商业展览会的必要性和可行性，展示商品促销的场所

2023-07-16 理论教育版权反馈

【摘要】：贸易展览会主要是商业、企业等行业的实物展示,这种展览会旨在商品促销,做实物广告。这种展览会通常由专门性的组织机构或单位负责筹办。展览的范围更大,展期在三个月以上甚至长达一年的,一般可称为博览会。大、中型展览会通常由多个社会组织联办,或由某些权威机构主办,其他组织报名参展。因此社会组织必须充分论证举办展览会的必要性和可行性。即明确展览会宣传、主张及主旨。以满足展览会的要求,使参观者满意。

展览会是社会组织通过实物、文字、图表来展现其成果、风貌、特征的一种公共关系实务活动。它是一种综合性的传播媒介,可辅之以动人的解说、优美的音乐和精巧的造型艺术,立体式地宣传社会组织的形象,推广其产品,是现代公共关系实务中的一种重要的活动形式。

(一)展览会的特点

社会组织在公共关系实务活动中经常采用展览会的形式宣传自己,是因为展览会与其他传播形式相比较有着以下几个特点：

1.传播的复合性

所谓传播的复合性,是指同时使用多种媒介进行交叉混合传播。通常举办展览会都会同时运用多种传播媒介,包括声音的媒介如讲解、交谈和广播;文字的媒介如印刷的宣传资料、产品说明;图像的媒介如照片、录像、幻灯片等。由于展览会这种复合性传播方式综合了多种传播媒介的优点,所以展览会比较一般的文字和口头宣传更有效。

2.沟通的双向性

展览会可以给社会组织提供与公众直接双向沟通的机会。一方面社会组织介绍产品、宣传自己;另一方面公众通过洽谈、讨论、咨询,甚至对产品提出意见等方式反馈信息,有利于社会组织和公众的沟通、交流,从而收到较好的效果。

3.印象的直观性

展览会是一种直观、形象和生动的传播方式。一场展览会主要是以实物展出为主,也可辅以现场示范表演,或专人讲解操作,从而使参观者对展品有深刻的印象,也增强了公众对产品、对社会组织的可信度。

4.参展的高效性

展览会是一种效率高且高度集中的产品展示方式。在展览会上可以集中展示许多行业的不同产品,也可以集中展示同一行业中不同牌号的同类产品。从而为参观者提供了了解产品的极好机会,节省了参观者的大量时间和费用。同时,也为参展者树立形象、打开产品销路提供了条件。

5.新闻的关注性

各类展览会,尤其是大型综合性的展览会,往往会引起各种传播媒介的关注,成为新闻媒体追踪报道的对象。而新闻媒介对展览会和展品的传播,会对公众产生很大的影响力。

(二)展览会的类型

展览会可根据其性质、内容、规模等的不同而划分为五种类型。

1.按展览会性质分

有贸易型展览会和宣传型展览会。贸易展览会主要是商业、企业等行业的实物展示,这种展览会旨在商品促销,做实物广告。展品以商品、产品等实物为主,以文字、图片、图表为辅。宣传展览会是为宣传某一思想、观念、信仰等,其展品以照片、图片、艺术作品、文字、幻灯、录像资料等为主。

2.按展览会内容分

有综合型展览会和专题型展览会。综合展览会参展项目繁多,内容全面,如广州商品出口交易会。这种展览会通常由专门性的组织机构或单位负责筹办。一般规模较大。展览的范围更大,展期在三个月以上甚至长达一年的,一般可称为博览会。博览会多是国际性的,它是世界范围某一领域发展的缩影。专题展览会通常是围绕某一特定专业、某个行业或某项内容而举办的展览,它的内容单一、规模较小,但展示的内容集中且有深度,如“全国书展”“最新电子产品展示会”等。专题展览通常由企业或行业性社会组织举办。

3.按展览会规模分

有大型展览会、中型展览会、小型展览会和微型展览会。这种大、中、小的划分主要是从展品的数量多少、范围大小来确定的。大、中型展览会通常由多个社会组织联办,或由某些权威机构主办,其他组织报名参展。小型展览会多是社会组织自己举办,以宣传自己的产品、商品、主张和观点为主。微型展览会则是指橱窗展览和流动展览车等。这类展览看似简单,但技巧性要求较高,要求更具有吸引力。

4.按展览会场地分

有室内展览会和露天展览会。机械、汽车等工业展品多在露天展出。组织者要注意的是天气状况。室内展览一般较为隆重,举办时间较长。

5.按展览会目的分

有商品展览会和展销会。社会组织定期或不定期地参加和主办商品展览会,其目的是展示产品的样品,向参观者做宣传,一般只展不销。组织举办展销会,以其规模大、厂家多、商品全招徕公众,一般边展边销。

