外宾参观的接待礼仪-现代国际礼仪

第三节　外宾访问参观的接待礼仪

随着经济全球化时代的到来，国际交往活动日趋活跃，各国的国家领导人之间、不同国家的人民之间、社会团体之间、企业家之间、专家学者之间联系越来越密切，官方的、民间的以及正式的、非正式的、各种形形色色的访问参观活动也越来越频繁，外宾接待工作可谓是应接不暇。在接待外宾的过程中，涉及国际礼仪的方方面面，每一个环节都有相应的礼仪规范。哪怕是一个环节出现失误，也会给整个接待工作带来被动、严重的甚至会对双方关系造成难以挽回的影响。因此，如何做好外宾访问参观的接待工作，当好东道主，是我们应该给予高度重视的问题。

一、国际交往中的访问参观活动

访问参观是国际交往的一种主要方式。访问是指一个国家的领导人或政要、其他人士，按照预先的约定前往另一个国家，有目的的在东道国进行一系列政治、社交、礼仪或其他业务性的活动。其中，会见会谈、参观游览都是访问不可或缺的重要内容。从访问性质上来看，大致可分为外交访问、公务访问、一般性工作访问、私人访问、顺道访问、秘密访问等；从其正式程度上看，又可分为正式访问与非正式访问等。不同类型的访问，在礼仪方面又有不同的要求。

外交访问是所有访问活动中等级最高、最正式、最重要的一种形式。只有国家元首、政府首脑或者是身份、地位相似的其他人士，有时也包括外交部长，对别国进行的正式访问才能称之为外交访问。根据国际惯例，一国的普通外交官或其他官员对他国进行的正式公务访问，不能称为外交访问。在大多数情况下，外交访问只有一国最高领导人对他国进行的正式访问才能被称做外交访问。正式访问是指一国领导应某一国家领导的正式邀请，对邀请国进行的访问。有时称为友好访问或正式友好访问。国家元首的正式访问还可称为国事访问。换句话说，国事访问就是国家元首或政府首脑应他国元首或政府首脑的邀请对该邀请国所进行的正式访问。国家领导人所进行的访问，在访问国享有最高的礼遇和殊荣。

参观是访问活动的一个重要组成部分，大多数情况下参观是访问活动中不可缺少的一个环节。在繁忙紧张的会见、会谈、业务活动之余，安排一些参观和游览活动是非常必要的。我们这里谈的参观，不是一般的旅游观光，也不是娱乐休闲活动。而是外宾亲身了解东道国的实际情况、增进相互了解、促进双方友好合作的一种重要方式。

因此，安排好外宾访问参观活动的接待工作，是使外宾的访问达到预期的目的，获得圆满成功、从而满意而归的重要保证。但是，搞好外宾访问参观的接待工作不是一件简单的事情，而是一项复杂的系统工程，它需要东道主付出很大的努力。前面我们介绍的外宾迎送只是接待工作这一系统工程的重要组成部分。除此之外，东道主还需要在其他方面做大量的工作。

二、接待访问参观者的准备工作

外宾的来访，一般都由东道主事先向访问者发出邀请，在对方接受邀请后，双方再商议确定来访者的身份、人数、访问的内容、日期、时间、参观的项目以及日程安排等具体问题。国家领导人或正式的官方访问，一般都是通过外交途径来协商访问的具体事宜。而一般性的、业务性的或民间的访问参观，双方多通过信函的方式进行商议。在双方就访问参观的具体事宜达成一致意见后，邀请方便要为外宾来访的各项接待工作进行认真、周到的安排和准备。

