测绘工程监理信息管理解析

7.1.1 工程监理信息管理的概念和任务

1. 工程监理信息管理的概念

工程监理信息管理是指在整个工程监理的管理过程中，监理人员收集、加工和输入、输出的信息的总称。信息管理的过程包括信息收集、信息传输、信息加工和信息储存，是监理人员为了有效地开发和利用工程建设的信息资源，以现代信息技术为手段，对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。

2. 工程监理信息管理的任务

(1) 实施最优控制

控制的主要任务是把计划的执行情况与目标进行比较，找出并分析差异，进而采取有效的措施预防和排除差异的产生。为了控制工程建设项目的进度、质量及费用目标，监理工程师应掌握有关项目三大目标的计划值，及时了解执行情况，实施最优控制。

(2) 进行合理决策

工程监理决策直接影响工程建设项目总目标的实现，以及监理单位和监理工程师个人的信誉。建立决策的正确与否，其决定因素之一就是信息。为此，在工程的设计、招标和施工等各个阶段，监理工程师都必须充分地收集、分析以及整理各种信息。只有这样，方能做出科学的、合理的监理决策。

(3) 妥善协调关系

工程建设项目涉及众多的方面和单位。如地方政府部门、施工单位及周边相关的单位及民众等，这些单位和人员都会对工程建设项目目标的实现带来一定的影响，为了支持工程顺利进行，就需要妥善协调好各单位、部门之间的关系。

(4) 提供参考信息

根据监理工作进展，监理工程师应随时向业主及总监提供有参考价值的信息，以便业主和总监综合考虑，进行正确决策。此项任务亦是监理工程师在监理工作中应重视的、应努力完成的任务。

7.1.2 工程监理信息的表现形式及内容

监理信息的表现形式就是信息内容的载体，也就是各种各样的数据。在工程建设监理过程中，各种情况层出不穷，这些情况包含了各种各样的数据。这些数据可以是文字，可以是数字，可以是各种表格，也可以是图形和图像和声音。

1. 文字数据

文字数据是监理信息的一种常见的表现形式。文件是最常见的用文字数据表现的信息。管理部门会下发很多文件; 工程建设各方，通常规定以书面形式进行交流，即使是口头上的指令，也要在一定时间内形成书面的文字，这也会形成大量的文件。这些文件包括国家、地区、部门行业、国际组织颁布的有关工程建设的法律法规文件，如经济合同法、政府建设监理主管部门下发的通知和规定、行业主管部门下发的通知和规定等。还包括国际、国家和行业等制定的标准和规范。如合同标准、设计和施工规范、材料标准、图形符号标准、产品分类及编码标准等。具体到每一个工程项目，还包括招投标文件、工程承包(分包) 单位的情况资料、会议纪要、监理月报、洽商及变更资料、监理通知、隐蔽及预检记录资料等。这些文件中包含了大量的信息。

2. 数字数据

数字数据也是监理信息的一种常见的表现形式。在工程建设中，监理工作的科学性要求“用数字说话”，为了准确说明各种工作情况，必然有大量数字数据产生，各种计算成果，各种试验检测数据，反映着工程项目的质量、投资和进度等情况。用数据表现的信息常见的有: 设备与材料价格; 工程概预算定额; 调价指数; 工期、劳动、机械台班的施工定额; 地区地质数据; 项目类型及专业和主材投资的单位指标; 大宗主要材料的配合数据等。具体到每个工程项目，还包括: 材料台账; 设备台账、材料、设备检验数据; 工程进度数据; 进度工程量签证及付款签证数据。专业图纸数据; 质量评定数据; 施工人力和机械数据等。

3. 各种报表

报表是监理信息的另一种表现形式。工程建设各方都用这种直观的形式传播信息。

①承包商需要提供反映工程建设状况的多种报表。这类报表有: 开工申请单、施工技术方案申报表、进场原材料报验单、进场设备报验单、施工放样报验单、分包申请单、合同外工程单价申报表、计日工单价申报表、合同工程月计量申报表、额外工程月计量申报表、人工与材料价格高速申报表、付款申请表、索赔申请表、索赔损失计算清单、延长工期申请表、复工申请、事故报告单、工程验收申请单、竣工报验单等。

②监理组织内部采用规范化的表格来作为有效控制的手段。这类报表有: 工程开工令、工程清单支付月报表、暂定金额支付月报表、应扣款月报表、工程变更通知、额外增加工程通知单、工程暂停指令、复工指令、现场指令、工程验收证书、工程验收记录、竣工证书等。

