庆典活动的重要性及策划步骤

2023-07-16 理论教育版权反馈

【摘要】：庆典活动是指社会组织为了引起公众的关注,扩大自身的知名度,最终获得更大的经济和社会效益,而利用重要节日和重要事件举行的庆祝或典礼活动。一般情况下,调查应包括了解公众对本组织的兴趣所在,以便在选择庆典活动形式时,最大可能地迎合大部分公众的心理。

庆典活动是指社会组织为了引起公众的关注,扩大自身的知名度,最终获得更大的经济和社会效益,而利用重要节日和重要事件举行的庆祝或典礼活动。在现代社会中,许多社会组织都善于利用庆典活动,借助喜庆和热烈的气氛,渲染社会组织形象,给公众留下深刻的印象,使自身获得认同和应得的利益。

(一)庆典活动的类型

公共关系活动中有各种各样的庆典活动,主要类型有：

1.节日庆典

节日庆典包括法定的节日(国庆、元旦、春节等)和某一具体单位的成立纪念日,如“校庆”“厂庆”等。这类庆典活动不仅可以扩大社会影响,同时可以总结一段时间的工作,并借此机会谋求新闻媒介宣传社会组织的形象。

2.开工、竣工典礼

开工、竣工典礼包括某个新设施奠基、新设施落成、企业开业剪彩、通车竣工典礼,甚至包括社会组织进行转产、迁址和整(装)修结束,以及开设新的分支机构。

开业典礼与纪念活动有所区别,纪念活动指向过去,而开业典礼指向未来,标志着社会组织工作的开端或新的转机。这类庆典活动是社会组织第一次亮相于社会,引起公众与社会关注的公共关系专题活动。

3.签字、发奖、授勋仪式

它是以举行签字仪式、互换正式文件,或表彰先进、授予荣誉为载体的公共关系实务活动。虽然参加仪式基本上是参加会谈的人员或内部人员,但也可以邀请上级部门、相关单位、特别是新闻媒体参与。这种仪式活动是创造本组织内外“人和”的好方法。

(二)庆典活动的组织

庆典活动具有较浓重的表演色彩,虽然实施形式灵活多样、不拘一格,不同的活动过程与具体环节也不尽相同,但为了达到预期的效果,一般应当做好以下组织工作：

1.前期策划

由于受思维定势影响,社会组织容易将庆典活动的重点局限在即刻的庆典过程中。其实应在庆典之前就着手做文章。有许多成功实例都在策划之中,或在距离庆典开始前一段时间就首先为庆典埋下“伏笔”,以引起公众的关心和社会舆论的注意,从而取得外界与公众的支持。如某食品饮料公司决定打开冷饮市场,赶在夏季将临之际,统一制作了500个小售货亭运抵某市,并分别安放在事先选定的地点。一天之内,该市主要商业区、居民点、交通要道口与旅游点同时出现了统一别致的小售货亭。这种做法立刻引起了市民的关注与评议。虽然冷饮制品尚未上市,开业典礼还未举行,但这家公司整齐、迅速、富有创意的策划与运作,已经给该市市民留下了深刻的印象。这是准确把握并运用公众期盼心理,形成开业前先声夺人的公关杰作,同时也是一次成功的广告宣传与促销活动。总之,切忌将庆典活动与前期策划实施孤立起来,否则会事倍功半。

2.调查、宣传

社会组织在安排庆典活动前,要针对社会组织自身的性质、特点和对象的情况,在其所处地区进行广泛的调查研究,充分了解公众对社会组织的认同程度,大力宣传组织的性质、目的,宣传组织对公众的益处。如果出现公众对组织的性质不甚了解,或者对组织的性质存有偏见,甚至对组织怀有敌意等情况,则应在调查研究的同时,做一些有针对性的公共关系传播活动。一般情况下,调查应包括了解公众对本组织的兴趣所在,以便在选择庆典活动形式时,最大可能地迎合大部分公众的心理。甚至在庆典活动总体设计中,安排某些独特的活动,以迎合与组织发展有极其重要关系的部分公众;了解周围环境对社会组织发展的一些不利因素,并且开展有针对性的宣传,激发公众的兴趣点或消除公众的疑虑点。