在进行接待的准备工作时，邀请方应首先考虑本国关于外事接待的相关政策和规定，特别是对于不同等级的外宾要依据国家的相关规定按照相应的规格予以接待。

除中国外，一些国家对外宾来访的接待标准和规格也有比较明确的规定。有的国家因财力所限，对外国代表团来访的人数作了限制，在邀请时，就事先说明由邀请方付费的代表团人数，超出部分的人员，费用代表团自理。如俄罗斯规定，外国总统访问俄罗斯，俄方只承担12～15人的费用。按照惯例，随领导人来访的企业家、记者等的费用一般自理；专机机组人员的费用，除双方民航有互惠协定外，一般亦应自理。所以，邀请方在进行接待的准备工作时，在搞清外宾来访的目的、性质的前提下，拟订出详细的接待方案、安排好外宾访问参观的具体日程。以便对外宾访问期间的食宿交通、卫生医疗、安全保卫等各个环节进行精心准备、统筹安排。具体地讲，邀请方应大致做好以下两个主要方面的准备工作:

1.拟订接待方案，做好访问参观的日程安排

接待方案和日程安排是否合理、周到，对外宾的访问能否顺利与成功地进行产生着直接的影响。所以，邀请方在拟订方案和日程安排计划的时候，除了遵守国家的相关规定和遵循通常的国际礼仪程序以外，一般还要考虑以下几个方面的问题:

第一，访问参观的目的和性质。访问的目的和性质不同，接待的具体方式和日程安排也有所不同。如国事访问和顺道访问、公务访问和私人访问、正式访问和秘密访问，以及国家领导人的访问和外国政要的访问、官方访问和民间访问等不同类型的访问，在接待的规格、具体方式和日程安排方面都应有所区别。邀请方应根据具体情况，做出适当的日程安排和接待计划。

第二，来访者的身份、人数、性别、爱好、宗教习俗、身体状况。在拟订方案和日程安排时，邀请方应充分考虑来访者身份以确定接待的标准和规格。如根据来宾的身份和地位，确定主方相应级别的领导人或官员参加迎接、会见会谈、陪同等活动，并提前与主方相关的领导人或官员进行联系，以便这些领导人或官员做出安排。除此之外，拟订接待方案还要考虑来访者的人数、性别、爱好、宗教习俗、身体状况等方面的情况，以便在饮食、住宿、交通、医疗、参观游览等方面做相应的安排。如有的来宾饮食方面，由于宗教习俗的原因忌食某些事物，接待方在宴请时就应回避这些食物；也有的来宾年高体弱不适合长时间的会谈或长途旅行，接待方就需在安排访问参观活动时选择合适的时间和地点，并配备相应的医护人员。

第三，尊重访问者的意愿和尽量满足特殊要求。外宾来访都带有一定的目的性，或希望会见某些人、或就双方共同关心的问题交换意见或进行商谈，或希望参观访问、游览某些他们感兴趣地方或风景名胜。作为邀请方，要尊重对方的意愿，在可能的情况下应尽量予以满足。需要注意的是，根据对等的原则，在外方来访时，邀请方的相关领导人须亲自出面参加一些迎送、会见会谈甚至陪同活动。因此，安排日程时，应当事先同有关领导的办公室联系好，以便安排领导接待外宾的时间。对于来宾提出的一些特殊要求，如希望会见与东道国有特殊的关系人、参观某些特殊的项目或景点。在不违反我国的政策法令和邀请方力所能及的情况下，也应尽量予以解决。对于某些女宾，特别是对于应邀来访的主宾夫人，在主宾进行正式公务活动的时候，东道主可以适当为其另行安排一些有意义的其他活动。如根据其兴趣，安排参观社会福利、文化艺术、妇幼保健等项目。

第四，日程安排的松紧应适当。活动安排太少，让客人在宾馆里无所事事，会感到受冷遇；活动安排太多，又会令客人筋疲力尽。所以，接待方应在拟订日程安排时把握松紧适度的原则。不要为了让客人在有限的时间内多看一些东西，多接触一些人，把日程排得太满，使来访者没有轻松休息的时间。对有些大型代表团来访，为了达到更好的效果，可以安排他们分组活动。有的次要活动，可以安排代表团其他成员参加，以减轻主宾的劳累。