③监理工程师向业主反映工程情况也往往用报表形式传递工程信息。这类报表有工程质量月报表、项目月支付总表、工程进度月报表、进度计划与实际完成报表、施工计划与实际完成情况表、监理月报表、工程状况报告表等。

4. 图形、图像和声音等

这类信息包括工程项目立面、平面及功能布置图形、项目位置及项目所在区域环境实际图形或图像等，对每一个项目，还包括分专业隐检部位图形、分专业设备安装部位图形、分专业预留预埋部位图形、分专业管线平 (立) 面走向及跨越伸缩缝部位图形、分专业管线系统图形、质量问题和工程进度形象图像，在施工中还有设计变更图等。图形、图像信息还包括工程录像、照片等，这些信息直观、形象地反映了工程情况，特别是能有效反映隐蔽工程的情况。声音信息主要包括会议录音、电话录音以及其他的讲话录音等。

以上这些只是监理信息的一些常见形式，而且监理信息往往是这些形式的组合。了解监理信息的各种形式及其特点，对收集、整理信息很有帮助。

7.1.3 工程监理信息的分类

不同的监理范畴，需要不同的信息，可按照不同的标准将监理信息进行归类划分，来满足不同监理工作的信息需求，并有效地进行管理。

监理信息的分类方法通常有以下几种:

1. 按建设监理控制目标划分

工程建设监理的目的是对工程进行有效的控制，按控制目标将信息进行分类是一种重要的分类方法。按这种方法，可将监理信息划分如下:

①投资控制信息，是指与投资控制直接有关的信息。属于这类信息的有一些投资标准，如类似工程造价、物价指数、概算定额、预算定额等; 工程项目计划投资的信息，如工程项目投资估算、设计概预算、合同价等; 项目进行中产生的实际投资信息，如施工阶段的支付账单、投资调整、原材料价格、机械设备台班费、人工费、运杂费等; 还有对以上这些信息进行分析比较得出的信息，如投资分配信息、合同价格与投资分配的对比分析信息、实际投资与计划投资的动态比较信息、实际投资统计信息、项目投资变化预测信息等。

②质量控制信息，是指与质量控制直接有关的信息。属于这类信息的有与工程质量有关的标准信息，如国家有关的质量政策、质量法规、质量标准、工程项目建设标准等; 有与计划工程质量有关的信息，如工程项目的合同标准信息、材料设备的合同质量信息、质量控制工作流程、质量控制的工作制度等; 有项目进展中实际质量信息，如工程质量检验信息、材料的质量抽样检查信息、设备的质量检验信息、质量和安全事故信息。还有由这些信息加工后得到的信息，如质量目标的分解结果信息、质量控制的风险分析信息、工程质量统计信息、工程实际质量与质量要求及标准的对比分析信息、安全事故统计信息、安全事故预测信息等。

③进度控制信息，是指与进度控制直接有关的信息。这些信息有与工程进度有关的标准信息，如工程施工进度额信息等; 有与工程计划进度有关的信息，如工程项目总进度计划、进度控制的工作流程、进度控制的工作制度等; 有项目进展中产生的实际进度信息;有上述信息加工后产生的信息，如工程实际进度控制的风险分析、进度目标分解信息、实际进度与计划进度对比分析、实际进度与合同进度对比分析、实际进度统计分析、进度变化预测信息等。

2. 按照工程建设不同阶段分类

①项目建设前期的信息。项目建设前期的信息包括可行性研究报告提供的信息、设计任务书提供的信息、勘测与测量的信息、初步设计文件的信息、招投标方面的信息等，其中大量的信息与监理工作有关。

②工程施工中的信息。施工中由于参加的单位多，现场情况复杂，信息量大。业主作为工程项目建设的负责人，对工程建设中的一些重大问题不时要表达意见和看法，下达某些指令; 业主对合同规定由他们一方供应的材料、设备，需要提供品种、数量、质量、试验报告等资料; 承包商作为施工的主体，必须收集和掌握施工现场大量的信息，其中包括经常向有关方面发出的各种文件，向监理工程师报送的各种文件、报告等; 设计方面根据设计合同及供图协议发送的施工图纸，在施工中发出的为满足设计意图对施工的各种要求，根据实际情况对设计进行的调查和更新等; 项目监理直接从施工现场获得有关投资、质量、进度和合同管理方面的信息，还有经过分析整理后对各种问题的处理意见等。

