书信格式与礼仪的基本要点

2023-07-03 理论教育版权反馈

【摘要】：一般在国内,中文书写的信封有国家统一的标准和格式,多为横式。(二)信文的礼仪信文是书信的主体,格式一般由称谓、问候语、正文、祝颂语、署名、日期六部分组成。习惯上把这些统称为“祝颂语”或“祝词”,这是对收信人表达良好愿望,强化情感联系的一种礼貌。

书信具有既定的格式,指的是书信的写作法则和结构布局,这种格式是长期以来在使用中约定俗成的,程式上各有各的要求,因此,每一部分的书写都应该符合礼仪规范的标准。

一般书信由两大部分组成：信封(信囊)、信文。信文则包括称谓、问候、正文、祝颂、署名、日期、附言等部分组成。

(一)信封的礼仪

按照标准书写的信封有几大益处：一是能保证书信准确无误地投递；二是能直观反映写信人的文化素养；三是能体现写信人对传递者的尊重的程度。

信封的书写有横式和竖式两种。

一般在国内,中文书写的信封有国家统一的标准和格式,多为横式。标准的信封长220毫米,宽110毫米。横式信封上的文字主要由三个部分组成：收信人详细地址、邮编；收信人姓名；寄信人地址、邮编。除此之外,在信封上再写其他内容都是不合适的。尤其要注意勿在信封背后乱涂乱写,如“十万火急!!!”“内有照片,勿折!”“十分想念你”等。

1.横式信封书写(图8-1)

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图8-1　横式信封书写样式

(1)收信人地址

收信人地址应书写在横式信封的左上方。地址必须写省(市)、单位或区(县)、街道的全称,不能简写,字迹要工整、清楚、不潦草,以方便邮政人员辨识以及计算机检索。如有必要,可将地址分作两行书写。按规定,应写明收信人所在地址的邮编。如果有关邮编不详,可查询有关邮编的分布地图或资料,一般邮局和搜索引擎都可查到。

(2)收信人称谓

收信人的称谓应书写在横式信封的中央。通常,由三部分组成：收信人姓名；供传递信件者对收信人所使用的称呼；专用的启封词,如“收”“启”等。

(3)寄信人地址

寄信人的地址及其他内容一般书写于横式信封的右下方。根据不同情况,一般分为三个部分：寄信人地址、邮编；寄信人姓名；用于表示敬意的缄封词,如“缄”“谨缄”等。也要求字迹端正、清楚等。

有时,书信可以委托他人带交、转交,如果双方关系较熟悉,信封可以不写双方的地址和邮编,但必须有以下内容(图8-2)：

(1)托带语。书写在左上方。

(2)收信人姓名、称谓。书写于信封中央。

(3)写信人姓名等信息。书写于信封右下方。

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图8-2　托交信件信封样式

2.竖式信封书写(图8-3)

(1)收信人地址、邮编在右上方。

(2)收信人姓名、称谓在正中央。

(3)寄信人地址、邮编在左下方。

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图8-3　竖式信封书写样式

3.信封书写的礼仪

出于对信件传递者的尊重,收信人姓名后不能写带有亲戚的称呼,如“张××父亲收”“陈×姐姐收”。

(二)信文的礼仪

信文是书信的主体,格式一般由称谓、问候语、正文、祝颂语、署名、日期六部分组成。和信封写作一样,每一部分都要符合礼仪要求和规范(图8-4)。

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图8-4　信文格式

1.称谓应合适

称谓是对收信人的具体称呼,它表示双方的关系,我国习俗素来重视人伦、名分,写信也如此。因此,在公关交际活动中则应该特别重视称谓妥当,从礼仪的角度,确定对收信人的称呼,应该考虑其性别、年龄、职业、身份以及双方关系,称呼合适与否是一个重要的礼节问题,称呼不当,可能会得罪人,因此不能草率行事。一般是平时对对方称呼什么就写什么。

另外,要注意格式书写正确,称谓应该在信文的第一行起首位置单独成行,顶格,以示对收信人的尊敬和礼貌,称呼后加冒号,以示领起下文,有话要说。

惯用的称呼主要有：

姓氏加称谓词,如：张先生、李小姐、王女士、赵伯、小夏、吴老等；一般男性统称先生,女性需要视情而定,未婚的一般称“小姐”,结婚的称“太太”“夫人”,如果不清楚婚否,不妨统称“女士”。称谓词也系尊词,是表示发信人对受信人的尊敬之情而附加的称谓词语,主要表示对受信人尊敬的感情和态度。过去惯用的尊词如“大人”“台鉴”等,大陆现在极少用,常用的尊词有“同志”“先生”“女士”“仁兄”等。但在港、澳、台及海外华人中,传统用法依然流行。

姓氏加职衔或学衔、职称,如：黄总经理、秦部长、姜主任、李博士、刘教授等。(中国人喜欢称职务,欧美人一般愿意被称呼学衔,如果不知道对方的姓名或头衔,最好发函前先打电话询问。)