第五，选择合适的访问参观游览的项目。来访的外宾，往往希望通过访问参观来亲自感受和了解东道国情况，对于邀请方来说，也希望通过外宾的访问参观，宣传自己，影响对方。为了使访问参观取得较好的效果，邀请方必须根据外宾的访问目的、性质和他们意愿、专业、兴趣爱好以及访问参观地的实际情况，来确定访问参观的项目和路线。在选择访问参观的项目时，首先应尽可能与业务会谈相配合。例如，参观会谈中涉及某些合作项目，可有助于来宾对某些相关单位情况和问题的了解。为使来访者进一步了解东道国的基本情况，邀请方可安排参观具有比较典型意义的地方或单位。如对于外国政要、大企业家可安排他们参观我国改革开放的前沿地区，或反映我国经济发展状况的经济开发区，以及一些重点招商项目。对于一般的外国官员、商人、企业家、专业人员，可安排他们访问参观与其有关的单位和项目，同时还可安排他们游览一些当地的风景名胜。

第六，确定来宾抵离时间，做好外宾迎送的各项准备工作。邀请方在安排外宾的访问日程时，必须了解清楚来宾的抵离日期和时间、交通工具和行驶路线，以便做好接送工作。关于外宾迎送的具体问题，我们已在前面作了比较详细的介绍，在这里就不再重叙了。需要注意的是，外宾来访的时间一般不要安排在周末或节假日，以免造成接待工作的不便。

一般说来，访问日程应由邀请方首先提出，日程草案拟订后，应将主要内容告知外方，以便听取对方意见并根据对方意见做出相应调整。对于外方提出的合理要求，在国家政策和现实条件允许的情况下，邀请方应尽力满足。对于有些不合理的要求邀请方应婉言相拒；对于那些确有困难而无法满足的要求，邀请方应做好解释工作，以争取对方的谅解。

2.成立专门的接待班子

在确定外宾访问参观的日程之后，邀请方需尽快地成立一个精干的接待班子来专门负责外宾的接待任务。一般来说，接待外国国家领导人的来访，大多由本国外交部的礼宾部门或省、市外事部门具体负责。由各部门、单位邀请的外宾，大多有本部门、单位的外事机构来负责接待。但是，外宾的接待工作绝不仅仅只是礼宾或外事部门能够完成的事情，它还涉及其他方方面面的问题。从衣、食、住、行到医疗卫生、安全保卫无不需要各方沟通协调、统筹考虑。特别是在进行一些重要的、大型的外事接待任务时，更是要保证接待工作不出丝毫差错。否则，将会造成难以弥补的国际影响和严重后果。在接待国宾和重要的代表团时，东道国一般都会予以高度重视。有时国家的主要领导人还常常亲临参加接待的准备工作，亲自主持制订接待计划和日程安排，以便各部门能通力协作，并在人力、物力上给予支持。目前，世界各国都有一支精明、干练、经过培训能相互默契配合的接待人员队伍。所以要确保接待工作的万无一失，一方面东道主的主要领导要给予高度重视、大力支持；另一方面邀请方必须要组织挑选一个由外事、翻译、安全警卫、医疗、后勤、交通、通讯等方面工作人员组成的精干、得力的专门接待班子。

三、外宾访问参观时的接待工作

在外宾抵达东道国后，便开始进行实质性的访问参观活动了。根据来宾的身份按照相应的规格，东道国除了进行欢迎或迎接外，还要安排好来宾与东道国或邀请方的相关领导人会见会谈、社会活动、礼仪活动及娱乐活动等一系列活动。从接待工作的角度来看，在外宾访问参观期间，东道国或邀请方主要应做好以下几个方面的工作:(www.chuimin.cn)