③工程竣工阶段的信息。在工程竣工阶段，需要大量的竣工验收资料，其中包含了大量的信息，这些信息一部分是在整个施工过程中长期积累形成的，一部分是在竣工验收期间通过对大量的资料进行整理分析而形成的。

3. 按照监理信息的来源划分

①来自工程项目监理组织的信息。如监理记录、监理报表、工地会议纪要、各种指令、监理试验检测报告等。

②来自承包商的信息。如开工申请报告、质量事故报告、施工进度报告、索赔报告等。

③来自业主的信息。如业主对各种报告的批复意见。

④来自其他部门的信息。如政府有关文件、市场价格、物价指数、气象资料等。

4. 其他分类方法

①按照信息范围，把建设监理信息分为精细的信息和摘要的信息。

②按照信息时间，把建设监理信息分为历史性的信息和预测性的信息。

③按照监理阶段，把建设监理信息分为计划的、作业的、核算的及报告的信息。在监理工作开始时，要有计划的信息，在监理过程中，要有作业的和核算的信息，在某一工程项目的监理工作结束时，要有报告的信息。

④按照对信息的预期性，把建设监理信息分为预知的和突发的信息。

⑤按照信息的性质，把建设监理信息分为生产信息、技术信息、经济信息和资源信息。

⑥按照信息的稳定程度，把建设监理信息分为固定信息和流动信息等。

7.1.4 工程监理信息的作用

监理行业属于信息产业，监理工程师是信息工作者，他们工作中生产的是信息，使用和处理的都是信息，主要体现监理成果的也是信息。建设监理信息对监理工程师开展监理工作，对监理工程师进行决策具有重要的作用。

1. 信息是监理工程师开展监理工作的基础

①建设监理信息是监理工程师实施目标控制的基础。工程建设监理的目标是以计划的投资、质量和进度完成工程项目建设。建设监理目标控制系统内部各种要素之间、系统和环境之间都靠信息进行联系; 信息贯穿在目标控制的环节性工作之中，包括信息的投入;转换过程是产生工程状况、环境变化等信息的过程; 反馈过程则主要是这些信息的反馈;对比过程是将反馈的信息与已知的信息进行比较，并判断是否有偏差; 纠正过程则是信息的应用过程; 主动控制和被动控制也都是以信息为基础; 至于目标控制的前提工作——组织和规划，也离不开信息。

②建设监理信息是监理工程师进行合同管理的基础。监理工程师的中心工作是进行合同管理。这就需要充分掌握合同信息，熟悉合同内容，掌握合同双方所应承担的权利、义务和责任; 为了掌握合同双方履行合同的情况，必须在监理工作时收集各种信息; 对合同出现的争议，必须在大量信息基础上作出判断和处理; 对合同的索赔，需要审查判断索赔的依据，分清责任原因，确定索赔数额。这些工作都必须以自己掌握的大量准确的信息为基础。监理信息是合同管理的基础。

③建设监理信息是监理工程师进行组织协调的基础。工程项目的建设是一个复杂和庞大的系统，涉及的单位很多，需要进行大量的协调工作，监理组织内部也要进行大量的协调工作。这都需要大量的信息作依据。

协调工作一般包括人际关系的协调、组织关系的协调和资源需求关系的协调。人际关系的协调需要了解人员专长、能力、性格方面的信息，需要岗位职责和目标的信息，需要人员工作绩效的信息; 组织关系的协调需要组织设置、目标职责、权限的信息，需要开工作例会、业务碰头会、发会议纪要、采用工作流程图来沟通信息，需要在全面掌握信息的基础上及时消除工作中的矛盾和冲突; 需求关系的协调需要掌握人员、材料、设备、能源动力等资源方面的计划信息、储备情况以及现场使用情况等信息。信息是协调的基础。

2. 建设监理信息是监理工程师决策的重要依据

监理工程师在开展监理工作时要经常进行决策。决策是否正确直接影响着工程项目建设总目标的实现及监理单位和监理工程师的信誉。监理工程师作出正确的决策是建立在及时准确的信息基础上的。没有可靠的、充分的信息作为依据就不可能作出正确的决策。例如，对工程质量行使否决权时，就必须对有问题的工程进行认真细致的调查、分析，还要进行相关的试验和检测，在掌握大量可靠信息的基础上才能进行决策。

