商务信函的写作礼仪与作用分析

2023-07-03 理论教育版权反馈

【摘要】：人们通过商函销售产品或提供服务,或以商函建立信贷和收款,或通过商函来调解矛盾、解除误会,还可把商函作为友好使者,赢得客户的信任,与之建立友谊、保持友谊。(一)商函概述商务信函简称商函,即处理商务业务的信件。(二)商函书写的礼仪商函主要用于生意交往,以交易获利为目的。一份讲究礼貌的、好的商函可以代替人际交流,促进业务的扩大,赢得和保持友谊,也是良好商誉的体现,所以商函写作中必须注意商函沟通的礼仪。

人们通过商函销售产品或提供服务,或以商函建立信贷和收款,或通过商函来调解矛盾、解除误会,还可把商函作为友好使者,赢得客户的信任,与之建立友谊、保持友谊。一份写得成功的、出色的商函甚至可以成为企业公关的一个组成部分,可以促进一个企业目标的实现,为企业带来良好的经济效益和社会效应。正因为商函具有这些价值,所以人们越来越意识到商函写作的重要性,把它视作是一种能以友好、令人信服的方式与客户进行“纸上的交谈”。

(一)商函概述

商务信函简称商函,即处理商务业务的信件。可以选择通过邮寄、电子邮件、传真、电报等形式送达。

就内容而言,常见的商函有各类推销函、咨询函、报价函、寄样函、订购函、索赔函、催款函、调解函等。商函又可根据行文对象的不同,有对上级主管部门、对客户或协作单位、对兄弟单位三种。这样的分类主要是可根据不同的对象、发函目的,有的放矢地进行沟通。

(二)商函书写的礼仪

商函主要用于生意交往,以交易获利为目的。商函也是一个企业的形象外在的体现,所以其行文结构及用语都要注意有利于成交,有利于组织形象的建立。与一般信函写作格式相同,商函由六个部分组成,即称谓、问候语、正文、祝颂语、附件、落款。

1.称谓

语气要亲切、直接、自然。称谓对人,可加上敬语表示对对方的尊重,如“尊敬的刘总经理”；对单位,名称一般不能简写,必须写全称,如“上海亚明灯具有限公司”。如果除了写发送单位名称以外,还要写对方单位的具体负责人时,则应该在单位名称下方另起一行,写上具体负责人的姓名和职务,如“南京运河发展有限公司”“方明经理”等。对外的商函称呼一般较多使用“DearSirs”,称呼后面用逗号“,”,而不用冒号“：”,称呼的第一个字母要大写。

称谓还须注意得体。称谓要准确,符合寄信人与收信人的特定关系,要正确表现收信人的身份、性别等。称谓使用不当,会使人感到不愉快,也会影响收件人往下看信件的具体内容。正确使用对方的姓名与头衔,这是一个重要的礼节问题。

2.问候语

问候语可采用惯用的问候词语,如“您好”“见信好”,也可以用礼节性的问候语,如“收到贵公司的来函,非常高兴”“上次会晤,印象深刻”“很高兴收到了你们对我们‘精确手表’系列的垂询”等,这些语句可以涉及对以往信件往来中相关内容的回顾,也可以针对对方业务的开展情况写上“关注”或“祝贺”类的词语。

3.正文

正文可根据发函的目的、所要表达的具体内容作充分的陈述,或理由、经过、要求、打算、措施等。一般情况下,只要做到表述清楚、突出重点,用词确切、简洁明了就可以了,不必过于拘泥于格式和套路。

正文结尾可以是主体自然收结,也可以对全信作扼要的概括,或重申核心内容,使受信者对内容要点留有深刻印象。

需提及注意的是,在与对方初次交往的商函中,结尾处,可以将与本企业的联络方式或通信方式写清楚,以便对方能准确地给予回复。

4.祝颂语

正文结束后,应当另起一行,致以祝颂语或结束语。祝颂语可以有许多,“此致敬礼”往往多用于正规的、严肃的场合；“顺颂商祺”“生意兴隆”则更多地出现在商业伙伴之间。选用怎样的祝颂语,可以根据内容或对象的实际情况而定。

5.附件

指随信附发的相关文件。如报价单、样品图表、收据、协议书等。

6.落款

落款指写发信人或单位的名称和写信的日期。以单位名义的,则写发函单位的全称,如果以个人名义代表单位的,则将发函人姓名附在单位名称后面。有时也可以署名与签字并用。明确的落款是商函写作中的一个重要因素,在撰写过程中应慎重待之。

商函要写日期,日期写在署名下方。正式的商函应盖有单位印章,印章盖在日期处,压住日期中的年与月,有谓：骑年盖月。

(三)商函的沟通礼仪

常言说得好：生意不成,情意在。一份讲究礼貌的、好的商函可以代替人际交流,促进业务的扩大,赢得和保持友谊,也是良好商誉的体现,所以商函写作中必须注意商函沟通的礼仪。

1.用语要以人为本

商函的语言要突出用语亲切委婉。例如,语言表达中尽量多用“你”少用“我们”,以体现信函更多的是站在对方的立场上为对方考虑。不能出现可能带有侮辱和贬低甚至亵渎收信人的词语；不滥用俚语、方言。关键性的地方可以用粗体字凸现,加以提醒。例如：“我们很抱歉地通知,您方的价格无竞争力,若贵方能降低价格,使我方接受的话,我们仍然对交易感兴趣。”

语言要恰当。含有性别歧视或易产生歧义的词语均不宜使用。避免使用生僻、晦涩的词语,也要避免使用对方不懂的行话。书信中要尽量使用正面、肯定的词语。正确使用过渡词语,正确运用语法和标点。

2.态度谦恭有礼

生意往来,讲的是平等真诚。因此,用语要注意态度真诚,字里行间体现出为他人着想和考虑,多体谅对方的心情和处境。特别要注意的是,当双方观点不能统一时,首先应该尊重对方的观点,即使是索赔、催款的函,也应该掌握好分寸,不要得理不饶人,而应该以理服人。如果对方的建议不甚合理,可以据理力争,说明观点,但仍要注意讲究礼节礼貌,避免使用冒犯性的语言。也不要过于卑微,而失去应有的商业尊严。关键是把握好“度”,才能收到预期的效果。例如,下面这份写给一个原本信誉良好,但最近不知何原因停止付账的老客户的商函：

亲爱的________：

坦率地说,我们不愿把你的账单交给律师做托收。贵方已与我们做了相当长时间的生意,我们相信你的真心诚意,但毕竟律师会有办法搞到钱,而最终你要花更多的钱,并须承担不愉快的后果。所以我们将提供充分的机会,以免在庭外托收你账户上的款项。

我们认为,你必须履行自己的义务。在3月10日之前你须支付账上的部分款项并保证令人满意地支付余款。

这一切当由你作出决定。

顺颂商祺!

××××贸易有限公司

2019年2月10日

在涉外的商函中,还需注意尊重对方的风俗和习惯等。

3.回复及时

商函如果不及时回复,就有可能因抢不到先机而失去商机。