1.严格按照拟定的访问日程安排开展各项活动

由于外宾来访的日程安排都是经过客、主双方确认了的，而且受到访问时间的限制，各项访问活动可以说是环环相扣。如果一个环节出现问题，对来宾后面访问活动的进行将产生直接影响。在外宾抵达后，东道国或邀请方在正常情况下应严格按照既定的访问日程安排各项活动。除非特殊情况，不宜随便改变日程。特别是对于国宾的访问，在日程安排上更要十分慎重。对于可能出现的情况要做到未雨绸缪、心中有数，以便及时做出调整。如在来宾进行某项参观游览活动之前，东道主要与气象部门保持密切联系，随时掌握天气情况。若遇雨雪天气，要及时调整线路，或改变行程或计划。国宾来访时，如果东道国主要领导人因紧急事务或其他特殊原因而无法按日程安排与国宾会见会谈，东道国应向来宾做好解释工作，并安排其他身份相当的领导人与其会见会谈。对于来宾提出的日程安排之外的其他活动，东道国或邀请方应根据实际情况或对日程进行调整或婉言相拒。但是，邀请方的接待人员不可自作主张。

2.安排好外宾的住宿与饮食

周到、细致的食宿安排，是外宾访问获得圆满成功基本保证。所以，外宾在东道国访问期间的食宿问题，是整个接待工作的重点。由于外宾在饮食起居、生活习惯等诸多方面与东道国存在一定的差异，特别是外宾初来乍到，旅途劳顿、加上时差的影响，往往会备感疲惫。如果东道国解决好来宾的食宿问题，不仅可以使来宾尽快消除疲劳、适应新的环境，精神饱满地参加各项访问活动，而且能够较快的拉近客、主双方的感情距离，使来宾对东道国产生宾至如归的亲切感，为接下来的协商会谈打下良好的基础。因此，在食宿方面东道国的接待方应在遵守国家有关外事接待的具体规定和费用标准的前提下，充分尊重来宾的风俗与生活习惯，尽量满足来宾提出的合理要求，并做好以下几个方面的具体工作:

第一，按照接待规格，选择外宾的住宿地点，做好服务工作。关于国宾以及其他外宾食宿的标准，我国有比较明确的规定。如外宾住房标准:对我方付费的外宾，正部长级以上(含正部长)官员率领的代表团，可安排在五星级宾馆；在地方访问时，若当地没有五星级宾馆，可安排在当地最好宾馆；副部长级以下(含副部长)官员率领的代表团，最高不超过四星级宾馆；其他一般外宾安排在三星级以下宾馆。接待方应该按照规定严格执行，既不要擅自提高标准，也不可随意降低规格。特别是当多个外国代表团同时来访时，必须要坚持外宾接待的“对等”和“平衡”的原则，以免出现厚此薄彼的情况。对于进行国事访问的来宾，我国一般安排在钓鱼台国宾馆或其他高级饭店。也有的国家为了讲究礼仪规格而安排来宾住在王宫、别墅等地方。东道国还应在外国元首下榻的住地升来访国的国旗或元首旗。关于住房的分配，外国元首身边的工作人员，如秘书、译员、近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的房间，对代表团中的高级官员亦应妥善安排。住房可由东道主安排分配后，再征求客人意见；也可将房间位置图提前交给对方，请对方自行安排。对于因公来访的一般外国代表团和来宾，接待方应根据本单位有关外事接待的规定和经费情况，尽量将来宾安排在条件好、生活设施齐全、服务水平高的涉外宾馆住宿。而不宜将其安排在价格便宜，但条件较差的旅馆、招待所住宿。接待方在安排住宿时，还应事先考察宾馆周边环境和卫生设施，以防环境过于吵闹或卫生设施不齐全而影响外宾的休息和起居。来宾的住地应当安排在环境优美安静的地段，使来宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息。外国人一般都比较讲究个人卫生，所以下榻宾馆的房间应有单独的卫生间和随时可洗热水澡的浴室。另外，在同时安排多名外宾住宿时，如果是同性来宾，最好安排一人住一个房间，不要将两名同性成年人安排在同一个房间。若来宾人数较多，应尽量将他们安排在同一个宾馆的同一楼层或相邻的楼层住宿，以便他们相互照应和集体活动。在来宾住进宾馆后，接待方要搞好服务工作，及时了解来宾的需求，为他们提供生活便利。最后需要注意的是，主方人员一般不要在外宾下榻宾馆的房间内同客人长时间聊天或做其他事情。当外宾在休息时，主方人员尽量不要进入客人的房间。