7.1.5 工程监理信息的收集

1. 收集信息的作用

在测绘生产过程中，每时每刻都产生着大量的多种多样的信息。但是要得到有价值的信息，只靠自发产生的信息是不够的，还必须根据需要进行有目的、有组织、有计划地收集，才能提高信息质量，充分发挥信息的作用。

收集信息是运用信息的前提。各种信息产生以后，会受到传输条件、人们的思想意识和各种利益关系的影响。所以，信息由真假、虚实、有用无用之分。测绘监理工程师要取得有用的信息，必须通过一定渠道、采取一定的方法和措施收集测绘生产信息，然后经过加工、筛选，从中选择出对测绘生产决策有用的信息。

收集信息是进行信息处理的基础。信息处理的全过程包括对已经取得的原始信息进行分类、筛选、分析、加工、评定、编码、贮存、检索、传递。没有信息的收集就没有信息处理的资源，而信息收集工作的好坏，也直接决定着信息加工处理的质量高低。在一般情况下，如果收集到的信息时效性强、真实度高、价值大且全面系统，那么再经过加工处理后质量就会更高，否则加工后的信息质量必然会较低。可见信息收集的重要性。

2. 收集测绘监理信息的基本原则

①主动及时。测绘监理工程师要取得对测绘生产控制的主动权，就必须积极主动地收集信息，善于及时发现、取得、加工各类测绘生产信息。只有工作主动，获得信息才会及时。监理工作的特点和监理信息的特点都决定了收集信息要主动及时。监理是一个动态控制的过程，测绘工程又具有流动性的特点，实时信息量大、时效性强，稍纵即逝。

②全面系统。监理信息贯穿在测绘生产工作的各个阶段和全过程。各类监理信息和每一条信息，都是监理内容的反映或表现。所以，收集监理信息不能挂一漏万、以点代面，把局部当成整体，或者不考虑事物之间的联系。同时，测绘生产并不是杂乱无章的，要注意各阶段的系统性和连续性，全面体统就是要求收集到的信息具有完整性。

③真实可靠。收集信息的目的在于对测绘项目进行有效控制。由于测绘工程项目中人们的经济利益关系，由于信息在传输过程中会发生失真等主客观原因，难免产生不能真实反映测绘工程实际情况的假信息。因此，必须严肃认真地进行收集工作，要将收集到的测绘信息进行严格核实、检测、筛选，去伪存真。

④重点选择。收集信息要全面系统和完整，不等于不分主次、缓急和价值大小。必须要有针对性，坚持重点收集的原则。针对性首先是指有明确的目的性或目标; 其次是指有明确的信息源和信息内容。还要做到适用，所取信息符合测绘监理工作的需要，能够应用并产生好的监理效果。所谓重点选择就是根据工作的实际需要，根据不同层次、不同部门、不同阶段对信息需求的侧重点，从大量的信息中选择使用价值大的主要信息。

3. 测绘监理信息收集的基本方法

测绘监理工程师主要通过各种方式的记录收集监理信息，这些记录统称为监理记录，它是与测绘工程项目监理相关的各种记录中资料的集合。通常可以分为以下几类:

(1) 现场记录

现场测绘监理人员必须每天利用特定的表格或日志的形式记录测绘现场所发生的事情。所有记录应始终保存好，供监理工程师及其他监理人员查阅。这些记录每月由测绘专业监理工程师整理成为书面资料上报。

现场记录通常记录以下内容:

①详细记录所监理的测绘工程项目所需仪器设备、人员配备和使用情况。如测绘承包人现场人员和设备与计划所列的是否一致; 工程量和进度是否因某些资源的不足而受影响，受影响的程度如何; 是否缺乏专业技术人员或专业设备，有无替代方案; 承包商设备完好率和使用率是否令人满意; 维修车间及设备如何，是否存储有足够的备件等。

②记录气候及水文情况。记录每天的最高、最低气温，降雨和降雪量，风力，河流水位; 记录有预报的雨、雪、台风及洪水到来之前对永久性或临时性工程所采取的保护措施; 记录气候、水文的变化影响施工及造成损失的细节，如停工时间、救灾的措施和财产的损失等。