3.选择时间

选择最佳时间举办庆典活动容易产生广泛的社会效应。通常经营妇女儿童用品的商场,开业典礼时间宜选择在“三八妇女节”“六一儿童节”;经营学生用品的商场,开业典礼宜选择在新学期将至之时;以名人姓名命名的基金会,庆典活动宜选择在名人的诞辰纪念日等。如日本电通广告公司曾举办过一次成功的庆典活动。该公司决定在组织成立66周年纪念日这一天从银座的旧址迁入筑地新楼,当天清晨,2000名员工在公司总经理的率领下,举着“谢谢银座各界人士过去的照顾”、“欢迎筑地各界人士以后多多赐教”的旗帜,浩浩荡荡地由银座向驻地进发。沿街公众目睹了这一盛况,日本各大报纸和电视台也纷纷报道这一周年纪念日的乔迁之喜。使电通公司名闻遐迩,给广大公众留下了美好的回忆,当然并不是任何性质的社会组织都能找出某个“日”“节”来与之相对应。关键在于公关人员的灵活运用和创造,善于选择组织性质与社会效应巧妙相融的时机并开展庆典活动,以获得公众的广泛关注。

4.形式、规模

确定庆典活动的形式、规模应当考虑社会组织自身的性质、特点和与公众关系的密切程度等因素,同时还应考虑社会组织自身规模大小、经济实力等条件。一般而言,与公众日常生活密切相关的餐饮、娱乐、服务行业等社会组织的庆典活动,最好选择能使社区公众最大范围地知晓该组织的庆典形式。如果业务性质具有重大意义或具广泛影响的社会组织,策划最好采取具有轰动效应的庆典活动形式。那些规模大、资金实力雄厚的社会组织,可以采用大规模或豪华的方式进行庆典活动,反之则以小巧简朴取胜。

5.邀请嘉宾

庆典活动的形式、规模一经确定,便要选择并邀请出席庆典活动的嘉宾。庆典活动的主要目的是：向组织协作方进行答谢,表示继续友好合作的愿望;获取社区公众和其他组织的信任、理解以利于对今后工作的支持;向员工与社区公众昭示本组织的创立是得到社会各界与有关机构的大力支持的。因此,一般选择的嘉宾主要有当地行政官员、上级组织的负责人、该地区或社会的知名人士和“明星”、协作单位的负责人、各类传媒机构的新闻记者、与社会组织性质有关的公众代表、兄弟单位的代表等。

邀请嘉宾的方式可以通过电话、发请柬、上门邀请等。不论何种邀请方式,公共关系人员态度要诚恳、言辞要委婉,力争各方面的嘉宾都能到场。

6.组好班子

大型庆典活动包括许多方面和许多工作环节,宾客众多、场面宏大,方方面面都要关照周全。为此一般都要组织一套精干的工作班子。该班子主要有三个层次的人员组成。

(1)策划管理人员

他们对整个庆典活动进行整体构思和策划,并分工主管各部分、各环节的工作,是智囊人物。

(2)实施操作人员

他们主要负责策划阶段的材料准备、文字撰写、摄像印制、美工制作、广告设计、公共关系游说、迎宾礼仪、主持司仪、摄影摄像、乐队调音等各类具体工作。

(3)其他勤杂人员

他们主要根据庆典活动的实际需要,负责司机、厨师、清洁、勤杂、电工、木工等后勤工作。三个层面的班子人员都应当是具有公关意识的人员组成,不仅要分工明确、各司其职,而且必须随机应变,互相配合。当然最重要的是这个班子要有一个精明强干且能统筹全盘的领导人。

为了防止出现意外情况能及时调整活动安排,因此最好准备若干备用方案和备用人员,以确保庆典活动的正常进行。

7.物质准备

庆典活动对物质条件的要求比较高,需要社会组织事先周密细致地筹划并分工完成。这些物质准备主要包括：

(1)场地选择

主要是根据庆典活动的形式、规模、出席人数和一些附加活动等因素选好庆典活动的场所。

(2)设计制作组织标识和宣传品

应该在筹划阶段就提前设计、制作组织标识、招贴画、广告词、主题词、条幅等。因为这些事情往往要受到印制工期的制约。另外在宣传品设计上要突出本组织的公共关系意图、活动的主题、组织标识与代表色,主题词、广告词制作要求新颖、活泼、生动诱人、富有情感。当然在设计制作组织标识和宣传品等工作中如能导入CI工程,那么庆典活动就会更加有效。

