国务院公文规定及写作要点

2023-07-16 理论教育版权反馈

【摘要】：法定公文指国务院办公厅在《国家行政机关公文处理办法》中规定的10类15种文体,包括：命令、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通知;通告;通报;请示、报告;批复;函;会议纪要。我国现行的公文格式和文种是国务院办公厅规定的,具有相对稳定性。公函写作时,要注意以下事项：1.简洁函件的开头宜短不宜长,一般不要超过两句话,简要地说明此函的目的,如果是复函,则要提及以前有关函件名称、内容。

(一)公文

公文是用于处理公共事务的文书。它可以分为两大类,即法定公文和准公文。法定公文指国务院办公厅在《国家行政机关公文处理办法》中规定的10类15种文体,包括：命令、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通知;通告;通报;请示、报告;批复;函;会议纪要。准公文泛指除法定公文之外的其他用于处理公共事务的文书,包括讲话稿、方案、说明、建议、计划、总结、议案、调查报告、简报等文种。公共关系工作中撰写的公文,主要指准公文部分。

公文是领导机关或负责人实现其领导工作的一种重要手段。它可以把上级的领导精神、重大会议的结果传递给下级,以便下级遵照执行。

公文是协调各单位、各级组织之间关系的一种润滑剂,可以用来沟通各单位、各级组织之间的信息,促成它们之间的互相协调与紧密配合,共同完成某一项公务活动。

公文还可以用来宣传党和国家的大政方针,可以用来宣传某项重大事务的处理结果,宣传某种道德风尚。社会组织也可以用公文来宣传某一活动、某项决定等。

公文的特点是：

第一,公文有稳定的格式和文种。我国现行的公文格式和文种是国务院办公厅规定的,具有相对稳定性。

第二,公文有法定的作用和权威性。起草公文的人只能是某组织的(党政机关、企业事业单位、群众团体等)代表,公文大多以组织的名义发送,并且加盖印章以示法定性。因此,公文内容的政策性、法规性很强,在效力上表现为有很强的法定权威性和行政约束力。

第三,公文有特定的读者和时效作用。公文的读者是由作者事先划定的,有明确的规定性。每一则公文都因现实的事件、问题而发,一旦成文,就会对这些问题、事件产生效应。

第四,公文表述方式直接,以叙述说明方式为主。公文一般就事论事,直书不曲,很少用修辞手法,很少用抒情、描写等表达方式。

1.公文必须具备的要项

(1)文号——公文的特定记号。具有规定性或内容重要的文书必须按照本单位的规定列出文号。一般格式是：××年×字×号。

(2)发文日期。

(3)受文者。相当于普通书信的上款。

(4)发文者。多系落单位款,并加盖公章。有时根据内容需要,也可以以单位法人名加职务署名,如总经理、董事长等。为求慎重准确,有时还需要加盖单位印章和署名人私章。

(5)题目。一般公文都应标明题目,如公文较短,也可不标题目。

2.公文的内容组成

(1)事由。用简单扼要的词句把公文的主要内容陈述出来,使人一开始就能明了全文主旨。

(2)引据。发出公文的根据。应注意引据与公文内容的统一。

(3)申述。根据前面的引据叙述意见或理由,为下文得以归结张本。

(4)归结。针对文件中所提意见或办法,表明最后处置态度。这是引文的最终目的,必须写得简练明确,不可模棱两可。

公文要尽量写得具体、详尽,要交代清楚事实、时间、地点、原因和结果等要素,以免多次补充行文。文字要眉目清楚,切忌言多意晦,端绪难寻。为把文件写得简短有力,可把一些次要的枝节写成附记,置于文后。如果正文后还有附件,应在正文中或正文后注明以免发文时遗漏,并提醒受文者注意,附件上如有号码,一般应与正文号相同,以便核对。

(二)函件

函件,即信件,可分为公函和便函两种。公函是与平行或不相隶属单位之间联系工作、交流情况的业务信件,也是与国外厂商客户洽商交易、联系业务的信件,属正式公文。便函是各单位之间商洽、询问、告知、答复一般事务的一种文书,在行文上没有公函那样严格,无需标题、发文字号等,使用起来更为方便。

就函件的内容看,又可以分为问函和复函两种。问函是主动去函,写明希望对方办理的事情和要求,也可以告知对方某一事项。复函是被动的,是针对问函中的事务而发的,答复对方的问题。

函件是平行公文,行政性质较弱,公关性质较强,且使用起来灵活、方便,因而在公共关系活动中使用较为频繁,广泛用来沟通、联系、询问、答复等,是一种重要的公共关系应用文体。