③记录承包商每天的工作范围、完成工程数量，以及开始和完成工作的时间，记录出现的技术问题，采取了怎样的措施进行处理，效果如何，能否达到技术规范的要求等。

④简单描述工程施工中每步工序完成后的情况，如此工序是否已经被认可等; 详细记录缺陷的补救措施或变更情况等。在现场特别注意记录隐蔽工程的有关情况。

⑤记录现场材料供应和储备情况。每一批材料的达到时间、来源、数量、质量、存储方式和材料的抽样检查等情况。

⑥记录并分类保存一些必须在现场进行的试验。

(2) 会议记录

由专人记录监理人员所主持的会议，且形成纪要，并经与会者签字确认，这些纪要将成为今后解决问题的重要依据。会议纪要应包括以下内容: 会议地点及时间; 出席者姓名、职务及他们所代表的单位; 会议中发言者的姓名及主要内容; 形成的决议; 决议由何人及何时执行等; 未解决的问题及其原因等。

(3) 计量与支付记录

包括所有计量及支付资料。应清楚地记录哪些工程进行过计量，哪些工程没有进行计量，哪些工程已经进行了支付; 已同意或确定的费率和价格变更等。

(4) 试验记录

除正常的试验报告外，试验室应由专人每天以日志形式记录试验室工作情况，包括对承包商的试验的监督、数据分析等。

记录内容包括:

①工作内容的简单叙述。如做了哪些试验，监督承包商做了哪些试验，结果如何等。承包人试验人员配备情况。试验人员配备与承包商计划所列是否一致，数量和素质是否满足工作需要，增减或更换试验人员之建议。

②对承包商试验仪器、设备配备、使用和调动情况记录，需增加新设备的建议。监理试验室与承包商试验室所做同一试验，其结果有无重大差异及原因如何。

(5) 工程照片和录像

以下情况，可辅以工程照片和录像进行记录:

①科学试验。重大试验，如桩的承载试验，板、梁的试验以及科学研究试验等; 新工艺、新材料的原型及为新工艺、新材料的采用所做的试验等。

②工程质量。能体现高水平的建筑物的总体或部分，能体现出建筑物的宏伟精致、美观等特色的部位; 对工程质量较差的项目，指令承包商返工或须补强的工程的前后对比;能体现不同施工阶段的建筑物照片; 不合格原材料的现场和清除出现场的照片。

③能证明或反证未来会引起索赔或工程延期的特征照片或录像; 能向上级反映即将引起影响工程进展的照片。

④工程试验、试验室操作及设备情况。

⑤隐蔽工程。被覆盖前构造物的基础工程; 重要项目钢筋绑扎、管道安装的典型照片; 混凝土桩的桩头开花及桩顶混凝土的表面特征情况。

⑥工程事故。工程事故处理现场及处理事故的状况; 工程事故及处理和补强工艺，能证实保证了工程质量的照片。

⑦监理工作。重要工序的旁站监督、验收现场监理工作实况; 参与的工地会议及参与承包商的业务讨论会，班前、班后会议; 被承包商采纳的建议，证明确有经济效益及提高了施工质量的实物。

拍照时要采用专门登记本标明序号、拍摄时间、拍摄内容、拍摄人员等。

7.1.6 工程监理信息的加工整理

1. 监理信息加工整理的作用和原则

监理信息的加工整理是对收集来的大量原始信息，进行筛选、分类、排序、压缩、分析、计算等过程。

信息的加工整理作用很大。首先，通过加工，将信息聚同分类，使之标准化、系统化。收集来的信息往往是原始的、零乱的和孤立的，信息资料的形式也可能不同，只有经过加工后，使之成为标准的、系统的信息资料，才能进入使用、贮存，以及提供检索和传递。其次，经过收集的资料，真实程度、准确程度都比较低，甚至还混有一些错误，经过对它们进行分析、比较、鉴别，乃至计算、校正，使获得的信息准确、真实。另外，原始状态的信息，一般不便于使用和贮存、检索、传递，经过加工后，可以使信息浓缩，以便于进行以上操作。还有，信息在加工过程中，通过对信息的综合、分解、整理、增补，可以得到更多有价值的信息。

信息加工整理要遵循标准化、系统化、准确性、时间性和适用性等原则进行。为了适应信息用户使用和交换，应当遵守已制定的标准，使来源和形态多样的各种各样信息标准化。要按监理信息的分类系统、有序地加工整理，符合信息管理系统的需要。要对收集的监理信息进行校正、剔除，使之准确、真实地反映工程建设现状。要及时处理各种信息，特别是对那些时效性强的信息。要使加工后的监理信息符合实际监理工作的需要。

