专用书信的格式与礼仪优化方法

2023-07-03 理论教育版权反馈

【摘要】：专用书信是指应用在特定场合,有专门作用的书信。用于公关领域的专用书信主要有介绍信、证明信、感谢信、慰问信、贺信、邀请信、致歉信等。慰问信的格式要求与感谢信基本一致,只是缺少敬语部分。与书面邀请函和请柬相比,它有着快捷,音、像、文字并茂的特点,遵守的礼仪基本相同。邀请信应注意的礼仪是：邀请的细节必须交代清楚。有时为及时消除不利影响,致歉信往往以公开的方式发表。

专用书信是指应用在特定场合,有专门作用的书信。一般来说,专门书信内容单一,具有公开性质。用于公关领域的专用书信主要有介绍信、证明信、感谢信、慰问信、贺信、邀请信、致歉信等。

(一)介绍信、证明信

1.介绍信

介绍信应用的范围较广泛。介绍信可分为两种：私人介绍信和单位正式介绍信。

私人介绍信是写信人向自己亲友介绍第三者的书信,语气比较亲切随意,对接洽事项和要求可以写得更加明白详尽。

正式介绍信是写信人因公将本单位同事介绍给接洽单位或个人。正式介绍信可以是印刷好的,带有存根的；也可以是手写的,但都要求语言和格式严谨、规范。正式介绍信内容主要包括(图8-5)：

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图8-5　介绍信

(1)所联系的单位或个人称呼；简单介绍被介绍人姓名、身份、职务、人数。

(2)接洽要求和事项。

(3)对对方的帮助预先表示感谢。

(4)介绍信的有效期。

2.证明信

证明信是组织为证明个人身份、履历、学历及其他事项的真实情况的专用书信。

证明信写作时要慎重,对所证明的事实一定要准确无误。

证明信写作时要态度认真,用语要明确、肯定；由于证明信不得涂改,故写前需考虑好措辞。为便于日后查考,证明信应当留底稿并进行登记(图8-6)。

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图8-6　在职证明

(二)感谢信、慰问信、贺信

1.感谢信

感谢信是组织或个人在交往中受到他人郑重邀请、接待、慰问或馈赠等帮助后,为了表达感谢之心,以书信形式公开加以正式表达谢意的书信。

感谢信的格式一般包括：标题、称谓、正文、敬语、落款。

感谢信不宜写得过长,通常包括两部分内容：简要说明对方提供帮助的事实或过程及帮助所起的作用；对对方给予的帮助并表示感谢。

感谢信的礼仪要求：

(1)尽量手写,这样比打字更显亲切；用语真挚,内容简洁,繁简适度。

(2)致谢面宜宽不宜窄。

(3)无论是书写还是寄送,感谢强调及时和时效,忌滞后表达。公开张贴必须征得对方同意。

2.慰问信

慰问信是以组织或个人的名义向对方表示慰问、问候、致意的书信。慰问信的格式要求与感谢信基本一致,只是缺少敬语部分。

慰问信的礼仪要求：

(1)要表现出亲切、真挚的情感,使对方获得慰藉、安慰的感觉。

(2)用词诚恳真切,文字朴实精练。

3.贺信

贺信是对社会组织或个人喜庆事项的祝贺,或对有特殊成就、贡献的社会组织或个人表示庆祝而书写的信件。其性质与贺词相同,所不同的是表现形式：贺信是以书信形式书面表述,贺词则是口头表达。

贺信格式一般包括：标题、称谓、正文、落款。

贺信的礼仪要求：

(1)用词要充满热情、喜悦、鼓励、希望之意,给人感到温暖、愉悦,受到鼓舞。

(2)颂扬、赞美之词要恰如其分,不故意拔高,给人献媚之嫌,书写工整,文字简约。

(3)用红纸(或粉色)黑字书写,不能用白纸黑字,在允许的情况下贺信可以公开张贴。

(三)邀请信、致歉信

1.邀请信

邀请信又可称作请柬,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加庆典、会议或活动的一种通知性的短信。电子邀请信(电子请柬),是现代科技和互联网技术发展的产物。电子请柬多备有格式模板,以适应不同对象。与书面邀请函和请柬相比,它有着快捷,音、像、文字并茂的特点,遵守的礼仪基本相同。

邀请信应注意的礼仪是：

(1)邀请的细节必须交代清楚。如邀请的内容、时间、地点,邀请对象的姓名、头衔必须准确无误。

(2)措辞要热情诚恳。邀请讲究措辞热情、文雅,宜用期盼性的语言表达,突出“请”意。避免使用“务必”“必须”之类带强制性词语,不能有强求之意。对特殊的邀请信,措辞必须与所邀请参与的活动性质相适应。

(3)规格较高的邀请一般采用印刷精美的请柬,也可用专门印制的邀请信,以示礼貌和庄重。具体文种选择需根据使用的场合和情况而定。

(4)时间上要有一定的提前量。邀请信的发出必须与邀请的活动举行时间之间有一定的提前量,以便被邀请者有一定的准备,可以提前安排好其他工作。但也不宜提前过早,时间相隔太长易使客人遗忘,一般以3～7天为宜。

2.致歉信

致歉信又称道歉信。是因为工作失误,引起对方不快,需要通过致歉信消除不满、化解矛盾,以示赔礼道歉,消除误会,增进友谊和信任。有时为及时消除不利影响,致歉信往往以公开的方式发表。

致歉信在格式上一般也包括标题、称谓、正文、落款四部分。致歉关键在于真诚,所以正文写作要求：先对自己的失误给他人造成的不快或不利作出道歉,用语要真诚；然后对失误作出一定程度的分析；最后可以表示一下今后将作出的改进或获取公众的谅解。公开的致歉信可以不用称谓,具体如例文所示。

丰田汽车公司对中国消费者的公开致歉信

丰田汽车公司对最近中国国产陆地巡洋舰和霸道的两则广告给读者带来的不愉快情绪表示诚挚的歉意。

这两则广告均属纯粹的商品广告,毫无他意。目前丰田汽车公司已停止这两则广告的投放。

丰田汽车公司今后将一如既往地努力为中国消费者提供最满意的商品和服务,也希望继续得到中国消费者的支持。

丰田汽车公司

2003年12月4日

专用书信的格式与礼仪优化方法

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