博物馆理事会管理模式：美国的经验及发展趋势

博物馆理事会管理模式

[美国]莫雷·塔纳波尔

在美国，博物馆理事会组织（Museum Trustee Association）是唯一专门支持博物馆理事会的机构。从1985年起，我们就通过改进管理、招募和培训等手段为美国和加拿大的博物馆服务。

今天，我想在演讲中围绕理事会管理和责任，谈一下博物馆理事会的几个方面。

在美国，博物馆理事会中的成员几乎都是由自愿为博物馆贡献自己的时间、才能和财富的市民组成的，这种情况在世界范围内也呈现增长趋势。当然，如果政府为博物馆提供了一笔可观的年度运营经费，那么，政府也会在理事会占有一席之地。

Board Source最近做了一项调查，这是一项非营利性的调查，他们对包括博物馆在内的非营利性机构做了调查，对比了一些理事会的关于管理的几个方面，并且得到了一些有趣的结论。让我们一起看看这些结论。

理事长如何评价他们的理事会？

87%的理事长评价他们的理事会是有序的。

99%的理事长评价他们所属的机构是有序的。

91%的理事长相信他们的理事会对他们所属的机构起着积极的作用。

通过对理事长和理事会成员的调查，非营利性的理事会运行得最好。当要求理事会成员来对自己的理事会打分的时候，不出意料的，他们给的分数都比理事长来得高。

尽管如此，不管是理事长还是理事们都明确自己的职责和使命。理事会最核心的职责便是筹集资金、处理社会关系和管理理事会。

谁拥有高规格运营的理事会？一般是那些如同在博物馆理事会组织（Museum Trustee Association）的《领导与合作指导手册》中提到的，有着高于五百万美元流动资金的，拥有15—22个理事会成员的，能够自我评估的，理事长有较长任期的理事会。

筹集资金

在46%的慈善中，理事会成员对捐助都有着100%的参与度。

平均74%的理事会参与捐助活动。

68%的慈善机构都要求其理事会成员做出个人的经济资助。

集资被视为理事会的首要工作，集资的方式方法需要被改善。

对慈善，资金筹集似乎成了理事会的责任，所以要明确这项责任有一定难度。大多数社会上的慈善机构，把集资的希望放在了理事会身上。2007年，68%的理事们都做出了捐款，这个数据是1994年的两倍多。而只有46%的理事长报告说理事会做了100%的捐款。

理事们似乎比起从别人处筹资来更喜欢自己给予。他们中92%的人喜欢通过发送信件，81%不喜欢与人面对面劝说他们捐资，71%不喜欢寻找潜在资助人，67%不喜欢直接索要资助。但是董事们对这些集资方法都比较青睐。

理事会构建被列于理事会工作第二位，理事会的运行方式需要改进。

理事会性别比例

男性　　　　　57%

女性　　　　　43%

理事会年龄比例

小于30岁　　　2%

30—49岁　　　36%

50—64岁　　　49%

65岁以上　　　13%

理事会职业分配比例

企业家　　　　54%

公益家　　　　20%

退休人员　　　13%

政府　　　　　8%

自由职业人　　4%

近二十年，非营利性机构的理事会的构成在种族、性别和年龄的比例上一直保持着多样化的特点。很多机构一直尝试使自己的理事会多样化，以此来更好地服务所属的机构。理事会的大小、资金的多少会影响理事会中人员构成比例，但是各个不同的理事会发展的方向也不尽相同。

理事会大小和理事任期

理事会平均有16名有投票权的理事。

47%的理事会中有少于15名有投票权的理事。

平均一个理事会每届任期为3.1年。

理事平均能连任2.3届。

14%的理事长是从这些理事中产生的。

在过去的十年中，理事会平均由16个理事组成。当然，对每一个理事会来说都有最合适的理事人数。今年的Governance Index做了一个报道，指出对理事长来说，拥有15至22位理事的理事会运作起来是最好的。

对非盈利性机构的理事会来说存在着围城现象。大规模理事会的理事们大多希望自己的理事会能精减人员，小规模理事会的理事们大多希望自己的理事会能发展规模增补理事，然后那些规模为15—22位理事的理事会就觉得理事会大小正合适。

一般根据任期的规定，平均一个理事能在任7年。近些年来，一般理事能连任两届，三年为一届。但是，比起大规模机构的理事会来说，小规模机构的理事会，可能对年数的规定会比较宽松，有的甚至没有年数的限制。

对任期的规定和限制要求是为了保证理事会能拥有持续不断的活力。

理事长一般会比理事的任期短并且有更多的要求。理事长的平均任期每届为1.8年，一般可以连任1.9届；其他人平均任期为每届1.7年，连任2.1届。

理事长带领理事会对所属机构负责。理事长尤其会在筹资和工作时间上有更多的贡献，他们会比其他人多花两倍的工作时间（他们通常会花每月20小时，而其他人则为每月10小时），他们会为筹资做更多的准备（80%vs.70%），他们会有更多经济方面的贡献（93%vs.70%）。

