陡河水库综合档案室的规范化管理

2023-06-18 理论教育版权反馈

【摘要】：根据上级档案管理机关的要求，1991年陡河水库管理处成立了综合档案室，隶属行政办公室。此次档案管理上等升级为以后材料的编研、管理工作的规范打下良好的基础。随着水利事业的不断发展，国家二级企业档案管理水平已不能适应陡河水库管理处实际工作的需要，水库管理处从2000年起加大了对档案管理工作的投入。按规范化管理要求，陡河水库综合档案室各项管理制度健全，设施完备。

档案作为历史发展的记录、借鉴、回顾和展望，随着社会的进步、科技的发展、成果的创新等，以它无与伦比的、独特的、不可替代的角色，承载和启示着一个实体的过去、现在和将来。它的作用不仅仅体现在社会进步上，也体现在陡河水库水利事业发展的方方面面。随着1956年陡河水库的竣工，管理处便把对建库资料的管理纳入了议事日程，并根据当时水库的实际以及人员的编制情况，把对资料的管理纳入到工程股，并设置了资料室，专人负责。随着水库的扩建、移坝、震害修复等工程的实施，资料也不断的增加。当时按照年度—类别进行分类管理，设有查询目录。随着资料的不断增加和水利事业的发展，从1982年开始，对工程技术资料进行了规范化的归档立卷工作。按照当时国家对档案管理的要求，规范了题名、编号等书写形式，统一装订、装盒，使原有对工程技术资料的管理实现了较为合理、有序的排列收藏，形成了较为正规的科技档案。1986年，陡河水库进行提高保坝标准工程，随着加固工程的设计施工，资料室又对其工程所产生的相应技术资料进行了系统规范的归档，随之形成了颇具规模的工程建设档案。根据上级档案管理机关的要求，1991年陡河水库管理处成立了综合档案室，隶属行政办公室。在此之前档案主要以工程技术资料为主（由工程股资料室保管），文书资料散存在各承办单位，会计档案由财务股保管。成立综合档案室后，对全处档案实行统一管理，并历经一年的时间，对各类档案进行系统、规范的整理和归档。将全处档案分为文书、科技、会计、声像几个类别进行管理，同时还保存了各种科技资料和荣誉证书。此项工作大大增加了室藏量，完善了档案管理工作。在档案室设有专职档案管理人员的基础上，各科室（1991年后单位升格，各股升格为科）设置了兼职档案员，形成了档案管理的网络化，保证了各年度形成的档案及时入室归档。为了使档案管理工作更有效、更规范，水库管理处还对档案员进行专业培训并取得了上岗证书，同时对兼职档案员也进行了技术培训，提高了兼职人员的业务水平。经过几年的不懈努力，1991年管理处的档案管理工作通过河北省档案局评定，达到了国家二级企业档案管理标准。此次档案管理上等升级为以后材料的编研、管理工作的规范打下良好的基础。1998年，档案室面积由原来的33.7m2增加到了67m2；档案储藏柜由原来的23个增加到了33个；专职档案管理人员由原来的1名增加到了3名。为档案室配备了一台微机并安装了档案管理系统软件，实现了文书档案的微机化管理。因1991年成立综合档案室接管档案时，文件资料有部分遗漏，且文书档案是年度大流水号（不能中间插号），故又对1956～1998年的文书档案重新进行立卷、编号、归档，并进行了微机录入。对陡河水库历年来所取得的荣誉（证书、奖杯、奖牌等）进行分类归档，设立分类号，规范了荣誉档案。

随着水利事业的不断发展，国家二级企业档案管理水平已不能适应陡河水库管理处实际工作的需要，水库管理处从2000年起加大了对档案管理工作的投入。投资近万元购置了空调、加湿器等硬件设施；投入4000多元对档案管理系统软件进行了升级，使之从单一的文书案卷目录录入，提升到了工程、基建、日常公文收发处理等多项科目的录入。为提高档案管理人员业务水平，派出专职人员外出参观学习，并从2002年初开始，按照科技事业单位二级管理标准重新进行了档案的归整和各种索引工具、编研材料的完善。在市档案局的技术指导下，2002年12月通过了河北省档案局“科技事业单位国家二级档案管理单位”的验收认定。

按规范化管理要求，陡河水库综合档案室各项管理制度健全，设施完备。专职档案管理人员定期参加省、市档案系统的业务培训，持有岗位培训证书并取得了档案管理专业的技术职称。另外，水库还派人参加了河北省保密局、河北省人事厅对专职档案员进行的保密岗位培训。档案员在日常管理工作中严格按照各项制度执行，保障档案材料的安全性、利用保密性和归档正确性。在日常工作中档案库房做到“七防”，即防火、防潮、防尘、防日光、防有害生物、防水、防盗。职工借阅档案资料及时登记并定期追档，以免档案资料的丢失和损坏。

对水库管理工作中形成的档案资料及时进行归档整理。每年6月前，完成上一年度的各类档案资料立卷、归档和部分档案的微机录入工作。文书案卷按照文书立卷改革后文件归档整理的方法进行整理：以“件”为单位，采用“年度—保管期限”分类法，在同一年度，固定机构顺序，按事由结合时间进行三个保管期限（永久、长期、短期）的排列。科技档案按照：初建工程、扩建工程、移坝工程、震毁工程、加固工程、管理与运用、其他、水资源、岁修、迁建征地、河道管理、技术资料、基本建设、照片资料、设备档案这十五大类进行分类，当科研、建设项目告一段落时，将该项所产生的具有保存价值的科技文件材料，按不同保管期限进行分类归档整理。会计档案按照会计报表、会计账本、会计凭证三类，把财务部门工作中所产生的会计总账、明细分类账、现金账、银行存款账、固定资产账、财务会计报表、各种原始凭证和汇账凭证进行分类整理归档。照片档案按照重要会议、工程管理、生产管理和综合经营、文体活动四类归档。声像档案按照问题分类，分为：公务、外事活动，党、群、行政会议，人物活动，荣誉及奖励，科技及学术活动，水利建设及发展，水旱灾害及意外事故，其他活动等八大类归档。各类档案案卷的及时形成，方便了查找，保障了档案资料在管理工作中更快、更准、更全面的运用。同时，做好编研工作，充分开发管理成果，每年都要对上一年度的大事记、组织沿革、水利年鉴进行编写。

陡河水库是河北省最早兴建的一座大型水库，所以档案的形成年代也较为久远。虽然经历了“文化大革命”和唐山大地震，但其档案材料的收集和保管还是比较完整和丰富的，尤其是工程档案，从1952年初建设设计到扩建工程、移坝工程、震害修复工程、大坝加固工程和现在工程的管理和运用，分类清晰、目录完整，各种图纸保存整齐、完好。50年来，在水库历次工程建设、管理运用，以及科研、生产等方面，都发挥了及其重要的作用，其经济效益十分显著。

陡河水库综合档案室的规范化管理

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