(三)展览会的组织工作

举办展览会应当达到的理想状态是：展览主题思想明确,布局结构合理,布景美观大方、经济,解说精练、流畅、动人,给人以深刻的印象。为此必须注意做好组织工作。

1.策划方案、组织好班子

展览会的社会影响广泛,宣传效果显著,但支出经费较大。因此社会组织必须充分论证举办展览会的必要性和可行性。一旦经过组织决策或有关领导批准,应当及时组织班子,班子人员包括：领导与管理人员、设计与制作人员、讲解人员、接待与服务人员、后勤供给与保安人员。

2.设计好主题,明确内容

展览会应该明确主题。即明确展览会宣传、主张及主旨。并以此决定展览会中将使用哪些沟通方法,展览的形式和接待安排。

3.预算展览会费用

主要包括：场地租用费、展品规模图表制作费、设计装修费、交通运输费、广告宣传费、交际联络费、水电费、劳务费、保险费、便餐费以及估算不可预见费。

4.搞好展览会设计制作

展览会组织者要根据展览主题、类型等要求,构思展览会总体布局和规划,设计制作总体设计图与各展区的展品、展板布置小样,待确定后再做成实样。还要精心制作好展览会的会标、主题画、宣传海报、说明书、解说词。

5.选择展览时间和地点

选择时间大多按社会组织需要而定,有些展览则要顾及到季节性,如花卉展览、农副产品展览等。选择场地要考虑交通便利,会场空间要能够容纳展览内容,最好做到选择的会场环境能与展览主题相得益彰。

6.培训工作人员

展览会工作人员的素质和展览技能的掌握程度,对整个展览效果起着重要作用,因此必须对展览会工作人员,如讲解员、接待员、服务员和保安人员等进行公共关系训练,对展出的商品、产品进行起码的专业知识培训。以满足展览会的要求,使参观者满意。

7.成立专门对外发布新闻的机构

成立专门对外发布新闻的机构是必要的。它主要负责和新闻界进行联系的一切事宜,如积极为新闻媒介提供具有新闻价值的新闻稿,主动邀请新闻记者进行采访等,以扩大展览会的影响。

8.邀请重点嘉宾

展览会组织者应重点邀请与展览主题相关的各级各类组织负责人、社会知名人士、专家学者、评论专家等作为展览会开幕式的嘉宾,以提高展览会的地位与声誉。还应重点邀请有关新闻媒介的记者采访、报道展览会,以扩大传播效果与影响。

9.开幕式

展览会开幕式虽然一般时间不宜太长,但却关系到展览会的传播效果,因为新闻媒体报道展览会活动情况,开幕式总是聚焦点。通常开幕式内容应包括主办者致辞,说明举办展览会的目的、宗旨,向协办组织致谢,向各位嘉宾、与会者表示欢迎与感谢;来宾代表讲话,表示祝贺之意;嘉宾代表、知名人士剪彩、开展。

10.观展和闭展

观展阶段主要是接待参观者,讲解展品,做好服务咨询工作,并注意利用观展机会向其他组织提出合作意向。为了增强展览会的趣味性、知识性、生动性,组织者可以安排现场演示,相关的知识测验和竞赛、小型节目表演,也可赠送一些资料、纪念品。

闭展阶段工作量同样较大,包括展品的撤除、工作总结、展览会效果检测、答谢合作者及公众。还可根据需要,再度吸引新闻媒介对展览会总体情况作分析报道,强化公众印象。

(四)展览会的效果检测

对展览会的效果进行检测,以了解公众对组织形象的评价和产品的反映,对整个展览会形式、过程的看法等是一项十分重要的工作,组织者务必认真对待,具体检测展览效果的方法主要有：

1.举办有奖测验活动

根据展览内容,有选择地制作以填空、选择、判断为主的问答题,当场解答,当众发奖。这种方式既是活跃展览会气氛的有效手段,也是检测展览会效果的第一手资料。

2.设置公众留言簿

组织者可在展览会出口处设置公众留言簿,主动征求公众的意见。这些意见可作为检测效果的依据。

3.召开公众座谈会

组织者可随机请一些公众进行座谈,听取他们对展览会的观后感,或讨论一些技术性、程序性的问题,征求他们对本组织的意见或建议,这是最直接的效果检测法。

4.借助记者采访

展览会期间,组织者可以邀请一些新闻记者对公众进行采访,并做好录音或记录。以便组织在检测效果时参考。

5.开展问卷调查

闭展时,组织者可安排专人向公众发放调查问卷,或根据签到簿上掌握的公众名单邮寄问卷调查表,甚至选择重点对象登门拜访请他们填写问卷调查表,以了解展览会的实际效果。

商业展览会的必要性和可行性，展示商品促销的场所

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