高校图书馆组织结构的创新实践

2023-07-06 理论教育版权反馈

【摘要】：（一）高校图书馆组织结构创新的意义传统管理的组织结构已不能适应变化了的环境。组织结构的创新将改变这种线性结构的封闭性，使组织的运作更为灵活、开放。就图书馆的阅览而言，目前大多数高校图书馆都设立了“电子阅览室”或“光盘阅览室”，这是在信息技术并不是十分发达、电子出版物比例并不大的条件下的产物。电子阅览室这种看似先进，实际落后的服务内容将首先在设施先进的图书馆中逐步淘汰。

（一）高校图书馆组织结构创新的意义

传统管理的组织结构已不能适应变化了的环境。众所周知，任何组织结构都是发展的、变化的和动态的，应随着组织结构内外要素的变化而变化。

图书馆传统的组织结构是一个等级分明的金字塔的结构。这种组织是建立在以分工为基础的职能部门制基础之上的。部门的设置是沿着文献管理的主线来展开的，这使得现行组织结构其职能系统（采访、编目、流通等横向业务工作系统）和管理系统（计划、组织、控制等纵向的管理工作程序）分别都是线性结构。这种结构明显的弱点便是功能割裂和封闭性。组织结构的创新将改变这种线性结构的封闭性，使组织的运作更为灵活、开放。

（二）高校图书馆组织结构创新的内容

1.重组内部组织结构

通过利用互联网及互联网上的工具，图书馆采访人员可以与书商、出版商直接联系，订购资料，大大缩短了采访工作时间。在编目方面，互联网和有关网络计算机系统极大地便利了联合编目和外包编目，既降低了成本，又提高了编目的效率和质量。因此，绝大多数图书馆的分编部门将会逐渐消失，同时典藏部门和阅览部门也可以融为一体。图书馆要改变传统的部门设置方式。传统的按业务流程划分部门的方式，可以提高图书馆员的专业水平和工作熟练程度；但这种划分方法的弊端是采访、分编部门远离读者，无法直接了解读者的需求，从而出现服务与需求错位的现象，影响服务质量。可以根据情况设立“四部一室”的图书馆内部工作机构。设立文献整理部、文献服务部、电子信息部、发展研究部及馆长办公室。即将采访、分编、典藏、加工四个部门组成文献整理部，实现书刊采编一体化。

2.再造业务流程

在网络环境下，高校图书馆的业务内容正在发生重大的变化，原有的内容或进行调整，或逐步淘汰，或推陈出新；新的业务生长点不断出现，新的业务范围不断拓展，新的共享协作不断扩大。

就图书馆的采访工作而言，一方面在传统手工采访的基础上，网上采访开始出现；另一方面，图书馆的采访工作正面临电子出版物的挑战。参考咨询或利用网络的参考咨询已经有了很大的发展，而这种发展趋势将越来越明显。应改变目前的参考咨询工作集中设置的传统做法，将参考咨询工作融入各服务环节中去。

就图书馆的阅览而言，目前大多数高校图书馆都设立了“电子阅览室”或“光盘阅览室”，这是在信息技术并不是十分发达、电子出版物比例并不大的条件下的产物。随着信息技术的发展和电子出版物的急剧增长，电子出版物将进入各个阅览室，这种服务内容的重建不仅顺应了信息技术的发展，而且也比较符合读者的阅读查询习惯。电子阅览室这种看似先进，实际落后的服务内容将首先在设施先进的图书馆中逐步淘汰。

传统的文献采访、分编、典藏、外借、阅览的管理模式将转化为藏、借、阅一体化的开放式管理。如广州中山大学珠海校区藏、借、阅一体化的开放式管理非常完善。读者进入图书馆后，可在各部门之间“自出自入”，可随心所欲地“各取所需”，可从容不迫地“自我服务”，彻底免除了读者不断示证、押证、登记的繁杂手续，大大节省了其时间和精力。

高校图书馆在网络环境下的业务重建还包括远程网上全文与多媒体数据传输、网上数据套录、网上图书借阅预约、网上读者用户与馆员对话、国内外各图书馆之间信息资源的共用、网上资源按读者和用户需求进行组织、在网络环境下的跨行业与跨国界的图书馆资源信息共建共享、图书馆各项业务统计的重新调整、网络环境下图书馆形象的重新设计等等。可以预见，随着网络技术在图书馆的不断发展，图书馆业务内容的重建将越来越丰富，从而引发图书馆业务建设的一系列革命。

3.实行总分馆制

针对高校大规模合并所带来的一个学校有几所图书馆的现状，可以实行总分馆制进行管理。分馆制是一种在西方实践得非常成功的图书馆组织形式，而现代化网络技术和通信技术也有力地支持着这种组织形式，实行总分馆制，行政与业务联系由总馆统一管理起来，总馆可以起到中枢控制、后备服务及协调平衡作用，而分馆则提供近距离的服务。

分馆制避免了各种重复和浪费，而且能够做到合理配置人力、物力和信息资源。改变目前每个院或系都设置资料室的做法，由学校图书馆根据专业设置情况和环境条件，在几个专业系或学院统一设立一些规模适当的分馆。在分工上，总馆可以负责图书的定购、财产登记、分编及其他的加工，分馆面向全校读者，负责图书的使用，重点发挥专业馆的作用。这样可以使读者方便地、充分地利用藏书，图书馆也可以节省许多人力、物力与经费，用于文献信息的开发，提高服务功能。

4.建设学习型组织

学习型组织就是把学习与工作系统地、持续地结合起来，以支持组织在个人、工作团队及整个组织系统这三个层次上的发展。学习型组织的最大特点是：学习已成为员工个人及部门主管和团队等组织的共同职责；学习与工作已经不可分割地联系在一起；建立了组织绩效考核及反馈机制；学习与工作中的创新已成为整个组织系统的自觉行为。

学习型组织理论思想的先进性、创新性、手段的时代性以及方法的实务性为人们提供了一种全新的科学管理理念。该理论是美国麻省理工学院彼得圣吉教授提出来的，提出后首先在企业界得以应用，取得很大成效。学习型组织理论认为，学习型组织是一个“处于运动状态，不断创新、进步的组织，在其中大家得已突破自己能力的上限，培养全新、前瞻而开阔的思维方式，不断一起共同学习，再造无限生机的组织。”未来最成功的企业将是学习型组织。当前，整个世界正在成为一个互相学习的社会。一个组织要想生存下来，其学习的速度必须等于或大于其环境变化的速度。图书馆作为一种重要的社会组织，必须适应这种潮流，把自身建设成为学习型组织，从而使图书馆永远走在时代的前列。

高校图书馆组织结构的创新实践

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