第二，根据来宾的习惯，安排好饮食。饮食包括饮料和用餐两个方面的问题。除东亚部分国家如日本、韩国、朝鲜、越南、新加坡等国在饮食习惯方面和中国比较接近外，其他外国人则和中国人有较大的差异。接待方应根据来宾的宗教信仰、饮食习惯，妥善安排外宾的饮食问题。在外事接待中，饮料永远是必不可少的待客之物。首先从饮料的种类来看，一般有茶水、咖啡、汽水、矿泉水、果汁等。中国人、日本人通常把茶作为日常饮料饮用，茶是待客的首选饮料。而在其他国家，待客的饮料就比较多元化，如咖啡、汽水、矿泉水、果汁等。大多数外国人没有喝热茶的习惯，在国外的宾馆也很少有开水供应。外国人日常以矿泉水、汽水(如可乐、雪碧、苏打水等)、咖啡和果汁来解渴，待客时多用这些饮料。在接待外宾时，接待方就应根据来宾的习惯安排饮料。在条件许可的情况下，接待方可以多提供几个不同品种的饮料供来宾选择。但在正式场合，如会见会谈时一般主方只提供一至两种饮料。在中国，招待外宾时多为茶和矿泉水。

在进餐方面，当外宾抵达和离开访问国时，东道主通常都要举行正式隆重的欢迎、欢送宴会。在外宾访问期间，接待方也会以招待会、冷餐会、工作餐等形式招待客人。不管采取何种形式招待来宾，除了遵守国家的相关规定，量力而行外，接待方还必须要注意外宾的饮食习惯、风俗禁忌、食物原料的新鲜卫生。中国菜可以说是享誉世界，许多外国人都非常喜爱吃中国菜。接待方安排具有民族特色和地方风味的菜肴招待来宾，应该是个不错的选择。但是来宾的口味各异，在举行正式宴请活动时，接待方很难面面俱到、按照每一位来宾的口味制作菜肴。因此，在设宴招待时，应照顾大多数来宾的习惯，适量安排一些味道特殊的菜肴，如麻、辣、酸、苦的菜肴。虽然中国菜很受许多外国人欢迎，但是有些外国人却并不一定十分喜欢，特别是顿顿吃就会更不习惯。所以，接待方在力所能及的情况下，应为来宾提供一些他们本国或家乡的食物或菜肴。尤其重要的是，接待方在准备食物和菜肴时，必须注意来宾的宗教和风俗禁忌。如，伊斯兰教忌食猪肉、印度教徒忌食牛肉，西方人不吃狗肉和动物内脏、日本人不吃皮蛋。接待方必须要在事前对来宾在饮食方面的宗教和风俗禁忌做到心中有数，不可疏忽大意。另外，招待来宾的食物和菜肴的原材料必须新鲜、烹制时必须干净、卫生。对于食物的原料要认真挑选，切莫使用过期、变质的原料。在烹制之前要将原材料洗净、消毒，烹制过程中也要按卫生标准和要求进行操作。对于国宴和重要的宴请活动，有关方面还必须对已烹制好的食物和菜肴进行严格的安全检查。

3.安排好交通、保证访问行程的通畅

外宾来访期间交通问题，也是接待工作的一个非常重要的环节。使外宾访问参观活动的通达顺畅，是保证来宾顺利开展各项访问活动基本前提。在外宾入境后，到首都或去首都以外的其他城市，访问期间的交通工具一般都由东道国安排。外宾用车应根据国家的规定和实际情况进行安排。我国规定，在外国代表团访华期间的交通问题，由我方负责解决。一般情况下除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中型轿车或大型轿车。外宾赴各省、自治区、直辖市访问时，除国家元首、政府首脑外不得安排专机或专列；副部长级以上外宾可提供飞机头等舱座位。东道国的接待方除了遵守国家以上的规定外，在安排来宾的交通工作时还需注意下面几个问题:

