撰写公共关系调查报告的要点

2023-07-16 理论教育版权反馈

【摘要】：公共关系调查报告是指在公共关系活动中,调查主体根据对某个公共关系组织的问题或事件进行调查而获得的结果所写成的文字性或数据性的报告。它在公共关系调查中占据的数量很少,有时甚至包含在第一类报告中,而不单独成为一类调查报告。但这类报告的内容或类似于这类报告的材料常在公共关系调查报告中出现。

公共关系调查报告是指在公共关系活动中,调查主体根据对某个公共关系组织的问题或事件进行调查而获得的结果所写成的文字性或数据性的报告。

(一)公共关系调查报告的类型

公共关系调查报告的内容大体上划为一般状况和特殊情形两大块,但其内容是千差万别、包罗万象的,因而这样的内容决定了公共关系调查报告可以划为很多类型。

1.公共关系一般状况的调查报告

这是一种反映情况的调查报告。

它着重反映和揭示某一地区、某一阶段社会组织的各个方面进行公共关系活动的基本情况,包括公共关系活动的潜在状况、现在状况和未来状况,主要由有关需要倾向和心理定势的文字概括和描述表现出来。

这类报告帮助公共关系组织确认自己的存在,并为自己所制定的系列决策提供依据。

它涉及的范围广、内容多、情况错综复杂,常常采用多种多样的调查来综合完成。

2.对公共关系活动的史料追溯和遗迹追踪的调查报告

这是一类分析比较的调查报告,它以反映情况为基础。它在公共关系调查中占据的数量很少,有时甚至包含在第一类报告中,而不单独成为一类调查报告。

但这类报告的内容或类似于这类报告的材料常在公共关系调查报告中出现。

3.研究公共关系活动中的典型事例的调查报告

这可称为总结经验教训的报告,它无疑包括以成功的事例和失败的事例为主的两类调查。它们都是对事件进行来龙去脉的周密调查、详尽分析,得出如何总结经验、吸取教训的启示性意见,以在今后的公共关系实践中加速或减缓积极和消极的行为倾向和作用,以点带面,从个别到一般,探索公共关系活动的内在规律。

4.公共关系流程的各层面的解剖分析报告

这是专业性比较强、文学要求比较规范、具有一定的研究性质的严格的专题调查报告。它大多由专业技术人员撰写,是在研究理论问题的同时,把这些理论化解为公共关系流程中的具体的层面和过程,通过对这些具体情况的调查,分析和研究所得出的结论,再去比照相对抽象的理论本身,以要求理论和实践的严密衔接,力求在理论上突破,使理论更具超前性和指导性。

(二)公共关系调查报告的文体格式

公共关系调查报告的文体格式包括以下几个部分：

1.标题

标题是调查报告的眼睛,可以高度概括公共关系调查报告的内容,或点明主题,或开宗明义。总体上要求醒目、精练、新颖,能够一语破的,揭示全文,使读者既有读前的强烈欲望,也有读后的深刻印象。

2.正文部分

正文部分由导语、正文和结尾三个部分组成。

(1)导语。导语又称前言、总述和开头,以高度概括性的精练、简短的文字来介绍公共关系调查对象及调查本身,开门见山点明主题。

(2)正文。正文是公共关系调查报告的主体和精华。它由确凿材料和典型事例组成,但又非简单的原封不动的现实的反应,而是对现实进行适当的分类加工,并围绕主题,有层次、有步骤地表达出来。因而,正文讲究层次、条理、段落等环节。

(3)结尾。结尾是全文的总结,其作用可概括为“渲染全文、启示决策、加深印象、提高认识”,结尾是公共关系调查报告水到渠成的归宿。

结尾有两种形式,即自然结尾和用正规的相对独立的总结性文字来结尾。

3.署名

署名的要求是简单明确。主要有两种：一种署在标题下;一种署在文后。

年、月、日或与单位作者的名字同署,或单独署。但都需署在文后。

一般来说,署名单位在文前标题下比较正规,署名个人则可上可下,比较灵活。

4.附件及特殊材料的增设和选用

附件的增设及特殊材料的选用,在这里都是就公共关系综合调杏报告而言的。

特殊材料实际上就是附件的一种,附件还可以包括公共关系调查的各种量表;企业活动的各种统计报表;调查对象意见书,对公共关系调查者采访与谈话的记录(文字记录、录音、录像)等,内容与形式都很多。

(三)公共关系调查报告的写作要求

1.写作准备要充分

公共关系调查报告既要以调查活动所得材料为内容,又要靠具体执笔者把这些内容化作文字。所以,没有具体的公共关系调查就无所谓公共关系调查报告。只有做好公共关系活动的充分的实践记录,即具备调查这一前提,获得各种类别的点面材料和正反材料,文字材料和实践材料,才谈得上写出思想性、科学性、艺术性兼备的公共关系调查报告。

充分准备的内容包括：

(1)深思熟虑,慎重选择调查对象,周密拟定调查提纲;

(2)认真分析调查研究所得的材料和初步结论。

2.观点和材料要统一

公共关系调查报告要鲜明地突出观点;要有问题、有结论,并对结论要有赞成或否定,即赞成有指导性意义的可供决策者参考的那些经验、观点;如实反映事实并从中鉴别出失败的教训、不足。

这样,读者看了公共关系调查报告之后,才能真切地感觉到其言之有物,才能既从总体上如实地把握事物的客观的本来面目。又对那些具有本质特征的规律,不断省悟,从中受到启示。

3.严格规范行文顺序、语言风格和结构安排

公共关系调查报告首先必须符合一般调查报告的基本文体格式和语言要求,讲求规范化。

公共关系调查报告是公关实务中的文书,兼有新闻性应用文和总结性文书的一些特征,亦即作为一个既定的调查报告,它可以用来作宣传公众的新闻性应用文,也可以是上呈决策者的总结性文件。所以,根据报告用途的不同,在文采上、语言上及附件中可根据侧重,略有增删、修饰,具有一定的灵活性。

公共关系调查报告应体现公共关系活动的艺术性特征,正如公共关系活动首先是一种艺术技巧,所以公共关系调查报告也应反映这些特色,在语言上除了要求言简意赅,又不乏生动性、丰富性,特别是一些形象用词,可以在对公关事例描述中灵活使用,使公关状态跃然纸上,生动活泼,使主题更见深刻,寓意深长。

撰写公共关系调查报告的要点

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