公函一般分为五个部分：标题、发文字号、主送单位、正文、署名。

简单的公函可以不拟标题,但比较重要的都应拟制标题,标题形式一般是“关于××××的函”,或者是“关于××××的复函”,发文字号是发文单位的代号、年号和顺序号。开头部分,对受文单位应写全称或规范简称,转行以礼貌言语称呼对方,如“贵厂”、“贵校”等。如果是主动发函的一般应写明对方的来函收到。正文是阐述主要内容的部分,如希望对方办理某个事项,告诉对方某件事情,向对方提出处理某个问题的意见,或答复对方提出的问题等。要把问题讲清楚,文字要简洁。结尾部分可根据不同情况,使用“特此函告”、“特此函复”、“请速函复”等词句。署名要写明发文单位的名称,有的公函还加盖公章以示郑重。最后写明发函的日期。

公函写作时,要注意以下事项：

1.简洁

函件的开头宜短不宜长,一般不要超过两句话,简要地说明此函的目的,如果是复函,则要提及以前有关函件名称、内容。文中主要内容也要求简明,有话则长,无话则短。有什么要告知的事件、意见、分歧均应直接表达出来,态度要诚恳。结尾则简明地表示自己的意愿。

2.礼貌

普通书信都要求语言简洁、明确、得体、谦恭。在公共关系信函中更要注意使用礼貌性语言。这不仅可以使人喜欢读下去,而且可以感受到对方的诚意,缩短相互之间的心理距离。在企业与企业的交往中,即使是拒绝对方的要求,也要做到给对方合情合理的解释,避免语气生硬,更忌词义虚伪、造作。

3.积极合作

现代社会组织在其活动中,既要为达到自己的目标、实现自己的愿望而努力,同时又要尊重与之交往的公众,以不损害他人利益为前提。因此,不论是发出信函有求于对方,还是用复函回答对方提出的要求或建议,都要采取积极合作的态度。

(三)简报

简报是对单位内部情况或某一特定活动的简要报道。简报可供本单位人员了解情况,给决策人提供信息,以便改进工作;向上级部门反映单位的动态。关于特定活动的简报则能及时给有关的人提供活动进程的情况。

简报的名称有多种,如“情况汇报”、“××动态”、“××简讯”、“××通讯”等都是常见的简报的名称。其种类大致可以分为三类：

1.会议简报

这是通报会议情况的简报,它可以报道普通会议的议题、发言要点、会议决议、会议花絮等,也可以报道商品交流会、展览会、展示会等活动情况。这种简报的时效性较强,可以一会一报,也可以一会多报,会期较长的会议一般出版多期简报。

2.工作简报

这是向组织内部员工通报情况、交流工作经验的一种简报。这种简报内容单一,因事而发,不定期发行。

3.综合简报

这种简报较全面反映组织内部情况和问题,内容范围较广。凡与组织有关的情况,均可以进行报道,如生产进度、员工生活、合理建议、党团活动、工会事务等。

简报有三大特点：

第一,简明扼要。用较短的篇幅,扼要反映客观实际,内容简捷,少发议论。

第二,快速及时。简报所反映的内容涉及各个方面,但具体到每个事件所用的字数却不多。一期简报总的字数也不多,有的简报只有一二千字。因此,简报的写作、编辑、出版等工作环节相对简略,能快速及时地反映单位内部或某一特定活动的情况。

第三,真实准确。简报的内容是真实反映各方面情况,才能给决策者提供借鉴与参考,与员工进行交流与沟通,向上级反映情况。

简报一般由报头、正文、报尾三个部分组成。

1.报头

报头在简报第一页的上方,包括：简报名称,字体较大,可套红印刷;期号,在简报名称下面;印发单位,在期号左下;印发日期,在期号右下,与印发单位同行。

2.正文

正文与报头之间用一条较粗的横线隔开。正文之前有标题,标题要求能简要概括正文的内容。正文内容要求简明扼要。重要的正文文前可加编者按语,以提醒读者阅读或表明编者意见。

3.报尾

报尾在简报末页。报尾与正文之间用一条横线隔开,写明简报的发送单位,一般分级标明：“报”指上级单位,“送”指平级或不相属单位,“发”指下级单位。

简报写作要注意以下事项：

1.选材要广泛

简报是一种内刊,有些看似影响不大、不宜于在大众传播媒介上传播的事件,可能是简报绝好的报道材料。因此,组织各方面活动的情况都可以在简报上宣传。

2.角度要恰当

一般来说,简报的阅读对象是比较固定的,它以企业内的员工为主要读者,因为,在编写简报时,要从本企业的领导、普通员工的角度出发,选择他们所关心的、感兴趣的内容进行报道。

3.写好编者按语

内容重要的简报,一般都在开头加编者按语,以引起读者的注意。按语要求简明扼要,用几句话表明编者的观点即可。

国务院公文规定及写作要点

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