第一，交通工具的安全。在外宾接待工作中，一般最常用的交通工具首选汽车。因此，在外宾乘坐汽车前，一定要对汽车各方面情况进行认真检查，同时配备常用的应急工具和汽车零件，加足燃料。特别是在来宾进行参观游览作长途旅行时，更要做好临行前的各项准备工作。选择车况好、乘坐安全、舒适的车辆，并制定一定的应急方案。如果准备工作不细致，途中出现故障抛锚或其他意外情况，就会耽误整个访问参观的行程。尤其是接待大型代表团时，若一辆车出现问题就将对整个代表团访问活动造成直接影响，对主、客双方都会带来不便。除此之外，还要特别注意驾驶的安全。接待外宾时，一定要挑选驾驶技术过硬、身体条件好、受过严格训练的专业驾驶员担任司机。司机在执行接待任务时，要保证充足休息和良好的精神状态，严格遵守操作规范和交通规则，不得疲劳驾驶、违章驾驶。如果造成车祸、出现车毁人亡情况，不仅将导致整个访问活动的失败，而且还可能造成无法估量的严重后果。所以，在接待外宾安排交通时，一定要坚持“安全至上”的原则。

第二，保证交通线路的通畅。在接待外宾，特别是重要外宾时，交通线路的通畅，是保证外宾顺利进行各项访问活动的关键。世界很多国家在接待重要的外宾或代表团时，会安排警车和摩托车护卫队为来宾护航开道。这一方面是为了在礼仪显示对来宾的重视和尊重，另一方面也是为了保证来宾交通畅通的需要。我国曾经也有派摩托车护卫队为国宾护航开道的做法。为此，还专门成立了武警北京总队国宾护卫队，专门担负来华访问的外国元首、政府首脑抵、离京和参加欢迎仪式途中护卫任务。在首都北京，十里长安街头，人们常常可以看到这样威武壮观的迎宾场面:由国宾卫士驾驭的11辆乳白色摩托车，呈“V”字队形，护卫着来华访问的外国贵宾乘坐的车队，浩浩荡荡地穿城而过。但是，由于北京市机动车数量已超过200万辆，且呈快速增长之势，交通阻塞情况日益严重。国宾车队安排摩托车护卫，必须在长安街清出三条车道，同时封闭相关路段。为了保证我国广大人民群众的利益，方便北京人民的出行交通，我国简化了外宾接待的礼仪，并于2003年底，取消为国宾车队安排礼仪性摩托车护卫。虽然，我们可以简化接待的礼仪，但不能因此而影响外宾访问活动的顺利进行。为保证交通路线的通畅，接待方在安排外宾的出行前，一方面要认真选择直达访问地点的便捷线路，同时避开上下班高峰期。另一方面对于重要来宾和代表团的出行，要事先同当地交管部门进行密切联系，由交管部门帮助疏通道路。对于结束访问的来宾，送行车辆要提前出发，以免交通堵塞，影响客人返程。

第三，注意交通的礼仪。前面我们已对交通礼仪进行了比较详细的介绍，在这里就不重复再叙了。需要指出的是，对于大型代表团接待，要事先安排车辆，不要临时调动。由于来宾和车辆都较多，接待方要提前将车队的每辆车和座位进行编号，并将编号情况告诉来宾以便他们对号入座。座位安排遵循“以右为尊”的原则。在乘坐大型巴士时以车门为基准，自右而左安排座位。距车门最近的右侧座位为主宾座位。上车时要遵循“尊者先行”的原则；下车时，迎宾人员或陪同工作人员应最先下车，为来宾打开车门，以手挡住车门上框，协助来宾下车。

