涉外商务迎送礼仪的重要性与作用

2023-07-03 理论教育版权反馈

【摘要】：迎来送往是国际交往中一种社交礼节,是涉外礼仪中首尾两个关键环节。迎送是对不同身份外宾表示相应的尊重的重要仪式,对加深双方的友谊与合作,都发挥重要的作用。在国际交往中,对外国来访的客人,通常均视其身份和访问性质以及两国关系等因素,安排相应的迎送活动。其他迎送人员不宜过多。一般迎送,适用于一般人员或代表团。飞机起飞或火车、轮船开动之后,送行人员应向外宾挥手致意。

迎来送往是国际交往中一种社交礼节,是涉外礼仪中首尾两个关键环节。精心安排的欢迎仪式,能为客人留下良好的印象,从而对本次活动充满信心；周到完美的欢送仪式,能为客人留下一个美好的结局,使对方难以忘怀。迎送是对不同身份外宾表示相应的尊重的重要仪式,对加深双方的友谊与合作,都发挥重要的作用。在国际交往中,对外国来访的客人,通常均视其身份和访问性质以及两国关系等因素,安排相应的迎送活动。

(一)迎送的安排

迎送活动的安排主要有两种不同的档次：一是举行隆重的欢迎仪式,这主要使用于对外国国家元首、政府首脑、军方高级领导人的访问,以示对他们访问的欢迎与重视；二是一般迎送,使用于一般来访者。无论是官方人士、专业代表团的来访,还是长期在我国的外交使节,常驻我国的外国人士、专家学者等,当他们到任或是离任时,都可以安排相应的人员前往迎送,以示尊重与友谊。

(二)确定迎送规格

对来宾的迎送规格,各国做法不尽一致。确定迎送规格,主要依据来访者的身份和访问目的,适当考虑两国关系,同时要注意国际惯例,综合平衡。主要迎送人通常都要同来宾的身份相当,但由于各种原因(如国家体制不同,当事人年高不便出面,临时身体不适或不在当地等),不可能完全对等。遇此情况,可灵活变通,由职位相当的人士,或由副职出面。总之,主人身份总要与客人相差不大,同客人对口、对等为宜。当事人不能出面时,无论作何种处理,应从礼貌出发,向对方作出解释。其他迎送人员不宜过多。也有从发展两国关系或当前政治需要出发,破格接待,安排较大的迎送场面。然而,为避免造成厚此薄彼的印象,非有特殊需要,一般都按常规办理。

迎送规格通常分为以下三种情况：

(1)隆重迎送,一般适用于外国国家元首、政府首脑或重要的官方代表团来访。讲究规范性和严肃性,并遵从一般的国际惯例。

(2)一般迎送,适用于一般人员或代表团。对一般迎送不能随便应付、马虎从事,而应该本着热情真诚的态度。

(3)私人性质的迎送,迎送安排可视彼此的关系适当调整,但不意味着可以不讲礼貌,随随便便。

(三)掌握抵达和离开的时间

必须准确掌握来宾乘坐飞机(火车、船舶)抵离时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通知。由于天气变化等意外原因,飞机、火车、船舶都可能不准时。一般大城市,机场离市区又较远,因此,既要顺利地接送客人,又不过多耽误迎送人员的时间,就要准确掌握抵离时间。

迎接人员应在飞机(火车、船舶)抵达之前到达机场(车站、码头)。送行则应在客人登机之前抵达(离去时如有欢送仪式,则应在仪式开始之前到达)。如客人乘坐班机离开,应通知其按航空公司规定时间抵达机场办理有关手续(身份高的客人,可由接待人员提前前往代办手续)。

(四)献花

如安排献花,须用鲜花,并注意保持花束整洁、鲜艳,忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。有的国家习惯送花环,或者送一两枝名贵的兰花、玫瑰花等。通常由儿童或女青年在参加迎送的主要领导人与客人握手之后,将花献上。有的国家由女主人向女宾献花。

(五)介绍

客人与迎接人员见面时,互相介绍。通常先将前来欢迎的人员介绍给来宾,可由礼宾交际工作人员或其他接待人员介绍,也可以由欢迎人员中身份最高者介绍。客人初到,一般较拘谨,主人宜主动与客人寒暄。

(六)陪车

客人抵达后,从机场到住地,以及访问结束,由住地到机场,有的安排主人陪同乘车,也有不陪同乘车的。如果主人陪车,应请客人坐在主人的右侧。如是三排座的轿车,译员坐在主人前面的加座上；如是两排座,译员坐在司机旁边。上车时,最好客人从右侧门上车,主人从左侧门上车,避免从客人座前穿过。遇客人先上车,坐到了主人的位置上,则不必请客人挪动位置。

(七)对一般客人的迎接

迎接一般客人,无官方正式仪式,主要是做好各项安排。如果客人是熟人,则可不必介绍,仅向前握手,互致问候；如果客人是首次前来,又不认识,接待人员应主动打听,主动自我介绍；如果迎接大批客人,也可以事先准备特定的标志,如小旗或牌子等,让客人从远处就能看到,以便客人主动前来接洽。

(八)迎送工作中的具体事务

迎送中一些具体事项要引起我们的注意,它主要包括：

(1)迎送身份高的客人,事先在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,准备饮料。

(2)安排汽车,预定住房。如有条件,在客人到达之前将住房和乘车号码通知客人。如果做不到,可印好住房、乘车表,或打好卡片,在客人刚到达时,及时发到每个人手中,或通过对方的联络秘书转达。这既可避免混乱,又可以使客人心中有数,主动配合。

(3)指派专人协助办理入出境手续及机票(车、船票)和行李提取或托运手续等事宜。重要代表团,人数众多,行李也多,应将主要客人的行李先取出(最好请对方派人配合,及时送往住地,以便更衣)。

(4)客人抵达住处后,一般不要马上安排活动,应稍作休息,起码给对方留下更衣时间。

(5)在迎接外宾的整个过程中,迎候人员应始终面带微笑,以表示欢迎之意,不要故作矜持,一语不发。

(6)送别外宾亦应考虑周全,大体上要依照迎候的规格来确定送别的规格。主要迎候人应参加送别活动,送行人员可前往外宾住宿处,陪同外宾一同前往机场(车站、码头),亦可直接前往机场(车站、码头)恭候外宾,必要时可在贵宾室与外宾稍叙友谊,或举行专门的欢送仪式。在外宾临上飞机、火车、船舶之前,送行人员应按一定顺序同外宾一一握手话别。飞机起飞或火车、轮船开动之后,送行人员应向外宾挥手致意。直至飞机、火车、船舶在视野里消失,送行人员方可离去。外宾一登上飞机、火车、船舶,送行人员就离去,也是不应当的。尽管只是几分钟的小事情,却很可能因小失大。

涉外商务迎送礼仪的重要性与作用

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