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2023-07-03
语音电话的正确使用与常规礼仪
【摘要】：语音电话又称语音信箱,或录音电话。语音电话的出现和存在,确实为忙碌的现代人解决了不少接听电话的麻烦,特别是当电话业务特别繁忙或人们正在处理紧急事情时,语音电话会帮助工作人员把每次打进来的电话记录周全,不致遗漏重要的电话。因此,语音电话应当正确使用,最好的办法是语音电话与人工电话并用。语音电话留言的常规内容有两种,基本礼仪如下：适合较小的部门或个人的简易型留言。
语音电话又称语音信箱,或录音电话。语音电话的出现和存在,确实为忙碌的现代人解决了不少接听电话的麻烦,特别是当电话业务特别繁忙或人们正在处理紧急事情时,语音电话会帮助工作人员把每次打进来的电话记录周全,不致遗漏重要的电话。
但是,由于语音电话多为事先录制好的内容,很难适应不同情况和不同需求的人,加之机械的话语反复播放,再亲切、柔和的话语也会给人生硬没感情的感觉。因此,语音电话应当正确使用,最好的办法是语音电话与人工电话并用。
一般而言,语音电话系统向用户提供如下两种服务：①普通信箱,用于来访者给用户(信箱主人)留言,只有电话主人可提取信箱中的留言信息；②发布栏信箱,用于信箱主人向来访者发布信息,只有信息主人才可以在信箱中留言,如现在许多咨询性的语音电话即此类。
使用语音电话,主要是制作留言。语音电话留言的常规内容有两种,基本礼仪如下：
(1)适合较小的部门或个人的简易型留言。留言的模式一般为：报电话机主的单位名称或个人姓名,问候语、致歉语、道别语,留言原因,对发话人的请求等(图9-3)。
图9-3 留言的格式
(2)适合部门较多或较大单位的复杂型留言。这类语音电话既有录音,又有人工服务。制作大致与前者相同,不同的是转其他部门往往提示“请按1”“请按2”“重播请按0”等。
使用或制作录音,应事先把录音程序编好,把一些细节考虑周到。不要先放一长段音乐,也不要把程序搞得太复杂,让对方莫名其妙、不知所措。录音的话语的陈述不要太快。
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