4.做好访问参观的陪同工作

在接待外宾的各项工作中，陪同工作是一个特别重要的环节，它直接关系来宾对东道国或接待方的评价以及访问活动的成败。所以，东道国或接待方都会对陪同工作给予高度重视。外宾来访期间，东道国或邀请方会派出专门的陪同人员，负责陪同外宾进行全部访问参观活动。对于外国国家元首、政府首脑的来访，我国驻该国的大使一般都会提前或陪同来访的国宾同时回国，参加接待工作。国宾抵达后，由担任陪同团团长的我国政府部长或副部长前往机场欢迎，并陪同来宾参加访问期间的各项活动。除陪同团团长之外，陪同团的其他成员也各有分工，分别承担着相应的陪同、接待工作。作为东道国或邀请方，不仅要高度重视国宾的陪同工作，对于其他来宾的陪同工作也不可掉以轻心。做好陪同工作，陪同人员是关键。要圆满地完成外宾的陪同任务，陪同人员需要具有以下几个主要方面的素质和能力:

第一，政治素质。作为外事陪同人员，首先要具有过硬的政治素质。具体地说，就是要求政治立场坚定、热爱祖国、忠于党和人民，坚决捍卫国家利益，维护自己的国格和人格；深入理解和牢固掌握党和国家的方针政策，特别是国家的外交、外事政策；严守国家秘密，不该讲的话不讲、不该问的事不问、不该做的事不做。保持高度的政治敏感性，对于涉及国家机密的问题要守口如瓶。

第二，严守外事纪律。在陪同工作中，无论是集体活动还是与外宾单独相处，陪同人员都要严格执行外事纪律。遇到情况与问题，要及时向上级报告，并坚决服从领导，不可擅自决断。工作中要严格按照国家的政策办事，凡事不可自作主张。与外宾交谈时，应言行谨慎、少说多听，对一些问题尽量避免发表个人的看法。尤其不要当着外宾的面，对他人或单位发牢骚、讲怪话。在陪同的过程中，对外宾既要表现出应有的热情，同时也要不卑不亢、保持适度的距离。

第三，过硬的语言能力。合格的陪同人员，不仅要为外宾做好具体的服务工作，而且还要承担大量的翻译工作。这就需要陪同人员具有扎实的外语功底和流畅的外语表达能力，以便同外宾进行无障碍的面对面的直接交流。一名优秀的陪同人员至少应精通一门外语，最好能掌握二至三门其他语言。

第四，精通国际礼仪。陪同人员在工作中不仅要有吃苦耐劳的精神和高度的责任心，而且必须要精通国际礼仪。在陪同外宾过程中，陪同人员必须注意每一个细节问题，从举止言谈到衣食住行，都要严格遵守国际礼仪规范，坚决杜绝失礼的行为出现。

5.做好安全保卫工作

关于接待外宾的安全保卫工作主要涉及主、客双方两个方面的问题。对于东道国或邀请方来讲，安全问题主要是指如何在接待外宾访问参观时，如何保证本国或本单位的政治或经济等方面的安全。无论在过去还是现在，都有一些外国人打着访问参观的幌子来收集或窃取东道国的政治、军事和经济情报。据传说，在我国改革开放初期，一个外国企业代表团打着投资合作的旗号，到我国一家历史悠久、享有盛誉的制药厂参观考察。由于缺乏必要的安全保密意识，热情好客的厂方将该代表团带到药方配制车间。代表团参观完毕，受到厂家的盛情款待后离开。然而，外商代表团离开后便杳无音信，不仅没有向该厂投资，而且时隔不久海外市场上还出现了与该厂同样的药品。这时该厂才恍然大悟，原来是外国代表团在参观药方配制车间时，窃取了该厂保存的流传了数百年的秘方。这个故事告诉我们，对待外国来宾，我们在热情接待的同时，还要对那些心怀不轨者保持高度警惕。所以，我们在做好外宾的安全保卫工作的同时，必须首先注意自身的安全工作。对于接待方的工作人员来讲，外事接待中要树立牢固的国家安全意识，绝不可有意无意地泄露国家机密；在安排外宾参观游览时，应远离军事基地和军事禁区；在参观工厂企业时，也要保守企业的技术、经济秘密，对于外宾不合理的要求、不能参观的地方、不该看的项目，决不能因担心外宾的不悦而让步妥协。

