孤立进行的，而是在与许多外部组织发生相互作用的过程中展开的，如出版社、图书公司、书店、科研部门、企业、主管部门等，就常与图书馆发生联系。

有时，图书馆的目标直接来自相关部门（如企业委托咨询课题），因此要达到目标，必然少不了相关部门的合作与支持，甚至要利用一些必要的外部资源。（如馆际互借）

8.确定目标体系

整理图书馆整个目标体系，不但易于明了各目标之间的关系，也便于让图书馆管理人员做调整。同时也可以对各个目标的关系位置一目了然，提升员工个人的参与感。

9.确定目标完成的日期并对目标予以书面化

目标制定的关键之一就是目标完成日期。在目标制定之后，还要用书面形式确定下来，这是图书馆目标管理规范化的一种表现。目标加以书面化以后，不仅不会引起疑虑和争论，而且有利于目标检查和工作考核，也便于目标的修订。此外，目标书面化一定要落实到专人专项，最好是让下属将最终确定的工作目标进行整理，做成两份正式的书面材料，一份留给自己，作为后续工作的参考，另一份交给上级主管，以此对员工的工作进行检查。

图书馆目标的设定与管理研究介绍

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