名字加称谓词,如晓明姐、延松兄等。

为表示尊敬,可以在称谓前加敬语,如“尊敬的××”“敬爱的××”。

在写称谓时,如果打听不到对方的姓名,可用职务等中性名称代替,如称对方为经理、代表之类,并在前面加单位或部门的名称。如从姓名上辨识不出对方的性别,可称其全名,在姓名前加“尊敬的”。

2.问候语应热情

问候语应该在称谓下方另起一行,空两格,单独成段书写,如“您好!”“近好!”“非常想念!”等。问候对方是书信中的一种礼节,无论是初识还是久别,问候一声,体现了写信人对收信人的一种关切。问候语可以是多种多样,但多与节日、年龄、职业、健康等相关。如“中秋好!”“生意兴隆吧”,等等。问候语后不能紧接着正文,否则违背段意单一的原则。总之,问候要做到热情。

3.正文要礼貌、清晰

正文是信函的主体。一般书写可以先寒暄一番再转入正文主体。寒暄是正文的引子,通常表达双方间情感、思念、钦佩、关切、致谢等。

表思念：见信如面；分手多日,别来无恙；海天在望,不尽依依。

表钦佩：奉读大作,向往尤深；新作拜读,敬佩之至。

表情感：惠书敬悉,甚以为慰；久不通函,甚是为念。

表时节问候：春光明媚,想必阖家安康；天雨阴冷,起居如何。

表贺喜：喜闻足下新婚燕尔,特表祝贺。

表致哀：惊悉孙老不幸谢世,不胜哀悼。

正文主体的内容尽管十分广泛,写法也各不相同,无论写什么,都要讲究礼貌,即使是辩论问题、催要款物,也应心平气和地讲道理,讲礼貌是有文化素养的表现。

正文内容要求段落清楚,表述层次分明,写信如说话,需要讲完一件再讲另一件。内容如果多可以分段,忌讳东拉西扯,毫无头绪,这样既使阅读者费解,又不尊重对方。

正文写作的语言表达要真诚；要得体,合乎双方的关系及实际；要简洁,做到语言精练、简明,一封信不宜写得太长；要准确,书信的内容一旦写在纸上,便“一言既出,驷马难追”,因此,表述时对内容要仔细考虑,反复斟酌,切不可草率下笔。

4.祝颂语要诚恳

正文写完后,要写上表示敬意、祝愿或勉励的话语作为信的结尾,皆属礼貌之举。习惯上把这些统称为“祝颂语”或“祝词”,这是对收信人表达良好愿望,强化情感联系的一种礼貌。

以“此致敬礼”为例,祝颂语正确的格式有以下几种：

(1)可以紧连正文末尾写,如：“××××。此致敬礼!”

(2)祝词可以紧连正文末尾写,而颂词换行,顶格写。如：

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(3)可以另起一行,空两格写：××××。

(4)可以另起一行,空两格,将祝颂词分两段写,需注意颂词“敬礼”必须顶格书写：

祝颂语不能千篇一律,应当根据写信人和收信人的关系以及收信人的具体情况而定。一般可以用“此致敬礼”“祝工作顺利”“祝好”“即颂近安”“时绥”等。下面举几例：

用于平辈、朋友：顺致安好、即此颂好、祝进步等。

用于长辈、尊者：恭颂、敬祝、福安、金安、大安、荣寿等。

用于晚辈：顺祝、即问、望。

用于夫妇、新婚：俪安、俪祉等。

用于病人：痊安、愈安、健康、早愈等。

还可以根据职业,如教师：教祺、教安；军人：戎安、勋祉；学生：学祺、进步；旅行者：一路顺风、旅居平安等。

针对四季、节日的：淳安、夏祺、秋祺、冬安、新禧、新年吉祥、国庆好等。

5.署名与日期要准确

正文结束后要在信笺的右下方签署写信人的姓名和写信的日期,署名若是单位,则要写单位的名称。

署名和日期写在祝颂语下一行末端处。署名、日期各占一行。

署名也是自称,自称与开头所书受信人的称谓是相呼应的,它们之间反映着写信人与受信人之间的关系,有时还能反映出特殊的感情。为了体现写信人与收信人之间的关系,表示对收信人的尊重及写信人的谦虚,署名有谦称和敬称。如在名字前加“弟××”；如收信人为长辈或尊者,则可以根据双方关系,在署名时加上合适的致敬词,如“学生：××敬上”；如果是陌生人,则以写姓名为好。

日期也是书信中一个值得重视的细节,有些人往往把它遗忘,或写错,这些都是不应该的,因为收信人就是根据日期来了解来信是什么时候写的。日期最好写全年、月、日。

有时为了营造一种氛围或表达一种心境,可以在日期后注明地点或写些表达气氛、心境的话。如“2012年12月24日于月亮湖畔”“2012年6月溽暑”等。

6.附言要慎用

有时写完信,发现有遗漏或需补充的内容,则可以在日期下方空几行左侧另加“补遗”。具体是加写：“又及：”“附：”“另外：”“再启：”等提示语,再补上遗漏的内容。如果需要代替身边人向收信人表示问候,可以在日期下一行左侧写上“××附笔致意”或“××嘱代笔问候”。如果需要向收信人身边其他人问候,则可在同样位置写上“顺带问阖家安好”。