关于对来访外宾，尤其是国宾的安全保卫工作，各国都特别重视。按照国际惯例，国宾来访，自入境之时起，其安全保卫的责任，就落在东道国肩上。如果外国领导人或重要人士在访问期间，人身受到伤害，东道国将承担无法推卸的责任，甚至会造成非常严重的后果。例如，引起第一次世界大战爆发的导火索，就是因为1914年6月28日奥匈帝国皇储弗兰茨·斐迪南到波斯尼亚检阅部队时，在萨拉热窝遇刺身亡。史称萨拉热窝事件。这一事件最终导致了第一次世界大战的全面爆发，造成了人类空前的劫难。由此可见，做好外宾的安全保卫工作是何等的重要。所以，有些国家在重要外宾来访时，常常采取特别的安全警戒措施，以确保外宾的人生安全万无一失。如精心制定外宾的安全保护的计划，包括警察护送、现场控制、近身保卫、食物品尝、交通安全以及其他一切必要的技术和预防性措施。

有时尽管东道国对国宾的安全保卫工作进行了认真、周密的准备，但有些国家对其领导人在东道国的安全依然不太放心。比如美国，就一向特别重视总统的出访安全工作，早在出访的前几个月，情报部门就开始了前期准备工作。出访时更是兴师动众。“9·11”事件发生后，美国对总统的出访安全更加重视。布什总统出访时，随行的安全人员往往多达数百人，其中包括几十名顾问、数百名荷枪实弹的特工、数十只警犬等，就连白宫的厨师也是顾问班子成员。有时出访还要带上专用的防弹车、军用救护车、通信指挥车等，就连饮用水乃至汽油都是随身携带。布什不管是到欧洲发达国家，还是亚洲发展中国家，都是这样的安保规模。据报道，2003年10月，布什在参加曼谷APEC峰会时，美国安全专家提前多日对曼谷市的下水道工程进行过详细考察，参加安保的特工约3000人。为保证总统安全，美国经常对访问国提出过分要求。布什访问智利时，美国特勤局要求亲自对参加宴会的所有人进行安全检查，其中包括智利总统、三军总司令及夫人等。最后，由于智利方面不同意美国的安排，连国宴都取消了。在接待工作中，各国对来访国宾的安全问题都是非常重视的，但像美国这样的做法，就显得有些过于夸张和过于兴师动众、劳民伤财了。

做好国宾的安保工作固然十分重要，但是对于其他外宾来访期间的安全工作也决不可掉以轻心。外宾在访问期间人身安全出了问题，东道国或邀请方同样要承担相应的责任。外宾的安全包括两个方面的含义:一是健康的安全，二是人身和财产的安全。做好健康安全工作，就要求接待方对来访人员的身体状况做到心中有数。对于外国代表团中那些年高、体弱、多病的来宾，在日程安排上不要过于紧张，尽量不要安排他们作长途旅行，最好配备专门的医护人员予以照料。对于来宾突发的疾病，要及时就医治疗，不可拖延。同时，要注意来宾的饮食卫生，外宾到边远地区访问参观时，要选择卫生条件好的餐馆进餐，以防外宾水土不服或食物中毒。做好来宾的人身和财产安全工作，要求接待方或陪同人员，树立安全至上的思想，未雨绸缪、避免突发事件造成来宾人身受到伤害、财产受到损失。如在组织外宾进行观光游览时，尽量不要安排他们攀登险峻陡峭的景点或游玩其他惊险项目，以防意外发生。在陪同外宾外出购物、休闲娱乐时，也要特别注意外宾人身财产的安全，如过马路时要严格遵守交通规则，以防发生车祸或其他意外；购物时，要提醒外宾保管好自己的钱、物，以防丢失或被盗等。