公文版式及其格式要求详解

2023-06-24 理论教育版权反馈

【摘要】：公文，是公务文书的简称，是政府部门、党政机关及社会团体各种公务活动中的事务性文书材料。一般公文没有封面，除正文外，首页上有文头，起到了封面的作用，末页上有文尾，文头和文尾构成了公文特有的版式特征。各类文件往往都有其固定的格式，同一种类文件的文头、文尾结构要求固定不变。公文版式由文头内容、公文内容和文尾内容三部分组成。文件保密等级、版头、发文字号和文头线。

公文，是公务文书的简称，是政府部门、党政机关及社会团体各种公务活动中的事务性文书材料。公文内容主要是文字，并夹有少量的表格，极少有图片。排版工艺相对比较简单，但格式上要求比较严格。一般公文没有封面，除正文外，首页上有文头，起到了封面的作用，末页上有文尾，文头和文尾构成了公文特有的版式特征。各类文件往往都有其固定的格式，同一种类文件的文头、文尾结构要求固定不变。每个公文都是一个整体。公文的格式是有明确规定的，必须严格按照规范排版，版面要美观大方。

（1）公文版式的结构。公文版式由文头内容、公文内容和文尾内容三部分组成。

1）文头内容。文件保密等级、版头、发文字号和文头线。

2）公文内容。正文标题、主送机关名称或范围、正文内容、附件内容、发文机关落款和行文日期。

3）文尾内容。为方便文件的存档和检索而标注的公文主题词、文件发送范围或抄送机关、印发机构、印发日期和印数等内容（见图2-12、图2-13）。

（2）公文的版心。版心小于书版常规版心。行距大于书版常规行距，一般在五号一个字宽度以上。

目前我国的重要公文多用三号字排正文，版心为20行×25字，行距为一个小四号字高，也有些部门仍沿用过去铅字排版的传统采用三号字排正文，版心为19行×25字，行间距为四号字一字（行距为一个四号字高）。在实际排版中，版心行数一般在19～22行之间变化。

图2-12　公文结构示意图：文头

图2-13　公文结构示意图：文尾

（3）文头的格式。“文件编号和秘密等级”排在版心左上角，齐上版口和左版口；“版头”是公文文件的名称，在文头位置中上、下、左、右居中排。多单位联合行文是公文常见的形式，单位名称无论字多字少，均应采用同一字号左右对齐，即字数少的撑满排，与字数多的对齐，“文件”两个字的字号可酌情适当放大，并与联名单位两者之间空开少量距离，一定要位于发文机关排列整体的中心线上，否则不美观（见图2-14）。

图2-14　文头的格式

“文头线”：距上版口约是竖版心的2/5左右，“线”如果印红色，线宽度应在五号字的1/3以上；“线”如果印黑色，线宽度在五号字的1/4以下；线的长度齐左右版口。

（4）公文正文的格式。“标题”的格式参照标题版式；“抬头”（公文的主送机关俗称“抬头”）排在大标题下面顶格处，后面加冒号，向上级机关报告一般只排一个主送机关名称；向下级机关发文，当部门名称较多时，可按顺序排列，一行排不下可回行顶格接排，字体字号与正文相同。公文有上行文（下级机关向上级机关行文）、下行文（上级机关向下级机关发文）、平行文（平级机关行文）之分。一些部门在三者的排版规格上有所不同，如下行文用四号字排印，上行文用三号字排印。字体用仿宋体。

“落款”：正文的下边“空一至两行”排落款和日期。落款距右版口四个字左右；日期距右版口两个字左右。“印章”的中央印在日期的上方。落款和日期不可以单占一面。

（5）文尾的格式。文尾的上下分隔线用“反线”；中间线条用“正线”。排在正文最后一面的下方或双页码下方。

（6）公文页数的要求。公文的特点是篇幅少，但速度快，这就要求公文的版面适应印刷和装订的要求。一般以4、8、12、16个页码为宜。如公文页数不符合要求，可用调整整篇公文的行距宽度，增减页数。

公文版式及其格式要求详解

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