2. 监理信息加工整理的成果——监理报告

监理工程师对信息进行加工整理，形成各种资料，如各种来往信函、来往文件、各种指令、会议纪要、备忘录或协议和各种工作报告等。工作报告是最主要的加工整理成果。这些报告包括:

(1) 现场监理日报表

这是现场监理人员根据现场记录加工整理而成的报告。主要有以下内容: 当天的施工内容; 当天参加施工的人员 (工种、数量、施工单位); 当天施工用的仪器设备的名称和数量等; 当天发现的施工质量问题; 当天的施工进度和计划进度的比较，若发生进度拖延，应当说明原因; 当天天气综合评语; 其他说明及应注意的事项等。

(2) 现场监理工程师周报

这是现场监理工程师根据监理日报加工整理而成的报告。每周向项目总监理工程师汇报一周所发生的重大事件。

(3) 监理工程师月报

这是集中反映工程实况和监理工作的重要文件。一般由项目总监理工程师组织编写，每月一次报给业主。大型项目的监理月报往往由各合同后子项目的总监理工程师代表组织编写，上报总监理工程师审阅后报给业主。监理月报一般包括以下内容:

①工程进度。描述工程进度情况，工程进度和累计完成的比例; 若拖延了计划，应分析其原因以及这种原因是否已经消除，就此问题承包商、监理人员所采取的补救措施等。

②工程质量。用具体的测试数据评价工程质量，如实反映工程质量的好坏，并分析承包商和监理人员对质量较差项目的改进意见，如有责令承包商返工的项目，应当说明其规模、原因以及返工后的质量情况。

③计量支付。出示本期支付、累计支付以及必要的分项工程的支付情况，表达支付比例、实际支付与工程进度对照情况等; 承包商是否因流动资金短缺而影响了工程进度，并分析造成资金短缺的原因 (如是否未及时办理支付等); 有无延迟支票、价格调整等问题，说明其原因及由此而产生的增加费用。

④质量事故。质量事故发生的时间、地点、项目、原因、损失估计 (经济损失、时间损失、人员伤亡情况); 事故发生后采取了哪些补救措施，在今后工作中避免类似事故发生的有效措施。由于事故的发生，影响了单项或整体工程进度情况等。

⑤工程变更。对每次工程变更应说明: 引起变更设计的原因、批准机关、变更项目的规模、工程量增减数量、投资增减的估计; 是否因此变更影响了工程进展，承包商是否就此已提出或准备提出延期和索赔等。

⑥民事纠纷。说明民事纠纷产生的原因，哪些项目因此被迫停工，停工的时间，造成窝工的设备、人力情况; 承包商是否就此已提出或准备提出延期和索赔等。

⑦合同纠纷。合同纠纷情况及产生的原因，监理人员进行调解的措施; 监理人员在解决纠纷中的体会; 业主或承包商有无要求进一步处理的意向等。

⑧监理工作动态。描述本月的主要监理活动，如工地会议、现场重大监理活动、延期和索赔的处理、上级布置的有关工作的进展情况、监理工作中的困难等。

7.1.7 工程监理信息的贮存和传递

1. 监理信息的贮存

按照规定，经过加工处理后的监理信息记录在相应的信息载体上，并把这些记录信息的载体按照一定特征和内容性质，组织成为系统的、有机的集合体，供需要的人员检索。这个过程称为监理信息的贮存。

建立信息的贮存可汇集信息，建立信息库，有利于进行检索，可以实现监理信息资源的共享，促进监理信息的重复利用，便于信息的更新和剔除。

监理信息贮存的主要载体是文件、报告报表、图纸、音像材料等。监理信息的贮存，主要就是将这些材料按不同的类别，进行详细的登录、存放。监理资料归档系统应简单和易于保存，但内容应足够详细，以便很快查出任何已经归档的资料。

监理资料归档，一般按以下几类分别进行:

①一般函件。与业主、承包商和其他有关部门来往的函件按日期归档; 监理工程师主持或出席的所有会议记录按日期归档。

②监理报告。各种监理报告按次序归档。

③计量与支付资料。每月计量与支付证书，连同其所附资料每月按编号归档; 监理人员每月提供的计量及与支付有关的资料应按月份归档; 物价指数的来源等资料按编号归档。

④合同管理资料。承包商对延期、索赔和分包的申请、批准的延期、索赔和分包文件按编号归档; 变更设计的有关资料按编号归档; 现场监理人员为应急发出的书面指令及最终指令应按项目归档。