不过,补遗性的附言最好少用,以免给人留下做事不够严谨、粗枝大叶的印象。

7.其他注意事项

(1)要根据不同对象选择恰当的语气、称呼、措辞,以免给人造成不礼貌的感觉。

(2)书信的语言应该晓畅易懂,正式的书信力求运用书面语表达,忌用口语；字迹要规范,不要写潦草字、异体字等。

(3)忌用彩色信笺,忌用红笔书写。红笔表示绝交。同时不要用铅笔、水彩笔写信。

(三)通信过程中须注意的礼仪

1.写信

写信应尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁,人称“五项原则”

(1)礼貌。写信也应当如同面对收信人,以必要的礼貌,向对方表示恭敬之意。要尽量地做到对他人多使用敬语,对己多使用谦语。如：称对方,在称谓前可以加上“尊敬的”“敬爱的”“贵”等提称语；对己用“鄙”“小”“不才”等语。

(2)完整。为了避免文字信息传输错误,必须做到叙事表意有头有尾,不残缺。信封写作时,双方的邮编不缺少,还有日期等不能忘记写上。

(3)清楚。主要指两方面：一是指注意字迹端正不潦草,清晰可辨,不乱涂乱改；二是指表达的内容层次、条理清楚。

(4)正确。指写信,不论是称呼、表述,还是遣词造句,都必须做到正确无误。如信中不出现错字、别字、漏字、自造字,标点符号运用准确等。

(5)简洁。写信也讲究言简意赅,适可而止。一般情况下应当“言罢即止”,忌洋洋洒洒,无休无止。

2.发信

(1)折叠。从考虑他人方便启阅的角度,常见的信笺折叠方法是：

①先将信笺文字朝外,有意将收信人姓名外露,叫“姓名外露法”,这样做可以使收信人产生亲切感。

②将信件三等分,先纵向折叠,再将其横向对折,并使两端一高一低,叫“以低示己法”。

③因公的通信可以采用先将信笺对折,随即在折线处再往里卷折1～2厘米,再将其横向对折,叫“公函折叠法”。

(2)装封。装信应该将信笺与信封封口处留有约1厘米的距离。这样收信人拆阅时就不会被损伤而影响阅读。

(3)粘封。为保障通信秘密和恪守个人隐私,凡邮寄的信件封口必须一律封口并封牢；委托他人代交、代转的信函原则上不宜封闭,主要是出于对托带者的信任与尊重。

(4)邮资。通过邮局寄发信件,应该贴上足够的邮资,以免因邮资不足退函造成不便。

3.收信

(1)仔细拆封。收到来信,拆阅是否得当,既体现来信是否完整无缺可以阅读,也间接体现收信人的个人修养。

某学校对外办函授班,每天要收到全国各地大量学员的信函,办事员老张平时喜欢收集邮票,一次看到某来函信封上有一张自己心仪已久的一张邮票,不由大喜,拿起剪刀直接、快速将邮票剪下,不但将信封上的地址剪去,还将内中的信件也剪坏。老张的行径受到领导的严厉批评,最后被调离该工作岗位。

老张的行为说明拆信的过程如不加注意,也是对写信人的不尊重。

拆信时要注意保存信笺的完好无损,注意信封拆启的美观,不要把信拆得“犬牙交错”“遍体鳞伤”。拆信最好使用刀剪或拆信工具,勿用手撕。

(2)妥善保存、保密。收到他人的来信后,切勿乱扔、乱塞,对需要长期保存的书信,可整理装订成册,然后妥为收藏。对于无须保留的书信,可集中用碎纸机进行处理,不宜当作垃圾或废纸卖掉。对未经发信人本人允许,不可随意将对方的来信公开发表,或者到处进行宣传、到处传阅。这样做,是对对方极不尊重的行为。

(3)及时回复。由于科技、交通和社会的发展,因交通的不便造成信函在路上要耽搁很长时间的情况已一去不复返。现今的人们有时一天要收到多封来信,怎样处置信才不至于失礼?正确的做法是：

①及时启阅。见信如见人,如果把他人寄来的信件一连几天搁在办公桌上,犹如将客人拒之门外,这是很不应该的。一般情况下,收到信后应该及时启阅。

②及时回复。根据来信内容,决定是否回复和何时复信。

③答复须明确。有些来信是求教某个问题或托办某事,收信人应当明确答复。凡是力所能及,能够帮助的,应该尽快伸出援助之手予与相助；如果爱莫能助,则也应该坦率说明情况,取得对方的谅解；如果系自己可以助以一臂之力但一时又不好办的事,也应该先给予对方答复,以免对方久等。总之,对来信人提出的要求,置之不理或避而不答都是不合礼仪要求的。

④说明情况。有时,因为种种原因,如地址更换、出差在外、转信人耽搁等因素,导致收信人没能及时收到信,甚至因此延误了办事的时机,收信人应尽量在得知情况后立即向对方说明情况,并尽可能设法采取一些补救措施。

书信格式与礼仪的基本要点

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