理事会招聘

绝大部分的非营利性机构理事会都是自我管理的，所以新的理事会成员都是由现任理事选举产生。之外，26%有自己的选举程序，涉及会员或章程等；6%的理事会的理事由另外一个机构或政府任命；还有5%的理事会通过其他方式来组建。（这些百分比加起来凑不到100%是因为有些理事会在组建过程中不仅仅采取一种方式。）

理事会对招聘工作并不十分重视。这项工作是由理事长、常务理事和被指定的人员组成的小组来运作的，这就导致了具体操作上的一些局限性。

俗话说：“你知道什么不重要，重要的是你认识谁。”通过统计，大多数的常务理事（54%）、理事长（37%）和理事（15%）承认，他们的任命是通过理事会中其他成员的关系。只有一些人（9%）是凭自己的实力进入理事会的，还有一些（1%）是通过理事会重组或理事会合并而进入理事会的。

理事会成员动机

理事长和理事以不同角度看待自己进入理事会后的发展，即使他们在当选后都立志完成所承担的使命。80%的理事在工作和个人兴趣与信仰间寻找平衡点，而61%的理事长寻找各种方式方法去完成自己的工作。

他们认同专业技能是十分重要的。（理事长视专业技能为能不能当选因素中第三重要的因素，理事视其为第四重要的因素。）这些技能主要集中在商业管理（89%）、会计和财务（85%）和非营利性产业（76%）。

对非营利性理事会来说，这些工作都是自愿的，理事会是不会对其成员进行经济上的回馈。当然，也有11%的拥有超过两亿五千万资金的机构会对他们的理事会支付雇佣费或进行经济上的奖励。

理事会培训和评估

74%的理事会对新进理事有一个完整的一对一的培训；

52%的理事会有一个书面的岗位要求说明；

93%的理事对培训和培训信息感兴趣；

94%的理事在培训完成后会留下来。

理事是培养出来的而不是天生的。要挑选合适的人来担任理事不是一件易事，但是一旦他们当选后，理事会就应该向他们提供评估和培训。

理事们有时候会不知道自己的工作是否符合理事会的要求，有可能在他们自己给自己打了B分的时候，理事长只给了他们一个C＋的分数。但好在93%的理事都乐于接受岗位培训。

上岗培训在当选之后就应该立即启动。理事都对工作时间（79%）和个人贡献（71%）有较好的认识，但是对组织的财务状况（66%）和理事会面对的最严峻的问题（63%）的认识就相对小很多。所以对他们进行培训有助于他们认识这些问题，也为他们更好地了解他们的组织提供了机会。

这些都在博物馆理事会组织（Museum Trustee Association）的《组建更好的理事会手册》（Building Better Boards Guidebook）中有论述。(www.chuimin.cn)

会议

平均理事会每年会召开6.9次会议

平均每次会议持续3.3小时

平均理事会每年开会16.5小时

79%的理事会理事出席会议的人数为75%—100%

48%的理事会会有年度假期

每个理事会都需要确定他们需要花多少时间在会议上能保证完成自己的任务。如果开会的次数减少，那么每次会议的时间势必要变长。规模小的理事会相对于规模大的理事会来说，会议频率较高（每年7.2次vs.每年6.1次），会议时间较长，部门也相对较少，常务理事开会的频率也比中大规模的来得频繁（每年7.5次vs6.3次和6.6次）。

部门

理事会平均有5.4个部门

78%的理事会有书面的部门规定

27%的组织有一个咨询委员会

设立部门是一种有效完成会议决议的途径，并使得理事会能宏观把握全局。部门结构是根据需求来制定的，如同机构和理事会的规模。形式要根据功能制定，如需要怎么样的部门，部门需要什么样的人等。

只有4%的理事会下面没有设定部门，9%的理事会有一至两个部门。大多数（59%）有三到七个部门，18%的理事会有八个及八个以上的部门。

理事会规模大小也影响了理事会下设部门数的多少，并且很多小规模的理事会没有特别设立部门。小的非营利性机构（资产小于50万美元）的理事会比起大机构的理事会对部门的组建和规划就小得多了。

大的理事会比起小的理事会来说会更多地拥有自己的执行部门（90%vs.64%）。执行部门非常有用但也引来了一些问题，因为他们的角色就如同理事会中的理事会。数据显示，拥有执行部门的理事会召开会议时理事们的出席率会大大降低。

责任条款

93%的机构为主管和职员提供责任保险

88%的机构有利害冲突政策

69%的机构有书面职业道德表述

64%的机构有对政策保留解释权的规定

60%的机构有保密政策

理事会运用这些政策和规定来作为他们自己的行为准则和用来保护机构利益。有这些政策和规定的理事会远比那些没有明确规定的理事会来得高效和有用。

规模小的机构相对来说这种政策和规定会少很多，这也使我们认识到，资源越少对这方面的发展局限性越大。

88%非营利性机构有利害冲突政策，在1994年只有61%有这种政策。87%的非营利性机构要求他们的理事会成员用利害冲突政策来保护自己，如在讨论、做决策等方面。三分之二（67%）的机构要求理事会成员每年提交一份公开说明，用来确保该机构的领导对利害冲突政策引起重视。