⑤图纸。按分类编号存放归档。

⑥技术资料。现场监理人员每月汇总上报的现场记录及检验报告按月归档; 承包商提供的竣工资料分项归档。

⑦试验资料。监理人员所完成的试验资料分类归档; 承包商所报试验资料分类归档。

⑧工程照片。反映工程实际进度的照片按日期归档; 反映现场监理工作的照片按日期归档; 反映工程质量事故及处理情况的照片按日期归档; 其他照片如工地会议和重要监理活动的照片按日期归档。

以上资料在归档的同时，要进行登录，建立详细的目录表，以便随时调用、查寻。

2. 建立信息的传递

建立信息的传递是指监理信息借助于一定的载体 (如纸张、软盘等) 从信息源传递到使用者的过程。监理信息在传递过程中，形成各种信息流。信息流常有以下几种:

①自上而下的信息流: 是指由上级管理机构向下级管理机构流动的信息，上级管理机构是信息源，下级管理机构是信息的接受者。它主要是有关政策法规、合同、各种批文、各种计划信息。

②自下而上的信息流: 是指由下一级管理机构向上一级管理机构流动的信息，它主要是有关工程项目总目标完成情况的信息，也即投资、进度、质量、合同完成情况的信息。其中有原始信息，如实际投资、实际进度、实际质量信息，也有经过加工、处理后的信息，如投资、进度、质量对比信息等。

③内容横向信息流: 是指在同一级管理机构之间流动的信息。由于建设监理是以三大控制为目标，以合同管理为核心的动态控制系统，在监理工程中，三大控制和合同管理分别由不同的组织进行，由此产生各自的信息，并且相互之间又要为监理的目标进行协作、传递信息。

④外部环境信息流: 是指在工程项目内部与外部环境之间流动的信息。外部环境指的是气象部门、环保部门等。

为了有效地传递信息，必须使上述各信息流畅通。

7.1.8 工程监理信息系统简介

1. 监理信息系统的概念与作用

(1) 监理信息系统的概念

信息系统是根据详细的计划，为预先给定的定义十分明确的目标传递信息的系统。

一个信息系统，通常要确定以下主要参数:

①传递信息的类型和数量: 信息流有由上而下及由下而上，或是横向的，等等。

②信息汇总的形式: 如何加工处理信息，使信息浓缩或详细化。

③传递信息的时间频率: 什么时间传递，多长时间间隔传递一次。

④传递信息的路线: 哪些信息通过哪些部门等。

⑤信息表达的方式: 书面的、口头的还是技术的。

监理信息系统是以计算机为手段，以系统的思想为依据，收集、传递、处理、分发、存储建设监理各类数据、产生信息的一个信息系统。它的目标是实现信息的系统管理与提供必要的决策支持。

监理信息系统为监理工程师提供标准化的、合理的数据来源，提供一定要求的、结构化的数据; 提供预测、决策所需要的信息以及数学、物理模型; 提供编制计划、修改计划、调控计划的必要科学手段及应变程序; 保证对随机性问题处理时，为监理工程师提供多个可供选择的方案。

监理信息系统是信息管理部门的主要信息管理手段。

(2) 监理信息系统的作用

①规范监理工作行为，提高监理工作标准化水平。监理工作标准化是提高监理工作质量的必由之路，监理信息系统通常是按标准监理工作程序建立的，它带来了信息的规范化、标准化，使信息的收集和处理更及时、更完整、更准确、更统一。通过系统的应用，促使监理人员行为更规范。

②提高监理工作效率、工作质量和决策水平。监理信息系统实现办公自动化，使监理人员从简单繁琐的事务性作业中解脱出来，有更多的时间用在提高监理质量和效益方面;系统为监理人员提供有关监理工作的各项法律法规、监理案例、监理常识的咨询功能，能自动处理各种信息，快速生成各种文件和报表; 系统为监理单位及外部有关单位的各层次收集、传递、存储、处理和分发各类数据和信息，使得下情上报、上情下达，左右信息交流及时、畅通，沟通了与外界的联系渠道。这些都有利于提高监理工程师的决策水平。