(3)撰写打印各种文稿

庆典活动一般需要安排演讲、致辞、报告、讲话,切忌忽视讲话的统一设计,否则各个发言人都作一通内容重复的讲话,会令公众趣味索然。因此在庆典筹划阶段就应结合公共关系实务活动的目标、主题,设计好迎宾词、介绍词、演讲报告内容,注意简明扼要、突出中心,而且各个发言人所讲内容各有侧重。这样既能节省时间,又符合来宾的心理。同时,需要分发给来宾、公众和新闻记者的各种文字材料也应撰写、打印、装袋,及时分发到参加人手中,以利用参加人的渠道广为传播,也便于记者筛选材料,有选择地予以报道。

(4)布置会场

布置会场应以隆重、热烈、大方得体为原则。主席台及主宾位置应放在会场前方突出显眼的部位,并根据庆典活动的需要放置桌椅、铺上台布、摆置鲜花和茶具、悬挂横竖条幅或张贴主题词、宣传画,以及安装调试好音响扩音器材、空调等设施设备。也可在室外悬挂气球、宫灯、插彩旗。

(5)其他物品的准备

如剪彩用的彩带、剪刀;奠基、植树用的铁锹;烘托喜庆气氛的唱片、录音带;收受礼品用的登记簿;赠送客人的纪念品;供公众提意见、建议用的留言台(簿)等。

8.编排程序

庆典活动程序一般是：宣布活动开始,介绍重要来宾,组织领导人或重要来宾致词、剪彩或其他活动,结束。活动安排程序应当事先印制好,宾客人手一份,以便了解掌握活动安排。

9.安排其他活动

其他活动是指一般在庆典活动结尾时安排的专项活动。社会组织可以根据业务内容、性质和特点作相应的安排。一般有参观、座谈会、观看表演、宴请招待。

(1)参观

安排嘉宾或部分具有影响力的公众参观本组织,有利于组织形象的传播,可以扩大组织的影响。参观内容可以因社会组织的业务性质不同而异。如企业可以安排参观生产车间、厂容厂貌、新产品陈列室、尖端工艺、重点生产设施等;商业、餐饮、娱乐、服务业可以结合开展销售经营业务,或在开张时实行优惠销售、免费服务;教育、文化、科研机构可以参观校舍、研究室、实验室、图书室或教学科研成果展等。

(2)座谈会

安排座谈会既可以向嘉宾、公众宣传本组织,又可以与广大公众、上级机构、协作单位、同行代表、新闻记者等建立联系,听取意见、建议,中心议题应当围绕本组织的生存与发展。

(3)观看表演

安排表演可以是有关业务生产操作表演,可以是与业务间接相关的表演,也可以举行文艺表演等。

(4)宴请招待

宴请招待形式有正式宴会、自助餐招待会或酒会、茶会等。

10.善后工作处理

庆典活动之后仍有大量工作要做。主要是：敦促新闻界客观、迅速地报道本组织的情况,收集传播媒体以及公众舆论的有关反应,做好新闻报道剪报资料的存档工作,制作庆典活动的声像资料,写好庆典活动的总结报告。

(三)庆典活动注意事项

庆典活动是一种技巧性很强的公共关系实务活动。因此在策划和实施过程中应当注意以下事项：

1.注重庆典活动安排的计划性

庆典活动作为一项具体的公共关系实务活动,应当纳入社会组织整体公共关系规划进行通盘考虑。力求与提高组织信誉、树立组织良好形象这一目标相一致。

2.突出庆典活动的艺术性

庆典活动的策划设计和制作应当体现新的创意,突出活动的艺术性。如太阳神营养液的广告主题词“当太阳升起的时候,我们的爱天长地久”就非常具有语言的艺术性,足以给公众留下美好深刻的印象。

3.加强庆典活动的新闻性

新闻媒体对庆典活动的反应是衡量活动成功与否的标尺,因此努力使庆典活动本身具有新闻价值极其重要,同时强化新闻制造,争取新闻媒体广泛宣传报道也是值得社会组织十分重视的重要问题。有些社会组织由于只注意新闻媒体的一般参与,不注意新闻制造、让新闻产生轰动效应,造成社会公众对庆典活动反应平平,影响效果的事例值得引以为鉴。

4.认真做好庆典活动的总结工作

社会组织的公共关系实务活动强调整体性和连续性。庆典活动作为整体公共关系实务活动的一部分,应与其他公共关系活动协调一致,并使其符合社会组织整体效益提高之目的。因此,一项庆典活动结束,必须认真做好总结工作,使庆典活动的实践过程上升为理性认识,以利于指导社会组织今后开展公共关系实务活动。

庆典活动的重要性及策划步骤

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