庆典仪式的礼仪规范及接待工作

2023-07-03 理论教育版权反馈

【摘要】：庆典礼仪,即有关庆典的礼仪规范,包括组织庆典的礼仪与参加庆典的礼仪两项基本内容。庆典是庆祝活动的一种形式,应以庆祝活动为中心。(二)安排好接待工作与一般商务交往中来宾的接待相比,对出席庆祝仪式的来宾的接待,更应突出礼仪性的特点。宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,唱本单位标志性歌曲。其内容包括对来宾表示感谢、介绍此次庆典的缘由等,重点应放在报捷以及庆典的可“庆”之处。

庆典礼仪,即有关庆典的礼仪规范,包括组织庆典的礼仪与参加庆典的礼仪两项基本内容。

庆典是一项重要的公共关系活动。组织筹备一次庆典活动,要进行总体策划,精心安排。既要体现出庆典的特色,又要安排好庆典的具体内容。为了提高庆典活动的社会效果,有条件的单位可专门聘请礼仪公司或专门的策划公司为其进行庆典策划,甚至专门聘请礼仪公司的人员直接参与本单位的庆典活动的组织、服务等工作。

庆典是庆祝活动的一种形式,应以庆祝活动为中心。其宗旨是：塑造本单位的形象,显示本单位的实力,扩大本单位的影响。因此,每一项具体活动都要体现热烈、欢快、隆重的要求。不论是举行庆典的具体场合,或者是庆典进行过程中的某个具体场面,还是全体出席者的情绪、表现,都要体现出红火、热闹、欢乐、喜悦的气氛。

庆典所具有的热烈、欢乐、喜悦和隆重的特点,应当体现在其具体内容的安排上。关键在于确定出席者、来宾的接待、环境的布置以及庆典的程序四大问题。

(一)拟定出席人员名单

确定庆典出席者名单时,始终要以庆典的宗旨为指导思想。一般来说,庆典的出席者通常应包括如下人士：

1.上级领导

地方党政领导、上级主管部门的领导,对单位的成立、发展给予过关心、指导,邀请他们参加,首先是为了表达感谢之情,其次是为了提高庆典活动的影响力。

2.社会名流

根据公共关系学中的“名人效应”原理,社会各界名人对于公众最具吸引力,邀请他们到场,能更好地提高本单位的知名度。

3.大众传媒

在现代社会中,报纸、杂志、电视、广播等大众媒介,被称为仅次于立法、行政、司法三权的社会“第四权力”。邀请传播媒介的人士,并主动与他们合作,将有助于他们客观、公正地介绍本单位的成就,有助于加深社会公众对本单位的了解和认同。

4.合作伙伴

在商务活动中,合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的。请他们来与自己一起分享成功的喜悦,有利于加深感情,有利于双方以后的合作。

5.社区关系

社区关系是一切社会组织的重要关系,与社区的机关、团体、企事业单位建立良好的公共关系对组织的发展十分必要。如本单位周围的居民委员会、街道办事处、医院、学校、幼儿园、养老院、企业以及其他单位等。邀请它们参加本单位的庆典,有利于对方进一步了解、尊重、支持本单位的发展。

6.单位员工

出席庆典仪式是一种荣誉,所以在组织庆典时,需要邀请部分员工参加,一般要优先邀请单位的先进工作者或在工作岗位上有突出贡献的人员。

以上人员的具体名单一旦确定,就应及时发出邀请或通知,一般要提前3天,对于外地的朋友,应提前一个星期通知。庆典日期确定后,无特殊理由均不应将庆典取消、改期或延期。

(二)安排好接待工作

与一般商务交往中来宾的接待相比,对出席庆祝仪式的来宾的接待,更应突出礼仪性的特点。不仅要热心细致地照顾好全体来宾,而且还要通过主方的接待工作,使来宾感受到主人真挚的尊重与敬意,力争使每位来宾心情舒畅。

为办好庆典活动,需要成立筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成,他们应当是能办事、会办事、办实事的人。筹备组应根据具体需要,下设若干专项小组,在宣传、接待、财务、会务等方面“分兵把守”,各司其职。必要时,可对参与庆典活动的筹备组人员和其他服务人员进行培训。

庆典的接待小组,原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。接待小组成员的具体工作有以下几项：其一,来宾的迎送,即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾；其二,来宾的引导,即由专人负责为来宾引路,将其送到既定的地点；其三,来宾的陪同,对于某些年事已高或非常重要的来宾,应安排专人陪同始终,以便关心与照顾；其四,来宾的接待,即指派专人为来宾送饮料、点心以及提供其他方面的关照。

(三)精心布置庆典仪式的现场

举行庆祝仪式的现场,是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否精心到位,往往会直接关系到庆典留给全体出席者印象的好坏。依据仪式礼仪的有关规范,商务人员在布置举行庆典的现场时,需要通盘思考的主要问题有以下几点：

1.地点的选择

在选择具体地点时,应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。本单位的礼堂、会议厅、内部或门前的广场以及外借的大厅等,均可予以选择。若在室外举行庆典,切勿因地点选择不慎,从而制造噪声、妨碍交通或治安。

2.环境的美化

在反对铺张浪费的同时,应当量力而行,着力美化庆典举行现场的环境。为了烘托出热烈、隆重和喜庆的气氛,事前要动员全体人员搞好单位的清洁卫生,在庆典活动的现场摆设花盆,铺设地毯,张灯结彩,悬挂彩灯、彩带,张贴宣传标语,张挂标明庆典具体内容的大型横幅。还可以请本单位员工组成的乐队、锣鼓队(或聘请礼仪公司的乐队)届时演奏音乐或敲锣打鼓以烘托气氛。

3.场地的大小

举行庆祝仪式现场,并非越大越好。现场的大小应与出席者人数的多少成正比。人多地方小,拥挤不堪,会使人心烦意乱。人少地方大,不能衬托出喜庆热烈的气氛,让来宾对本单位产生“门前冷落车马稀”的感觉。

4.音响的准备

在举行庆典之前,务必要把音响设备调试好。尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备,做到万无一失。在庆典举行期间,应播放一些喜庆、欢快的乐曲。

(四)拟定好庆典的具体程序

一次庆典举办得成功与否,与程序的策划关系重大。仪式礼仪规定,拟定庆典程序时,有两条原则必须坚持：第一,时间宜短不宜长。通常应以一个小时为限。这既是为了确保其效果良好,也是为了尊重全体出席者,尤其是为了尊重来宾。第二,程序宜少不宜多。程序过多,不仅会延长时间,而且还会分散出席者的注意力,给人以庆典内容过于凌乱之感。

依照常规,一次庆典大致应包括下述几项程序：

(1)预备活动：请来宾就座,出席者安静,介绍嘉宾。

(2)宣布庆典正式开始,全体起立,奏国歌,唱本单位标志性歌曲。

(3)本单位主要负责人致词。其内容包括对来宾表示感谢、介绍此次庆典的缘由等,重点应放在报捷以及庆典的可“庆”之处。

(4)邀请嘉宾讲话。出席庆典的上级主要领导、协作单位及社区关系单位,均应有代表讲话或致贺词。讲话人员的讲话次序应提前约定好,不要当场推来让去。对外来的贺信、贺电等,不必一一宣读,一般是先宣读上级领导及主要来宾的贺信、贺电,其他人员的贺信、贺电可根据情况灵活处理。

(5)安排文艺演出。这项程序可有可无,如果准备安排,应当慎选内容,注意不要有悖于庆典的主旨。

(6)来宾进行参观。如有可能,可安排来宾参观本单位的有关展览或车间等。

庆典仪式的礼仪规范及接待工作

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