③便于积累监理工作经验。监理成果通过监理资料反映出来，监理信息系统能规范地存贮大量的监理信息，便于监理人员随时查看工程信息资料，积累监理工作经验。

2. 监理信息系统的一般构成和功能

监理信息系统一般由两部分构成，一部分是决策支持系统，它主要完成借助知识库及模型库的帮助，在数据库大量数据的支持下，运用知识和专家的经验来进行推理，提出监理各层次，特别是高层次决策时所需的决策方案及参考意见。另一部分是管理信息系统，它主要完成数据的收集、处理、使用及存储，产生信息提供给监理各层次、各部门和各个阶段，起沟通作用。

1) 决策支持系统的构成和功能

(1) 决策支持系统的构成

决策支持系统一般有人-机对话系统、模型库管理系统、数据库管理系统、知识库管理系统和问题处理系统组成。

人-机对话系统主要是人与计算机之间交互的系统，把人们的问题变成抽象的符号，描述所要解决的问题，并把处理的结果变成人们能接受的语言输出。

模型库系统给决策者提供的是推理、分析、解答问题的能力。模型库需要一个存储模型库及相应的管理系统。模型则有专用模型和通用模型，提供业务性、战术性、战略性决策所需要的各种模型，同时也能随实际情况变化、修改、更新已有模型。

决策支持系统要求数据库有多重的来源，并经过必要的分类、归并、改变精度、数据量及一定的处理以提高信息含量。

知识库包括工程建设领域所需的一切相关决策的知识。它是人工智能的产物，主要提供问题求解的能力，知识库中的知识是独立、系统的，可以共享，并可以通过学习、授予等方法扩充及更新。

问题处理系统实际完成知识、数据、模型、方法的综合，并输出决策所必需的意见和方案。

(2) 决策支持系统的功能

决策支持系统的主要功能是:

识别问题: 判断问题的合法性，发现问题及问题的含义。

建立模型: 建立描述问题的模型，通过模型库找到相关的标准模型或使用者在该问题基础上输入的新建模型。

分析处理: 根据数据库提供的数据或信息，根据模型库提供的模型及知识库提供的处理该问题的相关知识及处理方法进行分析处理。

模拟及择优: 通过过程模拟找到决策的优化方案。

人-机对话: 提供人与计算机之间的交互，一方面回答决策支持系统要求输入的补充信息及决策者主观要求，另一方面也输出决策方案及查询要求，以便作最终决策时的参考。

模型库、知识库更新: 根据决策者最终决策导致的结果，修改、补充模型库和知识库。

2) 监理管理信息系统的构成和功能

监理工程师的主要工作是控制工程建设的投资、进度和质量，进行工程建设合同管理，协调有关单位间的工作关系。监理管理信息系统的构成应当与这些主要的工作相对应。另外，每个工程项目都有大量的公文信函，作为一个信息系统，也应对这些内容进行辅助管理。因此，监理管理信息系统一般有文档管理子系统、合同管理子系统、组织协调子系统、投资控制子系统、质量控制子系统和进度控制子系统构成。各子系统的功能如下:

(1) 文档管理子系统

公文编辑、排版与打印;

公文登录、查询与统计;

档案的登录、修改、删除、查询与统计。

(2) 合同管理子系统

合同结构模式的提供和选用;

合同文件的录入、修改、删除;

合同文件的分类查询和统计;

合同执行情况跟踪和处理过程的记录;

工程变更指令的录入、修改、查询、删除;

经济法规、规范标准、通用合同文本的查询。

(3) 组织协调子系统

工程建设相关单位查询;

协调记录。

(4) 投资控制子系统

原始记录的录入、修改、查询;

投资分配分析;

投资分配与项目概算及预算的对比分析;

合同价格与投资分配、概算、预算的对比分析;

实际投资支出的统计分析;

实际投资与计划投资 (预算、合同价) 的动态比较;

项目投资计划的调整;

项目结算与预算、合同价的对比分析;

各种投资报表。

(5) 质量控制子系统

质量标准的录入、修改、查询、删除;

已完工工程质量与质量要求、标准的比较分析;

工程实际质量与质量要求、标准的比较分析;

已完工工程质量的验收记录的录入、查询、修改、删除;

质量安全事故记录的录入、查询、统计分析;

质量安全事故的预测分析;

各种工程质量报表。

(6) 进度控制子系统

原始数据的录入、修改、查询;

编制网络计划和多级网络计划;

各级网络间的协调分析;

绘制网络图及横道图;

工程实际进度的统计分析;

工程进度变化趋势预测;

计划进度的调整;

实际进度与计划进度的动态比较;

各种工程进度报表。

目前，国内外开发的各种计算机辅助项目管理软件系统，多以管理信息系统为主。