财务监督和公开

92%的机构有财政审查

85%的机构的理事会中有财务专家

54%的机构有审计部门

28%的机构把审计部门与财务部门分开运作

18%的机构会把IRS990表格放在他们的网站上

财务监督是理事会一项十分重要的工作。同时，在非营利性机构，主管认为财务监督这项工作十分重要，这些主管们需要处理复杂的财务问题，需要完成有重大意义的活动，并维持机构的正常运作。

理事会的职能也会把财务监督作为一项工作重点。通过调查，89%的理事会成员有商业管理的技能，85%的理事会成员有会计的技能，64%的理事会成员有投资的技能。

正因此，理事会成员在执行财务监督的时候都非常有自信。94%的理事都认为理事会能有效地监督机构的财务运行状况，92%的理事表示财务报告准确、及时、合理。但是，只有55%的理事给他们的理事会监督财务的工作给出了A，与此同时也指出其实他们对理事会这项职责是有担忧的。

非营利性机构的主管赞同理事会应该在五个方面加强职能：集资、理事会管理和多样化、制定战略计划、关注战略发展、理事会成员管理。当然，不同的理事会在具体操作上会有不同。

理事长和理事们对这些方面各自的重要性也有不同理解。

组织规划和挑战

99%的非营利性理事会有书面的职责陈述

78%的非营利性理事会有书面的发展陈述

79%的非营利性理事会有书面的战略计划

不过，制定战略计划这项任务需要被提升到更加重要的位置。

在当下，作为非营利性机构的理事会的理事长是非常不容易的。超过75%的理事长表示职责、发展规划、战略计划都是管好理事会缺一不可的先决条件。

战略计划对很多非营利性机构主管来说都是第一位的。调查显示，45%的理事长所属的机构在过去两年内已经有了新的战略计划。当问及他们觉得他们的理事会有什么地方需要改进，30%的人回答为战略计划，27%的人回答为关注战略发展。博物馆理事会组织（Museum Trustee Association）有编写《战略计划手册》（Guidebookon Strategic Planning）来帮助理事会提高战略计划这一块。

理事长和理事们都觉得，非营利性理事会面临最大的问题和挑战是资金和战略计划。财务关注的问题普遍是从削资、有限的预算到新需要、更多的可靠资金来源。集资的压力包括扩展集资来源、筹备活动、拉拢赞助和克服集资遇到的困难。

战略发展规划都有一些共性。主要是，理事长和理事们明确其理事会的使命和任务，明确机构的需求，制定战略规划。他们也需要明确一些更复杂的事情，如收入增长、提升品牌及重组管理模式等等。

理事长评估和补偿

74%的理事长他们的理事会会对其作正式的书面评定

67%的理事会他们的理事会成员全体通过给理事长一定的报酬

65%的理事会在类似的组织中会考虑薪水问题

94%的理事长对自己的工作感到满意

非营利性理事会有责任对其理事长作评定并由此来决定理事长的报酬。74%的理事会对他们的理事长有正式的书面评定，但是其中只有74%的理事会会把结果公布给所有理事。在提及对理事长的报酬这块就不太能鼓舞人心了，因为只有67%的理事会通过了对理事长做一定的报酬。

理事会不能低估其对理事长工作满意度评定的作用。很多理事长觉得理事会是对自己很有帮助（77%），而不是一个阻碍（78%）。有理事会评定的理事长们会比没有评定的理事长们对自己的工作感到满意（88%vs.78%）。

而且，运行得较好的理事会理事长会比运行较差的理事长更满意自己的工作（97%vs.73%）。

超过90%的理事们相信，理事会中有理事长能使理事会更好地运转。他们觉得这会使各项决定更科学（93%），交流更顺畅更真诚（91%），使机构更好地发展（91%）。

理事长对理事会的满意度会比理事们稍显消极。84%的理事们给理事会打了A或B的分数，只有68%的理事长给理事会也打出了同样高的分数。同样的，87%的理事觉得理事会能促使事情顺利进行，而只有78%的理事长有同样看法。

这其实也不意外，因为理事长和理事们对理事会有着不同的看法并扮演着不同的角色。有49%的理事长期盼在五年内这种情况能有所改变，只有30%的理事们觉得这个想法能实现。

博物馆理事会组织（Museum Trustee Association）看到了这些问题，并在过去的几年内编辑了4本手册和项目来帮助博物馆理事会成员们，这四个项目是：

1.组建博物馆理事会

2.领导角色

3.行政转换

4.战略思考及制定

如果大家对这些项目有兴趣，请点击我们的网站查看更多信息：www.mta-hq.org。

博物馆如果离开了这些理事会就无法生存、发展和兴旺。感谢大家的贡献。

（作者系美国博物馆之友联盟主席）